Nieuwsbrief december 2016.

 

 

 

Overgang naar 2017

Allereerst willen wij u hartelijk danken voor het mooie jaar 2016. Humanwave heeft hard aan de weg getimmerd dit jaar en wij zijn enorm blij met de vele nieuwe gebruikers die humanwave dagelijks inzetten om meer grip, in- en overzicht te krijgen in hun organisatie op het gebied van arbeid.  

Wij zien uit naar een verdere fijne samenwerking met u. Wij hebben er in ieder geval zin in en zullen onze uiterste best voor u blijven doen.

Door middel van deze nieuwsbrief willen wij u voorbereiden op de overgang naar 2017. Het is belangrijk om deze zorgvuldig door te nemen zodat u moeiteloos het nieuwe jaar kunt instappen. Wanneer u niet gebruik maakt van de salarisverwerking (al dan niet uitbesteed) dan is de overgang naar 2017 een eenvoudige zaak.

Belangrijk!

humanwave zal op 2 januari 2017 voor u het verlofjaar 2017 openen

Op 2 januari 2017 zullen wij voor u het verlofjaar 2017 openen. Wij zetten dan het saldo (totaal aantal dagen/uren verlof op jaarbasis) van 2016 over naar 2017 en berekenen de nieuwe verlofrechten voor de medewerkers. Hierbij houden wij rekening met het wettelijk en bovenwettelijk verlof van 2016.

Indien u zelf nog wijzigingen wilt doorvoeren, zoals afspraken dat er maar een maximaal aantal dagen verlof mag worden meegenomen, dan kunt u dit vanzelfsprekend aanpassen. 

Bijvoorbeeld: U wilt dat uw medewerkers maximaal 5 dagen/40 uren mogen meenemen, de resterende dagen/uren worden uitbetaald of komen te vervallen. Dan kan dit via het tabblad Organisatie - Verlof en Verzuim - Verlof mutaties - verlofjaar afsluiten.

Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar de help files:

  • Afsluiten verlof- en ATV-jaar → Lees meer
  • Hoe wordt de verlof- en ATV-opbouw berekend → Lees meer

Acties voor humanwave gebruikers die zelf de salarisverwerking voeren 

(humanwave plus)

Door de onderstaande acties uit te voeren bent u volledig voorbereid op een succesvolle jaarovergang.

 

  1. Voltijds salaris per 1 januari 2017 in de afspraken (Alleen voor CAO Metaal, Beton en Zorg en Welzijn)
  2. Openen loonjaar 2017
  3. Jaaropgaven naar de medewerkers
  4. Lunch inhoudingen controleren
  5. Werkkostenregeling
  6. Aanpassen minimumlonen

 

Voor gedetailleerde informatie over de bovenstaande acties verwijzen wij u naar de help file → Lees meer

Acties voor de Full Service en Support Service gebruikers

Vooraf: humanwave zal er voor zorgdragen dat het loonjaar wordt geopend en dat de jaaropgaven aangeboden worden aan de medewerkers. U en de medewerkers kunnen deze jaaropgaaf terugzien bij het tabblad documenten. Ook controleren bij de lunch inhoudingen indien dit bij u van toepassing is. Voor de loonrun in januari 2017 zullen deze acties door humanwave uitgevoerd zijn.

U dient zelf zorg te dragen voor de volgende acties:

 

  1. Voltijds salaris per 1 januari 2017 in de afspraken (alleen voor Cao Metaal, Beton en Zorg en Welzijn)
  2. Werkkostenregeling
  3. Aanpassen minimumlonen

 

Voor gedetailleerde informatie over de bovenstaande acties verwijzen wij u naar de help file → Lees meer

Aanpassingen

Daarnaast zijn ook de onderstaande aanpassingen doorgevoerd:

Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) voor Cao Zorg en Welzijn

Voor de gebruikers die onder de  Cao Zorg en Welzijn vallen veranderd de pensioenaangifte met ingang van 1 januari 2017. Humanwave heeft het mogelijk gemaakt om vanaf januari 2017 volgens het UPA formaat te kunnen aanleveren aan het pensioenfonds. Per maand moet er een aangifte gemaakt worden.

Voor gedetailleerde informatie verwijzen wij u naar de help file → Lees meer

Notificaties

U heeft het waarschijnlijk al gezien dat wanneer u de notificaties/herinneringen per gebeurtenis ontvangt via de mail, u direct kan zien wat het betreft.

