Alles wat je moet weten over vakantiegeld hebben we gebundeld in de 12 meest gestelde vragen plus 3 extra tips.

Zo kan er niets fout gaan dit jaar bij de uitbetaling van het vakantiegeld.

1. Moet over iedere euro die wordt uitbetaald aan de werknemer vakantiegeld worden gereserveerd?
Neen, je moet vakantiegeld betalen over het loon en over de uitbetaling van vakantiedagen. Afhankelijk van de CAO of arbeidsovereenkomst kunnen prestatietoeslagen, gevarengeld, provisies en onregelmatigheidstoeslagen toegevoegd zijn aan de vakantiegeldgrondslag.

Ook voor zieke werknemers moet je vakantiegeld betalen. Als een medewerker tijdens ziekte bijvoorbeeld 70 procent van zijn loon ontvangt, bouwt hij over dat bedrag vakantiegeld op.

2. Wordt er vakantiegeld opgebouwd over overuren en meeruren?
Moet er onderscheid gemaakt worden tussen overuren bij een fulltime werknemer en meeruren bij een parttime werknemer? En bouwt een werknemer over deze extra uren vakantiegeld op?

In de regel spreken we van overuren als er meer wordt gewerkt dan de gebruikelijke maximale arbeidsomvang (in de regel 36, 38 of 40 uur). Overuren worden, in bepaalde gevallen, voor een hoger percentage dan 100% verloond. Meeruren zijn ‘overuren’ voor een parttimer. Er wordt extra gewerkt, maar binnen de maximale arbeidsomvang.

Meeruren worden voor 100% verloond. Over deze meeruren moet vakantiegeld worden opgebouwd.

Per 1 januari 2018 is het verplicht om vakantiegeld op te bouwen over overuren bij een fulltime werknemer. Indien je onder een CAO valt, kan het zijn dat in de CAO wordt bepaald dat er geen recht is op vakantiebijslag op overuren of dat dit tegen een lager bedrag is.

3. Is bij een oproepkracht het vakantiegeld niet van toepassing?
Neen, elke werknemer heeft recht op loon (salaris), vakantiegeld en vakantie uren (verlof). Je moet dus ook over de gewerkte uren van een oproepkracht (nuluren oproepovereenkomst) vakantiegeld betalen.

Uiteraard kun je ervoor kiezen om voor deze oproepkracht het vakantiegeld maandelijks uit te betalen direct met de gewerkte uren. Lees hier meer over in vraag 8.

4. Waarover hoef ik geen vakantiegeld uit te betalen?
Je hoeft geen vakantiegeld te betalen over betalingen die niet direct betrekking hebben op de werkzaamheden. Je moet dan bijvoorbeeld denken aan onkostenvergoedingen, bonussen, winstuitkeringen, eindejaarsuitkeringen (dertiende maand), oudedagstoelage en uitkeringen bij een bijzondere gelegenheid zoals jubilea. Het kan zijn dat de CAO waaronder je valt hier anders mee omgaat. De CAO is dan altijd leidend.

5. Is vakantiegeld altijd 8 procent van het bruto jaarloon?
Volgens de wet heeft iedereen in loondienst recht op minimum vakantiegeld, welke minimaal 8 procent van het bruto jaarloon bedraagt. Je mag er ook voor kiezen om een hoger percentage uit te betalen.

Wanneer je onder een CAO valt kan het zijn dat de CAO een hoger percentage aangeeft, dan dient deze te worden gehanteerd. Ondernemers die niet gekoppeld zijn aan een CAO, moeten minimaal 8% vakantietoeslag betalen. In sommige gevallen wordt er minder dan 8% vakantiegeld uitbetaald, wij verwijzen je hiervoor naar vraag 11.

6. Moet ik vakantiegeld uitbetalen tegen het bijzonder tarief?
Wanneer je één keer per jaar het vakantiegeld uitbetaalt dan moet je het bijzonder tarief toepassen. Gedurende het jaar pas je normaal tarief toe op het salaris en houdt je rekening met de arbeidskorting. Het vakantiegeld is een extra inkomen. Het wordt daarom belast alsof het bovenop het jaarinkomen komt. Wanneer je het bijzonder tarief niet toepast op het vakantiegeld, dan kan het zijn dat je te veel arbeidskorting toepast. De Belastingdienst zal dit corrigeren in de inkomstenbelasting van de werknemer, waardoor de werknemer minder terug krijgt of zelfs moet bij betalen. Dit is niet wenselijk voor de werknemer.

Wij adviseren daarom om het bijzonder tarief toe te passen. Je bepaalt het bijzonder tarief op basis van het jaarinkomen van de medewerker van het vorige jaar. Is hij/zij halverwege het jaar begonnen of is het salaris sterk gewijzigd dan pak je het huidige jaarloon.

