Acht praktische HR-tips rondom het coronavirus

Houd je HR op orde in Humanwave! Zo voorkom je problemen.
5 april 2020

Wees eerlijk en open. Blijf vooral goed communiceren en sta open voor alle vragen vanuit de medewerkers. Medewerkers kunnen ongerust zijn en zich zorgen maken over hun baan en gezondheid. Daarom is het belangrijk om medewerkers te informeren over genomen besluiten en wat dit voor hen betekent. We krijgen in deze periode veel vragen binnen rondom HR, de meest gestelde vragen en antwoorden hebben we hieronder voor je verzameld:

1. Heb je geen of veel minder werk voor de medewerkers?

Werkuren die vervallen voor medewerkers omdat er minder werk is kun je registreren onder bijzonder verlof. Als je daarbij in de notities de reden van het verlof opschrijft, dan kun je later precies zien wat de impact van het coronavirus geweest is.

Je kunt, in plaats van het registreren van bijzonder verlof, ook aan de medewerkers vragen om zelf verlof of atv-dagen op te nemen. Wij adviseren je om dit schriftelijk goed vast te leggen in het personeelsdossier in Humanwave. Inclusief de goedkeuring van de medewerker . Zo voorkom je problemen in de toekomst.

Let echter wel op: Je mag een werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, behalve als dit in het contract of in de cao voor jouw bedrijf staat. Meestal is dit niet het geval.

2. Hebben medewerkers verlof opgenomen voor de komende periode?

Als jouw medewerkers in de komende periode verlof hebben opgenomen, dan is de kans groot dat de geplande vakantie of het uitstapje geannuleerd is. Als werkgever kun je hier op twee manier mee omgaan:

  1. Als er genoeg werk is, dan kun je ervoor kiezen om het verlofverzoek te annuleren of terug te trekken.
  2. Als er minder werk is, dan kun je ervoor kiezen om – vanuit het principe dat er sprake is van overmacht – het verlof te laten staan. Je wilt namelijk voorkomen dat iedereen na het coronavirus tegelijkertijd verlof opneemt, terwijl er dan weer genoeg werk is.

In deze situatie is er wettelijk niets bepaald. De keuze is daarom sterk afhankelijk van de situatie waar jij je als werkgever in bevindt.

Wanneer je ziet dat er minder verlof wordt aangevraagd – doordat de mensen thuis (moeten) blijven vanwege de maatregelen van de overheid – ga dan in gesprek met de medewerkers om toch verlof op te nemen. Leg de situatie uit. Vraag om medewerking, zodat als de maatregelen zijn afgelopen, men niet massaal vrij vraagt. Na afloop van de maatregelen heb je waarschijnlijk veel mensen nodig om de bedrijfsactiviteiten weer op te starten. Maar let op, je mag een werknemer, in de meeste gevallen, niet verplichten vakantiedagen op te nemen.
Een uitgebreid artikel over verlofdagen in de coronacrisis lees je hier.

3. Werken jouw medewerkers thuis?

Zet dan de lunch, kilometervergoedingen en reiskosten stop vanaf het moment dat ze thuis werken. Zo voorkom je dat je teveel betaald of later kosten moet corrigeren. Je lees hier hoe je dit doet in Humanwave.

4. Als er minder werkuren zijn, dan registreer je bijzonder verlof

Medewerkers die ziek thuis blijven met milde klachten, omdat ze geen kinderopvang hebben, of omdat er minder werk is kun je registreren in Humanwave onder ‘bijzonder verlof’. Je lees hier hoe je dit kunt doen. Door deze manier van registreren voorkom je dat het ziektepercentage – dat gebruikt wordt voor de premieberekening van de verzuimverzekering – negatief beïnvloedt wordt. Mocht je het ‘bijzonder verlof’ later om willen zetten naar ‘gewoon’ verlof – dit gaat wel van het verlofsaldo af – dan is dit mogelijk door het verlof in de planning te bewerken.

5. Zet indien mogelijk de openbaar vervoer abonnementen stop

Omdat er nu veel mensen thuiswerken, is het raadzaam om na te gaan of er lopende abonnementen stopgezet moeten worden.

6. Wil je bij zieke medewerkers een inhouding ziekte verwerken in het salaris?

Wanneer je dit contractueel hebt vastgelegd, of er is niets vastgelegd, dan kun je er voor kiezen om een inhouding voor ziekte in mindering te brengen op het salaris. Wettelijk – tenzij anders bepaald door de CAO – mag er 30% loon voor het eerste jaar ziekte worden ingehouden, maar het uit te betalen loon moet minimaal het minimumloon zijn.

7. Wil je de betaling van de loonbelasting uitstellen naar een latere datum?

Je kunt een verzoek bij de belastingdienst indienen om je loonbelasting en sociale zekerheidspremies later te betalen. Je kunt ook uitstel aanvragen van IB, VPB en OB.

Lees verder over ‘Uitstel van betaling van de loonbelasting en sociale zekerheidspremies’.

8. Stuur tijdig je loonaangifte in

De Belastingdienst wil graag dat iedere werkgever de loonaangiften tijdig instuurt. Dit omdat de gegevens uit de loonaangifte gebruikt worden door het UWV voor de Noodfonds Overbrugging Werkgelegenheid (NOW)-regeling.

De fiscus zegt er begrip voor te hebben dat werkgevers het op dit moment bijzonder moeilijk hebben en er veel geregeld moet worden. Toch willen ze – juist nu – een beroep doen op alle werkgevers. Als je op tijd je loonaangifte doet, dan beschikt de Belastingdienst en het UWV over zo actueel mogelijke gegevens. Daarmee kan zo snel mogelijk worden berekend waar een werkgever, maar ook alle werknemers die thuis komen te zitten of ziek worden, recht op hebben. Belangrijk: De loonaangifte hoef je NIET te betalen wanneer je uitstel van betaling hebt aangevraagd.

Ontdek de producten en diensten van Humanwave

Humanwave levert expertise op het gebied van HR en Salaris. Onze krachtige software en gespecialiseerde diensten versimpelen en digitaliseren de HR- en salarisprocessen. Deze oplossingen leveren gemak, inzicht en grip voor elk mkb-bedrijf. Ben je op zoek naar een oplossing voor HR en/of Salaris? Humanwave maakt deze processen eenvoudig en simpel.

Blijf op de hoogte

Benieuwd naar onze verhalen, handige tips, events en meer? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief, zodat we je onze nieuwste blogs kunnen sturen. Maximaal één keer per maand, beloofd.