Verlof opname

Bij medewerkers met een min-max contract is het nu mogelijk om een afwijkend aantal uren aan te geven bij een verlofopname.

 

Tot slot

De komende dagen zijn wij gewoon bereikbaar zoals u van ons gewend bent. 

Wij wensen u hele fijne feestdagen toe en een mooi en voorspoedig 2017.

Namens het Team van Humanwave B.V.

Humanwave Logo Tips

Iedere werknemer die een arbeidsovereenkomst aangaat, wordt gevraagd om een loonbelastingverklaring in te vullen. In deze loonbelastingverklaring dient de werknemer aan te geven of hij loonheffingskorting wil laten verrekenen. Dit is de korting die een medewerker kan krijgen zodat hij minder loonheffing hoeft te betalen. Aan de hand van de loonbelastingverklaring bepaalt de werkgever of de loonheffingskorting moet worden toegepast. Het invullen van de loonbelastingverklaring lijkt heel simpel, maar er zijn een aantal dingen waar u op moet letten.

 

Wat te doen als...

  • De medewerker geen loonbelastingverklaring wil invullen: Dit heeft als gevolg dat de medewerker geen loonheffingskorting krijgt. Daarnaast wordt 52% aan loonbelasting en premies volksverzekering ingehouden door de werkgever.

 
  • De medewerker de loonbelastingverklaring onvolledig invult: Wanneer hierdoor de loonheffingskorting niet bepaald kan worden, kan de medewerker zelf aangifte voor inkomstenbelasting doen bij de belastingdienst. Eventueel te veel ingehouden en afgedragen belasting wordt dan door de belastingdienst terugbetaald.

 
  • De medewerker de loonbelastingverklaring verkeerd invult: De werkgever verlangt een correct ingevulde loonbelastingverklaring. Wanneer deze uitblijft, mag de werkgever zelf aanpassingen maken in de loonbelastingverklaring.

 
  • Er iets veranderd in de persoonlijke situatie van de medewerker (trouwen, scheiden, kinderen krijgen): Bij wijzigingen in de persoonlijke situatie moet een medewerker een nieuwe loonbelastingverklaring invullen. De medewerker is niet verplicht een nieuwe loonbelastingverklaring in te vullen wanneer de wijziging tot een lager bedrag aan belasting leidt.

 
  • De medewerker een nieuwe arbeidsovereenkomst aangaat met de werkgever: De medewerker hoeft geen nieuwe loonbelastingverklaring in te leveren wanneer minder dan één jaar geleden het vorige arbeidscontract beëindigd werd.

 

  • De medewerker bij een andere werkgever loonheffingskorting krijgt: Een medewerker kan maar bij één werkgever de loonheffingskorting krijgen. Wanneer hij bij een andere werkgever loonheffingskorting krijgt, mag hij geen loonheffingskorting aangeven op de loonbelastingverklaring.

 

 

Screen Shot 2016 12 08 at 10.00.13

comp2 1

Vul onze checklist in en kijk of je in control bent.

Mail ons via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. en wij sturen je de humanwave checklist toe!

Geen tijd en nieuwsgierig naar wat humanwave voor jouw organisatie kan betekenen?

Ontdek humanwave door de gratis 14 dagen proefversie of bel ons op 085-401 5150.

Humanwave Logo Tips

Het te lang of te kort opslaan van gegevens binnen uw organisatie kan nare gevolgen hebben wanneer u de regels niet kent.

Daarom is het van belang dat u op de hoogte bent van deze regels. Hieronder zullen de belangrijkste regels besproken worden.

 

Persoonsgegevens

Wet Bepaling Persoonsgegevens stelt dat persoonsgegevens niet langer bewaard dienen te blijven dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze gebruikt worden. Deze gegevens moeten zo spoedig mogelijk uit de administratie verwijderd worden wanneer deze niet meer gebruikt worden. Er zijn enkele uitzonderingen op deze regel, zoals de Archiefwet, het Burgerlijk Wetboek en onderwijs- en belastingwetgeving. Voor deze wetgevingen zijn wel concrete bewaartermijnen voor bestanden, dossiers en documenten vastgelegd.

 

Overzicht

Welke gegevens moeten hoe lang bewaard blijven?