7. Moet het vakantiegeld één keer per jaar worden uitgekeerd?
Je bent verplicht om minimaal één keer per jaar vakantiegeld uit te keren. Deze toeslag moet uiterlijk in juni zijn betaald. Maar je mag ook met medewerkers afspreken om het vakantiegeld in termijnen of op een ander moment uit te keren. Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd. Overweeg je het vakantiegeld op een ander tijdstip uit te keren, check dan wel de CAO. Mogelijk is hierin vastgelegd dat het geld op een bepaald moment moet worden uitgekeerd.

Bij uitzendwerk, oproepkrachten of vakantiewerk mag je maandelijks het vakantiegeld uitkeren bij het reguliere loon. Het is belangrijk dat een werknemer goede notie heeft van het feit dat het vakantiegeld maandelijks wordt uitbetaald.
Zet het vakantiegeld dus altijd apart op de strook en vermeld het in de arbeidsovereenkomst.

Werknemers kunnen vragen om hun vakantietoeslag eerder te ontvangen, om bijvoorbeeld een schuld te kunnen aflossen. Je mag hier gehoor aan geven, maar bent hiertoe niet verplicht.

In ieder geval moet het vakantiegeld eens per 12 maanden worden uitbetaald. Wanneer je het vakantiegeld te laat uitbetaalt, kunnen je werknemers een verhoging eisen van maximaal 50%. Houdt hier rekening mee. Heb je met de medewerkers afspraken gemaakt over later uitbetalen en ze zijn hiermee akkoord dan is een verhoging niet aan de orde.

8. Mag ik het vakantiegeld periodiek (maandelijks) uitbetalen?
Ja, je mag ook met de werknemers afspreken dat bij elke verloning het opgebouwde vakantiegeld direct wordt uitbetaald. Je hoeft in dit geval niet het bijzonder tarief toe te passen. Met andere woorden, het vakantiegeld wordt verloond via de witte tijdvaktabel. Het voordeel van maandelijks uitbetalen is dat je je kosten meer spreidt en je de piek in een maand vermijdt. De werknemer heeft dan niet meer in mei het extra nettoloon voor het betalen van de vakantie.

9. Moet ik het vakantiegeld direct uitbetalen bij einde dienstverband?
Neemt een werknemer ontslag of wordt de arbeidsovereenkomst niet verlengd? Dan moet het nog openstaande deel van het vakantiegeld worden uitbetaald. Je kunt ervoor kiezen om het vakantiegeld direct uit te betalen in de laatste periode van de maand dat de medewerker werkzaam is.

Vaak kiezen organisaties ervoor om het vakantiegeld een maand later uit te keren zodat eventuele boetes of andere inhoudingen nog verrekend kunnen worden.

10. Hoef ik over uitbetaalde vakantiedagen geen vakantietoeslag te reserveren?
Ook over uitbetaalde vakantiedagen (verlof) moet je vakantiegeld reserveren. Immers, indien de werknemer deze dagen gewoon had opgenomen, had je tijdens deze vakantie ook vakantiegeld betaald over het loon.

11. Betaal ik over het meerdere dan drievoud minimumloon geen vakantietoeslag?
Als het door de werkgever en werknemer overeengekomen loon meer dan het drievoud van het minimumloon bedraagt, dan mag de werknemer over dit bovenliggende deel van het drievoud van het minimumloon, geen of minder toeslag dan 8% vakantie- bijslag opbouwen.
Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd in de arbeidsovereenkomst.

Het minimumloon op jaarbasis is € 25.070 (april 2023), het drievoud hiervan is € 75.210 Indien het jaarloon inclusief 8% vakantietoeslag hoger is dan dit drievoud, mag je dus over dit meerdere deel andere afspraken maken.

12. Moet ik aan een DGA of een stagiair vakantiegeld uitbetalen?
Aan een DGA (directeur-grootaandeelhouder) hoef je geen vakantiegeld uit te betalen. Natuurlijk mag je besluiten wel vakantiegeld uit te betalen, hier ben je vrij in. Aan een stagiair betaal je geen vakantiegeld uit. Doe je dit wel, dan kan dit worden gezien als een ‘verkapte’ werknemer.

Extra Tips!

