Je bent verplicht om minimaal één keer per jaar vakantiegeld uit te keren. Deze toeslag moet uiterlijk in juni zijn betaald. Maar je mag ook met werknemers afspreken om het geld in termijnen of op een ander moment uit te keren. Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd. Overweeg je het vakantiegeld op een ander tijdstip uit te keren, check dan wel de CAO. Mogelijk is hierin vastgelegd dat het geld op een bepaald moment moet worden uitgekeerd.

Bij uitzendwerk, oproepkrachten/nuluurders of vakantiewerk mag je het vakantiegeld maandelijks uitkeren bij het reguliere loon. Het is belangrijk dat een werknemer goede notie heeft van het feit dat het vakantiegeld maandelijks wordt uitbetaald. Zet het vakantiegeld dus altijd apart op de strook of vermeld het in de arbeidsovereenkomst.

Werknemers kunnen vragen om hun vakantietoeslag eerder te ontvangen, om bijvoorbeeld een schuld te kunnen aflossen. Je mag hier gehoor aan geven, maar bent hiertoe niet verplicht.

In ieder geval moet het vakantiegeld eens per 12 maanden worden uitbetaald. Wanneer je het vakantiegeld te laat uitbetaalt, kunnen je werknemers een verhoging eisen van maximaal 50%. Houdt hier rekening mee. Heb je met de werknemers afspraken gemaakt over later uitbetalen en ze zijn hiermee akkoord dan is een verhoging niet aan de orde.

Volgens de wet heeft iedereen in loondienst recht op minimumvakantiebijslag, welke minimaal 8 procent van het bruto jaarloon bedraagt. Je mag er ook voor kiezen om een hoger percentage uit te betalen.

Wanneer je onder een CAO valt kan het zijn dat het CAO een hoger percentage aangeeft, dan dient deze te worden gehanteerd. Ondernemers die niet gekoppeld zijn aan een CAO, moeten minimaal 8% vakantietoeslag betalen. In sommige gevallen wordt er minder dan 8% vakantiegeld uitbetaald,

Het vakantiegeld wordt berekend op basis van het bruto jaarsalaris van de werknemer. Stel dat een werknemer een bruto jaarsalaris heeft van €40.000 en 8% vakantiegeld, dan zou het vakantiegeld 8% van dat bedrag zijn, oftewel €3.200.

Wanneer je als werkgever te weinig vakantiegeld geeft, kunnen werknemers geld terugeisen, en je kunt boetes en extra kosten krijgen. Ook kan dit slecht zijn voor de naam van je bedrijf, en het kan problemen met je personeel veroorzaken. De overheid kan ook controleren en boetes geven als je je niet aan de regels houdt. Daarom is het heel belangrijk om iedereen het juiste bedrag te betalen. Als je een fout maakt, los het dan snel op om problemen te voorkomen.

Als je van de Nederlandse Arbeidsinspectie bericht hebt gehad dat je een werknemer te weinig hebt betaalt, dan moet je binnen 4 weken het vakantiegeld alsnog uitbetalen. Je werknemer kan het vakantiegeld nog 5 jaar opeisen. Twijfel je of je vakantiegeld op de juiste manier berekent en uitbetaalt? Laat onze salaris experts je helpen en voorkom boetes. We laten je hier een aantal voorbeeld berekeningen zien. 

Hoe verwerk je als werkgever het vakantiegeld op een juiste manier volgens de regels van de belastingdienst? Bekijk hieronder alle onderdelen waar je rekening mee moet houden. Voor een juiste verwerking van het vakantiegeld, helpen onze salaris experts je graag. Je kunt bij Humanwave je complete salaris administratie laten uitvoeren, zo voorkom je fouten.

Loonheffing
Vakantiegeld kun je zien als loon en je moet hier loonheffing over betalen. Vakantiegeld wordt bovendien zwaarder belast dan het loon. Je werknemers moeten rekening houden met de actuele belastingschijven..

Jaaropgave
Werkgevers zijn verplicht om jaarlijks een jaaropgave te verstrekken aan hun werknemers. Hierin wordt het totale bruto-inkomen, inclusief vakantiegeld, vermeld, evenals de ingehouden loonheffing en andere relevante gegevens. Deze jaaropgave kan door werknemers gebruikt worden bij het invullen van hun belastingaangifte..

Wijzigingen in belastingwetgeving
Werkgevers moeten op de hoogte blijven van eventuele wijzigingen in de belastingwetgeving die van invloed kunnen zijn op de belasting over vakantiegeld. Dit helpt bij het tijdig aanpassen van de loonadministratie en het voldoen aan de actuele fiscale vereisten.