 

2 jaar: De volgende gegevens mogen tot maximaal 2 jaar na uitdiensttreding van de werknemer bewaard blijven:

  • Verslagen van beoordelingsgesprekken

  • Functioneringsgesprekken

  • Getuigschriften

  • Correspondentie over promotie

 

5 jaar: De volgende gegevens moeten tot maximaal 5 jaar na het kalenderjaar waarin de medewerker uit dienst gaat bewaard blijven:

  • Loonbelastingverklaringen

  • Gegevens loonheffingen

  • Kopieën van id-bewijzen

  • Studenten- en scholierenregeling

 

7 jaar: De volgende gegevens moeten 7 jaar bewaard blijven:

  • Basisgegevens

 

10 jaar: De volgende gegevens moeten 10 jaar bewaard blijven:

  • Onroerend goed

 

Bij een controle moet u de originele documenten kunnen aantonen. Wanneer u overstapt naar een nieuw salaris product, zorg dan dat de oude gegevens ook nog toegankelijk voor u blijven.

Wij horen regelmatig van ondernemers  hoe het ook al weer zit met de kosten en de werkkostenregeling. Wij informeren u hier graag over.

 

De Belastingdienst onderscheidt de onderstaande categorieën:

  • Gerichte vrijstellingen
    Vergoedingen die nodig zijn om de functie uit te oefen, hier kan een maximum bedrag opzitten.

  • Intermediaire kosten
    Kosten die de werknemer voorschiet voor de werkgever zoals een etentje met klant of boodschappen.

  • Nihil waarderingen
    vergoedingen in natura zoals een telefoon

  • Overige kosten = Loon
    Vergoedingen die in de vrije ruimte valt of bruto vergoed moeten worden.

Dit is erg abstract en daarom hebben wij een lijst met veel voorkomende vergoedingen en verstrekkingen, ingedeeld in 4 categorieën in begrijpelijke taal. Binnen deze categorieën zijn de meest voorkomende vergoedingen en cases opgenomen. Mocht u een vergoeding missen dan kunt u altijd via Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken. een vraag stellen.

 

1. Onbelast

  • Consumpties (geen eten) tijdens werktijd zoals thee, koffie, soep, koekjes en gebak

  • Maaltijden bij overwerk of koopavonden

  • Reizen met een eigen auto, motor, (brom)fiets of openbaar vervoer, zakelijk en woon/werkverkeer max. € 0,19 per km. Het bedrag boven de 19 cent dient belast te worden.

  • Abonnementen en losse kaartjes voor reizen met het openbaar vervoer (als er een bon is)

  • 20% korting op de aankoop van producten van het eigen bedrijf met een maximum van 500 euro op jaarbasis

  • Gereedschap, computer, laptop, tablet en mobiele telefoons, hiervoor gaat het noodzakelijkheidscriterium gelden. Indien u kunt aantonen dat een medewerker deze voor zijn werk nodig heeft dan mag u deze vrij verstrekken.

  • Cadeaus voor geboorte van kind of een bloemetje bij ziekte, een afscheidscadeau. (Let op: het mag geen waardebon of geld zijn) tot maximaal 25 euro.

  • Opleidingen en cursussen en diploma’s voor vervullen van dienstbetrekking of voor omscholing (factuur is nodig).

  • Eten en drinken bij een dienstreis

  • Hotelkosten bij een dienstreis

  • Eten en drinken met klanten

  • Voorschieten cadeau voor een klant

  • Verhuiskosten (tot 7750,00 euro bruto)

  • Inschrijving beroepsregister

  • Voorgeschoten bedragen voor bijvoorbeeld kantoorartikelen

  • Netto vergoeding bij 25-jarig (50% maand salaris) of 40-jarig (100% maandsalaris) ambtsjubileum

  • Inschrijving beroepsregister

  • Vakliteratuur (indien geen dagblad)

2. Afhankelijk van de situatie

  • Bedrijfsborrel, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Bedrijfsetentje, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Bedrijfsuitje met zakelijk karakter (Studiedag) buiten uw eigen pand is onbelast voor het zakelijke gedeelte.

  • Bedrijfsfeest, indien in uw eigen pand dan valt deze niet in de vrije ruimte en heeft u geen bijtelling, indien buiten uw eigen pand, dan wel.

  • Vakliteratuur (dagbladen) indien op kantoor bezorgd mag deze vrij verstrekt worden, indien thuis, dan is het belast

  • Parkeer, tol en veerkosten, wassen van de auto, deze mag u vrij vergoeden als de medewerker een lease auto heeft of een bedrijfsauto gebruikt. Krijgt hij een kilometervergoeding van 19 cent of hoger dan vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.

