Bewaartermijnen AVG
Hoe lang mag en moet je gegevens bewaren als werkgever?Als organisatie verwerk je persoonsgegevens waarvoor je een wettelijke grondslag hebt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk om te weten dat je de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat je moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een werknemer aangeeft dat hij geanonimiseerd wil worden terwijl hij bij jou in dienst is, dan moet je dit verzoek weigeren. Immers, voor het voeren van een juiste loonadministratie is dit een vereiste. Maar, hoe zit het dan precies met de bewaartermijnen?
Bewaartermijn Belastingwetgeving.
De volgende fiscaal relevante basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
- Grootboek
- Debiteurenadministratie
- Crediteurenadministratie
- Voorraadadministratie
- In- en verkoopadministratie
- Loonadministratie
Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Ook als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert moet je de administratie 10 jaar bewaren.
Bewaartermijn Loonadministratie voor medewerkers in- & uitdienst
De volgende basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:
- Persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
- Datum in dienst
- Salarisadministratie
- Arbeidsvoorwaarden
- Afstandsverklaring woon-werkverkeer
- Afspraken in verband met levensloopregeling
- Samenleving/partnerschap
Bewaartermijn loonadministratie voor medewerkers uitdienst
De volgende basisgegevens dien je 5 jaar te bewaren:
- Loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
- Kopie identiteitsbewijs
- Kopie tewerkstellingsvergunning
Bewaartermijn loonadministratie voor medewerkers uitdienst
De volgende basisgegevens dien je 2 jaar te bewaren:
- Arbeidsovereenkomsten
- Beoordelingsverslagen
- Correspondentie
Bewaartermijn sollicitanten
De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:
- De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:
- Sollicitatiegegevens, zoals brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift (met toestemming na afwijzing)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek
Bewaartermijn sollicitanten
De volgende basisgegevens dien je 4 weken te bewaren:
- Sollicitatiegegevens, zoals brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift (zonder toestemming na afwijzing)
- Gegevens uit psychologisch onderzoek
Andere zaken die van belang zijn:
-
- Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is.
- Informatie over de opleidingen die tijdens het dienstverband zijn gevolgd, moet je – indien de medewerker de opleidingskosten moet vergoeden na de beëindiging van het dienstverband – ook bewaren in de periode van terugbetaling.
- De aanvraag voor een opleiding door de medewerker bewaar je tot de afronding of afbreking van de opleiding.
- Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie.
- Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzuimverzekering tot aan het vertrek van de medewerker of stopzetting van de verzekering.
- Loonbeslag moet je bewaren tot de opheffing van het loonbeslag.
- Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot de beëindiging van het dienstverband.
- Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard. Deze gegevens zul je immers nog nodig hebben.
- Geeft een oud-medewerker expliciete toestemming, dan mogen gegevens ook langer bewaard worden.
- Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden, mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je mag alleen de relevante gegevens overdragen en moet de medewerker recht op inzage geven.
