Wat je moet weten
over wettelijke vakantiedagen

Verlofmanagement is van cruciaal belang voor de medewerkers en wel om verschillende redenen:

• Ten eerste zorgt effectief verlofbeheer voor gezondheid en welzijn. Het stelt werknemers in staat om uit te rusten, op te laden en een gezonde werk-privébalans te behouden. Een goed verlofbeheer brengt zo niet alleen de rust binnen de organisatie, maar verhoogt ook de productiviteit.
• Ten tweede kan slecht verlofmanagement leiden tot operationele problemen. Denk aan situaties waarin te veel medewerkers tegelijkertijd met verlof zijn, waardoor de werkzaamheden worden verstoord, projecten vertraging oplopen en er extra werkdruk en werkstress ontstaat.
• Ten derde kan het ook leiden tot problemen zoals ‘verlofstuwmeren’, waarbij medewerkers ongebruikte verlofdagen opstapelen, maar ook tot uitval (lees: verzuim).
• Ten vierde zijn verlof en wettelijke feestdagen een financiële verplichting voor jouw organisatie. Ongebruikte verlofdagen leiden tot aanzienlijke financiële kosten en administratieve lasten. Immers, het verlof dat niet is opgenomen in het huidige jaar moet op de balans terugkomen in het nieuwe jaar. Er is immers sprake van een schuld aan de werknemers. Daarom zeggen wij altijd: verlof is geld!

1. Alle werknemers hebben minimaal recht op de wettelijke vakantiedagen. Dit zijn maximaal 20 dagen bij een werkweek van 40 uur (4 keer de overeengekomen arbeidsomvang per week). Alle vakantiedagen bovenop het aantal wettelijke vakantiedagen zijn bovenwettelijke verlofdagen. Wanneer er in jullie organisatie 24 verlofdagen van toepassing zijn wanneer de werknemer fulltime werkt, dan zijn dit 20 wettelijke en 4 bovenwettelijke verlofdagen. Valt jouw organisatie onder een CAO? Sla deze erop na om te kijken wat er wordt aangegeven over het verlof.

2. Bij de opname van verlof worden eerst de vakantiedagen opgenomen die als eerste zijn opgebouwd. Zo worden de wettelijke vakantiedagen eerst opgenomen en daarna de bovenwettelijke vakantiedagen. Niet opgenomen vakantiedagen kunnen komen te vervallen of verjaren.

3. De wettelijke vakantiedagen vervallen 6 maanden na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de aanspraak is verworven én wanneer de werknemer redelijkerwijs in staat is geweest om vakantie op te nemen.

4. Voor de bovenwettelijke vakantiedagen (en voor de dagen die de werknemer niet in redelijkheid heeft kunnen opnemen) geldt dat deze pas na een termijn van vijf jaar verjaren. Deze termijn begint ook te lopen na afloop na de laatste dag van het kalenderjaar waarin de vakantiedagen zijn opgebouwd.

5. Een werkgever heeft een actieve informatieplicht naar zijn werknemers toe. De werkgevers dienen werknemers erop te wijzen voordat vakantiedagen daadwerkelijk in mindering gebracht kunnen worden op het verlofsaldo. Gezien de jaarlijkse verval- en verjaringstermijnen is het van belang om werknemers hier ten minste één keer per jaar op te wijzen.

6. De werknemer moet het verlof schriftelijk of digitaal aanvragen.

7.Het is belangrijk dat je op tijd reageert op de vakantieaanvraag van een werknemer. Je moet dit binnen 2 weken doen nadat de verlofaanvraag heeft plaatsgevonden. Wanneer je als werkgever eventuele gewichtige redenen niet binnen die 2 weken schriftelijk bekend gemaakt, dan is de verlofaanvraag vastgesteld volgens de wensen van de werknemer.

8.Leidt de verlof aanvraag tot een ernstige verstoring van de bedrijfsvoering dan mag de aanvraag afgewezen worden. De gevolgen van de verstoring van de bedrijfsvoering moeten worden afgewogen tegen de gevolgen die de afwijzing heeft voor de werknemer. Ga in gesprek met de werknemer om gezamenlijk tot een goede oplossing te komen.

9.Zieke medewerkers bouwen in ieder geval wettelijke vakantiedagen op. Voor de bovenwettelijke dagen geldt wat er is afgesproken met de werknemer of wat de CAO voorschrijft.

10. Lukt het een zieke werknemer niet het verlof op te nemen dan vervallen de wettelijke dagen niet. Het bewijs hiervoor ligt bij de werknemer.

11.Wordt de werknemer ziek tijdens het verlof, dan raken de vakantiedagen waarop de werknemer ziek is niet kwijt. Deze dagen worden namelijk gezien als ziektedagen. De werknemer kan zijn vakantiedagen op een later moment opnemen. Let op dat de werknemer zich wel op tijd ziek meldt en handelt volgens het verlofprotocol.

12.Een zieke werknemer mag op vakantie met goedkeuring van de arbodienst/bedrijfsarts.

Een van de grootste uitdagingen waarmee organisaties te maken hebben bij de jaarovergang is het voorkomen van verlofstuwmeren. Een verlofstuwmeer ontstaat wanneer medewerkers hun verlofdagen niet opnemen gedurende het jaar en ze allemaal aan het einde van het jaar willen opnemen. Dit kan zich voordoen wanneer werknemers om verschillende redenen, zoals een hoge werkdruk, project deadlines, of door personeelstekorten, er niet in slagen om hun verlofdagen op te nemen binnen het lopende kalenderjaar. Het kan ook zo zijn dat het probleem van te veel verlof in eerdere jaren al is ontstaan.

Het beheren van een verlofstuwmeer kan een hele grote uitdaging zijn voor organisaties, omdat dit veel opgehoopte verlofdagen kan betekenen die op een bepaald moment moeten worden opgenomen. Denk aan de vervaldata van de verlofdagen.
Het heeft ook financiële implicaties, omdat sommige organisaties werknemers toestaan om een deel van hun verlofuren uit te betalen bij vertrek of pensionering. En niet opgenomen verlof dient als een voorziening te worden opgenomen op de balans. Het effectief beheren van verlofstuwmeren vereist vaak een goed ontworpen verlofbeleid en strategieën om ervoor te zorgen dat medewerkers regelmatig tijd voor zichzelf nemen. Verlof is geld onthoud dit goed! Wij kunnen je helpen met het voorkomen van: verlofstuwmeren in 2024.

Je mag de wettelijke vakantiedagen niet in geld uitkeren zolang de arbeidsovereenkomst van kracht is. Iedere werknemer in Nederland heeft namelijk recht op een minimumaantal vakantiedagen. In 2 situaties mag het verlof wel uitbetaald worden:
1. De bovenwettelijke vakantiedagen mag je uitbetalen in goed overleg met je werknemer. Dit moet wel zijn vastgelegd of in de CAO staan. Je mag een werknemer nooit dwingen zijn bovenwettelijke vakantiedagen uit te keren in geld. De werknemer mag ook niet eisen dat de bovenwettelijke vakantiedagen uitbetaald worden. Een verzoek kun je dus weigeren.
2. Bij ontslag of vertrek van een werknemer moeten alle overgebleven vakantiedagen worden uitbetaald.
Let op dat bij het uitbetalen van de verlofdagen ook de vakantietoeslag (vakantiegeld) wordt uitbetaald