Het einde van 2018 nadert. Heb jij al zin in 2019? Om 2019 moeiteloos in te stappen, moet de administratie gereed gemaakt worden voor de jaarafsluiting van 2018. Eén van de onderdelen van de administratie is het besteden van de vrije ruimte in de werkkostenregeling (WKR).
Heb je nog vrije ruimte over, of is deze al helemaal verbruikt? Wat kun je nog doen om de vrije ruimte te vullen? Wat zijn de consequenties van een overschrijding? Wat moet je doen? Humanwave geeft je de antwoorden.’
Achtergrond werkkostenregeling
Allereerst: wat is de werkkostenregeling (WKR) ook alweer? De WKR is op 1 januari 2015 verplicht gesteld voor alle werkgevers en houdt in dat je 1,2% van het totale fiscale jaarloon (de vrije ruimte) belastingvrij (netto) zonder bewijslast mag vergoeden aan de medewerkers. Vergoed je meer, dan betaal je hier 80% belasting over!
Voorbeeld: Het fiscale loon binnen je bedrijf is in 2018 € 500.000. Dit betekent dat je € 6.000 belastingvrij mag vergoeden aan de medewerkers. Heb je 20 werknemers in dienst , dan komt dit neer op € 300 per werknemer per jaar.
Heb je nog vrije ruimte over?
Is die € 300 per werknemer per jaar nu veel of weinig? Stel, je neemt je medewerkers twee keer per jaar uit eten ( wat per teamlid € 100 euro kost), het jaarlijkse bedrijfsuitje vieren we natuurlijk met bitterballen (per teamlid € 50), het kerstpakket (waarde € 50 euro) is een traditie en natuurlijk mag het verjaardagscadeau ( ter waarde van € 25 euro) niet ontbreken. Dit betekent dat je op jaarbasis € 225 euro per werknemer hebt uitgegeven. Je kunt in dit jaar dan nog een onbelaste vergoeding van € 75 per persoon aan je medewerkers verstrekken. Natuurlijk moet wel je kijken naar wat er in totaal binnen de organisatie al is uitgegeven. De financiële administratie kan je hierbij helpen. En mocht nu blijken dat er bijvoorbeeld nog 3.000 euro ‘over’ zou zijn en je wilt dat uitgeven, waar kun je dat dan zoal aan doen??
Doe een keertje gek!
Binnen de werkkostenregeling zijn er veel vergoedingen die je kunt toepassen. Wij noemen je de meest voorkomende vergoedingen:
- een kerstpakket
- een geschenk
- een netto bonus
- een bijdrage aan de personeelsvereniging
- een bedrijfsborrel buiten uw eigen pand
- een bedrijfsetentje buiten uw eigen pand
- een bedrijfsfeest buiten uw eigen pand
- bedrijfskleding met een logo kleiner dan 70cm2, die mee naar huis genomen mag worden
- een fitness abonnement buiten uw pand
- abonnement op vakliteratuur dat aan huis wordt bezorgd
- apparatuur, gereedschappen en instrumenten voor gebruik thuis
- representatiekosten en relatiegeschenken (aan medewerkers) voor interne relaties.
Het is uiteraard aan jezelf om te beslissen besluiten welke vergoeding je in aanmerking wil laten komen Wil je het naadje van de kous weten? Lees dan verder op de website van de Belastingdienst.
Wat is mijn huidige vrije ruimte?
Binnen humanwave kun je op ieder moment het actuele fiscale jaarloon – de vrije ruimte – inzien en weet je direct wat de gebruikte ruimte is. Met deze actuele gegevens kun je al een conclusie trekken en wellicht nadenken over een extraatje. Ook al valt de WKR onder het salaris, controleer deze gegevens altijd met de financiële administratie, want daar worden de kosten daadwerkelijk geboekt.
Heb je geen vrije ruimte meer over, of ga je eroverheen?
Dan is het raadzaam om nog eens goed naar de belaste vergoedingen te kijken. Zijn alle vergoedingen juist opgenomen in jouw administratie, of valt er nog wat te schuiven? Kun je geen aanpassingen meer maken en komt het bedrag van de vergoedingen boven de vrije ruimte van 1.2% van het jaarloon? Dan moet je over deze overschrijding 80% belasting betalen. Je dient dit op te geven in de loonaangifte van december 2018 of januari 2019.
Voorbeeld: Als het fiscale loon € 500.000 is, mag je dus € 6.000 belastingvrij vergoeden aan de medewerkers. Je hebt echter € 7.500 uitgegeven. Dit betekent dat je € 1.500 * 80% = € 1.200 moet aangeven in de loonaangifte van december 2018 of januari 2019.
Tot slot
Wij kunnen ons voorstellen dat je denkt: ‘Pfff, wat een gedoe die WKR’. Dan heb je een punt! Het is een administratieve last en met de in- en uitstroom van medewerkers, is het belangrijk dat je weet wat je doet. Wij zien dat er vaak nog vrije ruimte over is. Een tip: maak deze op! Een onverwacht gebaar doet wonderen in je bedrijf. Met de HR- & Salaris Software van humanwave helpen wij je graag verder. Kijk gerust verder op onze website. Wij zijn je graag van dienst. Je kunt ons bellen op 085 401 5150 of mailen naar info@humanwave.nl.
NB. Hoewel humanwave zich voortdurend inspant om te zorgen dat de informatie in dit document zo volledig mogelijk en actueel mogelijk is, kan humanwave geen garanties afgeven omtrent de juistheid, volledigheid of specifieke toepasbaarheid van de gepubliceerde informatie in dit document. ⓒ Humanwave B.V. Alle rechten voorbehouden.