Drie belangrijke redenen om je HR te digitaliseren

We gebruiken tegenwoordig overal apps voor. Waarom dan niet voor de HR-gegevens?

Als HR-verantwoordelijke weet je hoe belangrijk het is om de gegevens van alle medewerkers te structureren. Hoe is dit geregeld binnen jouw organisatie? Bij Humanwave zien we namelijk dat nog veel bedrijven de HR-processen onvoldoende gedigitaliseerd hebben. Er wordt bijvoorbeeld gewerkt met papieren personeelsdossiers, declaraties worden op papier ingediend en HR-zaken worden zo goed als mogelijk op orde gehouden in losse Excel sheets. 

Drie belangrijke redenen om je HR te digitaliseren

Herkenbaar? Dan weet je waarschijnlijk ook dat het op deze manier veel tijd kan kosten om iets op te zoeken. Je mist in- en overzicht, loopt achter de feiten aan en ziet soms onbewust zaken over het hoofd. Zoals een verjaardag of het aflopen van een arbeidscontract. De tijd, energie en kosten die gaan zitten in de afhandeling, of zelfs correctie, hiervan kun je echt wel beter gebruiken. Wij geloven dat het digitaliseren van je HR-processen de oplossing is. Dit leidt namelijk tot meer overzicht, meer tijdsbesparing en minder onnodige fouten. Kortom meer efficiency en een hogere kwaliteit van werken.

1. Stroomlijnen van de HR-processen

Door het digitaliseren van de HR-gegevens kun je het HR-systeem voor je laten werken. Een goed HR-systeem stuurt namelijk herinneringen, heeft checks ingebouwd en met één druk op de knop maak je gemakkelijk rapportages. Laat bijvoorbeeld alle openstaande verlofsaldo’s berekenen of controleer of je van elke medewerker een ondertekend arbeidscontract hebt. Als HR-verantwoordelijke ben je hierdoor altijd op de hoogte van wat er in het bedrijf speelt, kun je op tijd actie ondernemen en onderbouw je beleidsbesluiten makkelijk met data.

2. Tevreden medewerkers

Het digitaliseren van alle data in een HR-systeem geeft de medewerkers meer mogelijkheden om zelf zaken te regelen. Ze zien bijvoorbeeld direct hoe hoog hun verlofsaldo is, dienen gemakkelijk declaraties en reiskosten in en hebben op elk moment inzicht in hun rooster of zaken die zijn afgesproken.  Dit zorgt ervoor dat ze HR niet meer als ‘een ver van hun bed show’ ervaren en zich meer betrokken bij het bedrijf voelen. Daarnaast is het hebben van online inzicht in de eigen HR-gegevens, naast een wettelijke verplichting, ook iets dat medewerkers steeds meer verwachten. Zeker de jongere generatie. Tenslotte gebruiken we tegenwoordig overal apps voor. Waarom dan niet voor je eigen HR-gegevens?

3. Voldoen aan de huidige wetgeving

Wij krijgen allemaal te maken met de toenemende en steeds veranderende wet- en regelgeving. Het digitaliseren van je gegevens in een HR-systeem helpt je bij het voldoen aan de actuele wetgeving. Bijvoorbeeld: het voldoen aan de AVG-wetgeving en de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB). Hierbij kun je heel praktisch denken aan het kiezen van de juiste WW-premie en het toegang geven van medewerkers tot hun verlof en personeelsdossier. Wist je dat als er nieuwe wetgeving van kracht gaat, een HR-systeem automatisch wordt geüpdatet? Zo weet je ook nog eens zeker dat je voorbereid bent op de toekomst.

Van papier naar digitalisering

Tegenwoordig gebruiken we overal wel een app voor. Zelfs voor de boodschappen! Ook op het gebied van HR zorgt de toenemende technologisering en digitalisering voor meer mogelijkheden. Het kan echter ook leiden tot onzekerheid en bezwaren: Welke kennis heb ik nodig? Hoeveel tijd kost de implementatie? Wat is de beste keuze voor mijn HR-team? Soms zie je door alle keuzes de bomen door het bos niet meer.

Laat je echter niet tegenhouden om de overstap van papier en losse systemen naar een HR-systeem te maken. De obstakels zijn echt minder groot dan je denkt en ze wegen niet op tegen de voordelen! 

Wil je weten hoe digitaal jouw HR op dit moment is? Doe dan de Humanwave DigiCheck en ontvang gratis onze 10 beste HR-digitips!