Bewaartermijnen GDPR/AVG

Als organisatie verwerkt u persoonsgegevens waarvoor u een wettelijke grondslag heeft. Om problemen te voorkomen is het belangrijk voor u om te weten dat u de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat u moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een werknemer aangeeft dat hij geanonimiseerd wil worden terwijl hij bij u dienst is, moet u dit verzoek weigeren. Immers voor het voeren van een juiste loonadministratie is dit een vereiste.

 

Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen rond de nieuwe GDPR/AVG wetgeving?

Bewaartermijn Belastingwetgeving.
De volgende fiscaal relevante basisgegevens dient u 7 jaar te bewaren:

Grootboek

Debiteurenadministratie

Crediteurenadministratie

Voorraadadministratie

In-en Verkoopadministratie

Loonadministratie

Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet u 10 jaar bewaren. U moet uw administratie ook 10 jaar bewaren als u elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert.

 

Hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen?

 

Bewaartermijn Loonadministratie voor Werknemers en Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dient u 7 jaar te bewaren:

Persoonlijke gegevens

Naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat

Datum in dienst

Salarisadministratie

Arbeidsvoorwaarden

Afstandsverklaring
woon-werkverkeer

Afspraken in verband met levensloopregeling

Samenleving/partnerschap

 

Bewaartermijn loonadministratie voor Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dient u 5 jaar te bewaren:

Loonbelastingverklaringen

(ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)

Kopie identiteitsbewijs

Kopie tewerkstellingsvergunning

 

Bewaartermijn loonadministratie voor Ex-werknemers.
De volgende basisgegevens dient u 2 jaar te bewaren:

Arbeidsovereenkomsten

Beoordelingsverslagen

Correspondentie

 

Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dient u 1 jaar te bewaren:

Sollicitatiegegevens

(brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) met toestemming na afwijzing

Gegevens uit psychologisch onderzoek

 

Bewaartermijn sollicitanten.
De volgende basisgegevens dient u 4 weken te bewaren:

Sollicitatiegegevens

(brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift) zonder toestemming na afwijzing

Gegevens uit psychologisch onderzoek

 

Andere zaken die voor u van belang zijn:

1. Een concurrentiebeding moet u bewaren zolang het beding van toepassing is

2. Opleidingen, gedurende dienstverband, plus indien werknemer opleidingskosten moet vergoeden na beëindiging van het dienstverband, gedurende die periode

3. Aanvraag voor opleiding door werknemer: tot afronding/afbreking opleiding

4. Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie

5. Ziektekosten bewaart u voor de duur van de verzekering tot vertrek

6. Loonbeslag moet u bewaren tot opheffing van het loonbeslag

7. Brieven op het gebied van jubilea bewaart u tot beëindiging van het dienstverband

8. Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard, immers deze zult u nog nodig hebben

9. Geeft een ex-werknemer expliciete toestemming dan mogen gegevens ook langer bewaard worden

10. Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. U moet alleen de relevante gegevens overdragen en de medewerker recht op inzage geven

© 2011 - 2018 Copyright Humanwave B.V.

Door onze website te bezoeken gaat u automatisch akkoord met ons gebruik van cookies. Cookie-instellingen kunt u altijd aanpassen. Bekijk ons cookiebeleid (opgenomen in ons privacyverklaring.) om te zien welke cookies we gebruiken om onder andere onze website gebruiksvriendelijk te houden.