Ken de wetgeving over de Vakantietoeslag

Als werkgever ben je uiteraard verplicht om de wetgeving te volgen. In het kort komt de Wetgeving over de vakantietoeslag op het volgende neer:Als de werknemer minder dan 3x het minimumloon op jaarbasis verdient ( € 75.210; 2023), dan heeft deze recht op minimaal 8% vakantietoeslag over het salaris in de opgebouwde periode. CAO kan hiervan afwijken.
Als de werknemer meer dan 3x minimumloon op jaarbasis verdient, mag je over het gedeelte hierboven andere afspraken maken. Dit moet opgenomen zijn in de arbeidsovereenkomst. CAO kan hiervan afwijken.
Een DGA (directeur-grootaandeelhouder) heeft wettelijk gezien geen recht op vakantiegeld. Uiteraard mag je als werkgever besluiten om dit wel uit te betalen.
Andere varianten zoals een all-inclusive loon voor oproepkrachten bestaan ook. Echter raden wij aan om het vakantiegeld altijd expliciet te vermelden op de loonstrook.

Klopt de opgebouwde reservering aan vakantiegeld?

Het allerbelangrijkste is dat de opbouw vakantiegeld klopt voor de medewerker. Afhankelijk van de wijzigingen, controleer dan extra goed het volgende: Bij medewerkers die langer dan een jaar in dienst zijn, controleer of tussentijdse verhogingen zijn meegenomen in de opbouw van de reservering. Verder mogen hier geen veranderingen zijn.
Bij medewerkers die in dienst zijn gekomen in de afgelopen 12 maanden, raden wij je aan om het opgebouwde bedrag aan vakantiegeld te controleren. Is er over alle maanden vakantiegeld opgebouwd?
Indien je vanaf 1 januari in het huidige jaar naar een ander salarispakket bent overgestapt, controleer dan goed of de opgebouwde reservering juist is.

Je huidige salarispakket of salarisverwerker zou je aan de hand van een overzicht inzicht kunnen geven wat je in mei moet uitbetalen aan vakantiegeld.

Binnen Humanwave kun je het percentage en de periode wanneer je het vakantiegeld wilt uitbetalen instellen. Afhankelijk van deze instelling, zal het vakantiegeld automatisch worden opgebouwd en automatisch mee worden genomen in de verloning van de gekozen periode. Wil je de opbouw controleren? Dan kun je dit doen middels het rapport “Reserveringen”.

 Het bijzonder tarief percentage moet juist ingesteld staan.

Over het vakantiegeld moet het bijzonder tarief berekend worden. Dit houdt in dat de witte tabel voor bijzondere beloningen gebruikt moet worden in plaats van de witte maandtabel voor loonheffingen. Het percentage wordt berekend over het jaarloon van vorig jaar. Je baseert dit jaarloon op het loon uit kolom 14 van de loonstaat.

Er zijn hier 3 situaties mogelijk:
Je hebt de werknemer het hele voorafgaande kalenderjaar loon betaald. Je gaat dan uit van het loon dat de werknemer in dat jaar heeft gekregen.
Je hebt de werknemer maar een gedeelte van het voorafgaande kalenderjaarloon betaald. Je gaat dan uit van het tot een jaarloon herleide bedrag.
Voorbeeld: Een medewerker is op 1 november in dienst getreden en zijn cumulatieve loon is op 31 december € 4.500, dan is het tot jaarloon herleide bedrag ((€ 4.500 : 2) x 12 =) € 27.000.
Je hebt de werknemer in het voorafgaande kalenderjaar geen loon betaald. Je herleid dan een jaarloon op basis van het huidige jaar. Je moet het jaarloon herleiden alsof de werknemer over het hele lopende jaar loon zou krijgen. Daarbij houd je rekening met alle loonbetalingen, dus ook met bijvoorbeeld incidentele betalingen of eventueel vastgelegde loonsverhogingen.
(bron: handboek loonheffingen 2022)
Aan de hand van het juiste jaarloon moet een van de onderstaande bijzonder tarief percentages terugkomen bij de salarisgegevens van de werknemer.

Binnen Humanwave wordt het jaarloon automatisch berekend of herleid en ingevuld, zodat het juiste percentage voor het bijzonder tarief wordt toegepast. Wil je het bijzondere tarief controleren? Pak dan het rapport “Bijzonder tarieven” erbij. Hierin vind je het jaarloon en het ingestelde bijzondere tarief van deze medewerker.

Werkte je werknemer vorig jaar 10 uur per week en is dit per 1 februari van dit jaar omhoog gegaan naar fulltime werk? Controleer het bijzonder tarief aan het jaarloon van 2023, om te voorkomen dat het bijzonder tarief te laag staat

Wij adviseren je om aan de hand van een rapport uit jouw salarispakket of van jouw salarisverwerker, voordat je het vakantiegeld uitbetaalt, de bijzonder tarief percentages van je medewerkers te controleren. Dit om te voorkomen dat medewerkers tijdens de aangifte inkomstenbelasting van 2022 belasting moeten terugbetalen. Teruggave is ook mogelijk maar dat is dan in het voordeel van de werknemer.