Maar voor je écht kunt ontspannen, is het belangrijk om alles op je werk goed achter te laten.
Met deze 10-stappen checklist zorg je voor een soepele overdracht én kun je met een gerust hart je koffers pakken.
1. Stel je Out-of-Office in.
Zet de automatische out-of-office-melding aan met de data waarop je afwezig bent en een contactpersoon voor dringende zaken.
Actie: maak een duidelijke of juist grappige mailtekst.
Actie: Instellen vóór de datum dat je op vakantie gaat.
Extra actie: Controleer of je out-of-office melding correct werkt door een testmail te sturen naar jezelf of een collega.
2. Werk vooruit.
Werk zo veel mogelijk vooruit, zodat je collega(’s) niet zal/zullen ‘verdrinken’ in de werkzaamheden die hij of zij van je moet overnemen.
Actie: Maak een takenlijst die je vooruit kunt plannen en voltooi deze vóór de datum dat je op vakantie gaat.
Extra actie: Plan buffertijd in voor onverwachte zaken die net voor je vakantie kunnen opduiken.
3. Maak een goede en volledige overdrachtslijst.
Maak een overzicht van lopende projecten, deadlines, en wie welke werkzaamheden van je overneemt.
Voeg hierbij toelichtingen voor duidelijkheid.
Actie: Zet deze lijst in de documenten op organisatieniveau in Humanwave of een ander systeem en neem deze samen met je collega(’s) — met name de collega die jouw werkzaamheden zal overnemen — door, zodat eventuele vragen nog door jou beantwoord kunnen worden.
Deadline: Stel de volledige overdrachtslijst ruim op tijd op voordat je op vakantie gaat.
4. Delegeer werkzaamheden.
Bespreek met je leidinggevende welke werkzaamheden gedelegeerd moeten worden en aan wie.
Gebruik de overdrachtslijst (zie stappen 8, 9 en 10) als leidraad.
Actie: Maak op tijd een afspraak met je leidinggevende vóór je vakantie.
5. Verwijs naar de Kennisbank.
Verwijs je collega naar de helpfile “10 veel voorkomende HR & Salaris situaties” in onze kennisbank voor snelle oplossingen.
Klik hier voor de helpfile.
Actie: Stuur een e-mail met de link naar de kennisbank en de relevante situaties een week voordat je met vakantie gaat.
6. Rol in Humanwave.
Op basis van de werkzaamheden die worden overgenomen, kies de juiste rol voor je collega aan de hand van ons rollen- en rechtenmodel.
Klik hier voor de helpfile.
Actie: Wijs de gekozen rol (voor een bepaalde periode) toe binnen Humanwave een week voordat je met vakantie gaat.
Extra actie: Controleer na toewijzing of alle toegangsrechten correct zijn ingesteld door een testuitvoering te doen met je collega.
7. Communiceer.
Informeer het team over jouw afwezigheid en de contactpersonen die hen kunnen helpen tijdens jouw afwezigheid.
Overdracht HR & Salaris werkzaamheden.
8. Salarisverwerking
Zorg dat de salarismutaties van de te verlonen maand tijdig zijn doorgegeven aan Humanwave of jullie salarisverwerker en geef ook aan wanneer je met vakantie bent en wie je werkzaamheden overneemt.
Actie: Aanleveren van de salarismutaties vijf dagen voordat je met vakantie gaat of geef de datum van aanlevering door aan je collega.
9. Verlof
Controleer of het verlof van de medewerkers juist is geregistreerd in Humanwave.
Actie: Controleer en update indien nodig twee weken voordat je met vakantie gaat.
10. Contracten | On- en Offboarding
Controleer voor je vakantie welke contracten er aflopen, welke medewerkers mogelijk starten en/of vertrekken.
Actie: Controleer de contracten, on- en offboarding in ieder geval 3 dagen voor je vertrek.
Jouw to-do lijst
Stel je out-of-office-melding in en test deze.
- Rond je vooruitgeplande taken af en plan buffertijd in.
- Maak en deel een overdrachtslijst met je collega(’s).
- Wijs de juiste rollen toe in Humanwave en test toegangsrechten.
- Informeer je team over je afwezigheid en contactpersonen.
- Check de status van salarismutaties, verlof en contracten.
- Geniet van je welverdiende vakantie!
Bij vragen: gewoon contact opnemen met Humanwave.
📧 Mail ons via: help@humanwave.nl
Naast alle zakelijke voorbereidingen wil je natuurlijk ook privé goed voorbereid op vakantie.
Daarom sluiten we graag af met een persoonlijke touch: de paklijst van de ANWB.
Handig en compleet, zodat je niets vergeet.
Fijne vakantie!