  • Bedrijfskleding die mee naar huis wordt genomen met een logo groter dan 70 cm2 dan mag u deze vrij vergoeden. Is het logo kleiner en blijft de kleding op het werk, dan mag u de kleding vrij vergoeden, anders vallen deze kosten in de vrije ruimte of behoren tot het bruto loon.

  • Ov-jaarkaart of voordeel uren kaart mag u vrij verstrekken als u kunt aantonen dat de reiskosten van de medewerker hier volledig door worden gedekt.

  • Rente voordeel personeelsleningen voor fiets of woning zijn onbelast. Het rentevoordeel voor overige leningen zijn belast.

  • Bedrijfsfitness, deze is vrij als het kan in het pand van de werkgever, anders is deze belast.

3. Belast

  • Cadeaus voor kinderen bij Sinterklaas of Kerst

  • Kerstpakketten

  • Vergoedingen voor thuiswerkplekken

  • Vrij verstrekken van kantine maaltijden voor lunch (3,15 euro per maaltijd)

  • ADSL/internet vergoedingen thuis

  • Kilometervergoedingen boven de 19 cent per kilometer (bedrag per kilometer - 19 cent)

  • Vergoeding aanschaf OV-chipkaart

  • Werkgeversbijdrage personeelsvereniging

  • Contributie vakverenigingen

  • Niet verhaalde verkeersboetes

  • Fiets van de zaak

  • Mobiele telefoons: Is de medewerker eigenaar van het abonnement, dan zijn de gedeclareerde kosten belast.
    Indien een medewerker een telefoon koopt en deze gebruikt voor het werk, dan zijn deze kosten belast.

4. Discussie( hier gaan nog rechtszaken over komen)

  • Vergoeding kosten verklaring omtrent gedrag (VOG)
    Deze vergoeding is in de huidige werkkostenregeling belast.
    Echter omdat voor bepaalde beroepen deze VOG verplicht is voor het uitvoeren van de werkzaamheden is een discussie aan het ontstaan dat deze onbelast vergoed mag worden (indien goed onderbouwd).

  • Vergoeding gebruik eigen telefoon
    Deze vergoeding is in de huidige werkkostenregeling belast
    Dit is tegen het “Bring your own device” principe (gebruik je eigen telefoon / computer en we geven je hiervoor een netto vergoeding). Het vreemde is dat als de werkgever bijvoorbeeld de telefoon verstrekt dat dit onbelast is, terwijl bij hetzelfde gebruik van een eigen telefoon een vergoeding wel belast wordt. Wij verwachten dat met een goede onderbouwing dit binnen enkele jaren (onder strikte regels) wel weer vrij vergoed mag worden.

  • Thuiswerkvergoedingen
    Een vergoeding voor een thuiswerkplek in de huidige werkkostenregeling is belast
    (Vergoeding internet abonnement).
    Dit is tegen het principe van de overheid die thuiswerken wil stimuleren Wij verwachten hier geen aanpassingen omdat dit niet gecontroleerd kan worden.

Vrijstelling personeelsfeesten
Kosten voor personeelsfeesten buiten uw eigen locatie is in de huidige werkkostenregeling belast. De kosten voor organisaties met veel medewerkers met een relatief laag loon kunnen flink in de papieren gaan lopen. Wij verwachten dat hier toch wat rechtszaken over zullen komen en dat er weer een forfaitair bedrag komt. Dit kan echter nog een paar jaar duren.

U weet dat u als ondernemer verplicht bent de identiteit van uw werknemers te controleren.

U controleert dit vóór aanvang van het dienstverband aan de hand van het originele identiteitsbewijs

en een kopie bewaart in het dossier van de medewerker. 

 

Wist u dat:

  1. het identiteitsbewijs een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument betreft;

  2. wanneer het identiteitsbewijs verloopt van een werknemer gedurende zijn dienstverband, u  geen nieuwe kopie hoeft te maken;

  3. in het personeelsdossier u de voor- en achterkant  van van het identiteitsbewijs dient te bewaren.

Humanwave helpt MKB ondernemers graag met het voorkomen van fouten

Lees meer

Uneto-Vni en humanwave een combinatie die uitstekend werkt!

Lees meer

Onze klanten beoordelen humanwave met een 8

Lees meer

Humanwave zal met ingang van 2017 de uniforme aangifte (UPA) van PFZW ondersteunen

Lees meer