,

De vaste reiskostenvergoeding na 1 oktober 2021

Versoepelingen rondom de vaste reiskostenvergoeding nogmaals verlengd
10 september 2021

Voorheen werd de vaste reiskostenvergoeding stopgezet wanneer een werknemer langdurig niet naar zijn of haar werkplek reist door bijvoorbeeld ziekte of thuiswerken. Sinds het begin van de coronacrisis heeft de belastingdienst zich coulant opgesteld en mocht de vaste reiskostenvergoeding onder voorwaarde doorbetaald worden. 

Update 10 september 2021: Ook na 1 oktober mag de vaste reiskostenvergoeding doorbetaald blijven worden, dit is in ieder geval tot 1 januari 2022.

De laatste maanden van 2021

Het is nog steeds mogelijk om de onbelaste vaste reiskostenvergoeding te betalen in de laatste maanden van 2021. Ook wanneer de medewerker deze kosten niet meer (volledig) maakt als gevolg van thuiswerken. De voorwaarde blijft staan dat de medewerker recht had op de onbelaste vaste reiskostenvergoeding op 12 maart 2020. De maatregel blijft in ieder geval gelden tot 1 januari 2022.

Hoe verder in 2022?

Het reispatroon van de werknemers zal opnieuw bepaald moeten worden. Voor het vergoeden van de reiskosten zijn er twee mogelijkheden:

  1. Een vaste onbelaste reiskostenvergoeding die voldoet aan de 36 weken- of 128 dageneis. 
  2. Een variabele reiskostenvergoeding aan de hand van kilometerdeclaraties.

Vaste reiskostenvergoeding

Wil je jouw medewerkers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding verstrekken? Dan moet deze voldoen aan de 36 weken- of 128 dageneis. Hiervoor gelden de volgende uitgangspunten:

  • De onbelaste reiskostenvergoeding is maximaal 19 cent per kilometer;
  • Een kalenderjaar bestaat uit 214 werkdagen (hierbij wordt rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie en verlof);
  • Werknemers die altijd naar de vaste werkplek reizen, reizen in een kalenderjaar minstens 36 werkweken naar de vaste werkplek, of;
  • Werknemers die niet altijd naar de vaste werkplek reizen, reizen in een kalenderjaar minstens 128 dagen naar de vaste werkplek; 

Wordt er aan deze uitgangspunten voldaan? Dan mag de onbelaste vaste reiskostenvergoeding verstrekt worden aan de medewerker. Deze wordt berekend aan de hand van de volgende formule: 214 * # kilometers per dag * 0,19. De uitkomst hiervan wordt gedeeld door 12 om op de maandelijkse vergoeding uit te komen.

Voldoet de medewerker niet aan de 36 weken-of 128 dageneis? Dan zal de reiskostenvergoeding op basis van nacalculatie verrekend moeten worden, of er wordt vooraf besloten dat de medewerker op de reiskostenvergoeding ontvangt op basis van kilometerdeclaraties.

Variabele reiskostenvergoeding

Werknemers zijn zelf verantwoordelijk voor het juist declareren van de daadwerkelijk gereden kilometers voor het woon-werkverkeer. Deze mag je als werkgever tot 19 cent onbelast vergoeden. Betaal je als werkgever een hoger bedrag dan 0,19 cent? Dan is het bedrag boven de 0,19 cent belast, tenzij je de werkkostenregeling (WKR) hiervoor gebruikt.

Lees ook: Vaste reiskostenvergoeding blijft onbelast tijdens coronacrisis

Wil je alles weten over de reiskostenvergoeding en hoe deze in Humanwave wordt verwerkt? Lees dan onze helpfile: Onbelaste reiskosten | Hoe kan ik deze verstrekken?