On- en offboarden

De medewerkersreis

Onderdeel van de HR-software. Probeer de HR-software voor slechts €5,00,- per contract p/m. De reis van jouw medewerker leg je vast in ons HR-systeem. Vanaf het instappen tot het verlaten van het team, hou je digitaal bij welke stations er afgelegd worden. Met de juiste papieren op zak, randvoorwaarden compleet, worden nieuwe medewerkers ingevoerd. Eenmaal onderweg worden belangrijke momenten vastgelegd. Als de medewerker uitstapt, wordt deze netjes uitgezwaaid.

Humanwave 5 HR software 5 On- en offboarden

FUNCTIONALITEITEN

On- en offboarden

WELKE ZAKEN MOET IK REGELEN BIJ HET ONBOARDEN VAN EEN MEDEWERKER

Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, is het belangrijk om dit professioneel en correct aan te pakken. Een eerste indruk kan je immers maar 1 keer maken. Er moeten altijd veel zaken worden geregeld bij een indiensttreding. Zorg ervoor dat je niets vergeet. 

– kondig de medewerker aan binnen de organisatie

– voer de nieuwe medewerker in het HR-systeem

– stel de arbeidsovereenkomst op

– nodig de medewerker uit voor toegang toe het HR-systeem

– pas de 4-ogen controle toe, laat de medewerker de gegevens controleren

WAT MOET IK DOEN BIJ HET OFFBOARDEN?

De manier waarop de ontbinding van het contract met een medewerker tot stand komt, bepaalt welke acties er nodig zijn. Een medewerker kan de organisatie verlaten:

– met wederzijds goedvinden;

– het contract wordt niet verlengd;

– de medewerker neemt zelf ontslag.

Op onze pagina over de ontslagvergoeding lees je meer in detail over welke regels er gelden bij een ontslag.

OFFBOARDEN MET WEDERZIJDS GOEDVINDEN

Dat wil zeggen ontslag waarbij een tijdelijk contract wordt ontboden, of een vast contract wordt ontboden, en de werkgever en werknemer samen in onderhandeling gaan over de ontslagprocedure. 

Exitgesprek
Tijdens het exitgesprek wordt de vaststellingsovereenkomst (VSO) opgesteld. Hierin worden onder andere alle afspraken over verlof, laatste werkdag en bijkomende zaken vastgelegd. Ook wordt hierin de hoogte van de ontslagvergoeding vastgelegd. Lees hier wat er allemaal in de VSO wordt opgenomen. Sla de opgestelde VSO op in het dossier van de medewerker.
 
Uitvoering
Nadat de VSO definitief is, de medewerker heeft namelijk twee weken bedenktijd, kun je de arbeidsrelatie in orde maken aan de hand van de gemaakte afspraken. Zet de uitbetaling voor de ontslagvergoeding klaar. Lees hoe je de ontslagvergoeding op de juiste wijze uitbetaalt.
Controle
Aan de hand van de uit dienst takenlijst, controleert HR of alles is afgerond. De medewerker download zelf zijn documenten.
Laatste loonstroken
Werk je met Humanwave Salaris, controleer dan de laatste loonstroken van de medewerker extra goed. Staat de ontslagvergoeding op de strook en de andere afspraken zoals overeengekomen in de VSO? Staat het vakantiegeld erop? Zijn alle laatste openstaande zaken verrekend? Zijn alle declaraties en openstaand verlof uitbetaald? Zijn er nog er nog extra uren die verrekend moeten worden? Wanneer dit allemaal erop staat, kun je de stroken zonder problemen definitief maken.
Afhandeling
Werk je met Humanwave Salaris, dan zullen de laatste loonstroken en jaaropgave nagemaild moeten worden. De medewerker heeft immers geen toegang meer tot het systeem. Via het rapport ‘medewerkers uit dienst’ controleer je snel wie er allemaal nagemaild moeten worden. Daarnaast kun je met herinneringen de AVG termijnen bijhouden, zodat je gegevens van de oud-medewerker niet langer bewaard dan mag.

OFFBOARDEN HET CONTRACT WORDT NIET VERLENGD

Herinnering: Contract verloopt
Vanuit de software ontvang je herinneringen voor het aflopen van een contract, zo loop je niet het risico dat iemand stilzwijgend verlengd wordt en dat je een aanzegboete moet betalen. Daarna zal er besloten moeten worden of iemand verlengd wordt, of dat er aangezegd moet worden.
Aankondiging
De medewerker moet geïnformeerd worden, stuur de aanzeggingsbrief op tijd op.
Let op: aanzeggen moet 1 maand (uiterlijk) voor het aflopen van het contract gebeuren. Doe je dit niet dan loop je als werkgever het risico 1 maandsalaris van de medewerker door te moeten betalen (de aanzegboete).
Exitgesprek
Maak afspraken over het resterende verlof en hoe de afronding zal lopen. Wijs er tijdens het exitgesprek op dat de medewerker toegang tot Humanwave verliest en de benodigde documenten uit Humanwave voor de laatste werkdag zal moeten downloaden, denk hierbij aan loonstroken en jaaropgaven.
Uitvoering
Leg de afspraken vanuit het exitgesprek vast; neemt de medewerker verlof op of wordt er nog een deel uitbetaald? Omdat de medewerker niet verlengd wordt, dien je een transitievergoeding te betalen. Werk je met Humanwave Salaris? Lees hier hoe je een transitievergoeding op de juiste wijze uitbetaald.
Controle
Aan de hand van de uit dienst takenlijst, controleert HR alles is afgerond. De medewerker download zelf zijn documenten.
Laatste loonstroken
Werk je met Humanwave Salaris, controleer dan de laatste loonstroken van de medewerker extra goed. Staat het vakantiegeld erop? Zijn alle laatste openstaande zaken verrekend? Zijn alle declaraties en openstaand verlof uitbetaald? Zijn er nog er nog extra uren die verrekend moeten worden? Staat de transitievergoeding op de strook? Wanneer dit allemaal erop staat, kun je de stroken zonder problemen definitief maken.
Afhandeling
Werk je met Humanwave Salaris, dan zullen de laatste loonstroken en jaaropgave nagemaild moeten worden. De medewerker heeft immers geen toegang meer tot het systeem. Via het rapport ‘medewerkers uit dienst’ controleer je snel wie er allemaal nagemaild moeten worden. Daarnaast kun je met herinneringen de AVG termijnen bijhouden, zodat je gegevens van de oud-medewerker niet langer bewaard dan mag.

OFFBOARDEN MEDEWERKER NEEMT ONTSLAG

Aankondiging
De medewerker komt met het nieuws dat hij of zij iets anders heeft gevonden, en stopt bij jullie organisatie. Het offboarden wordt ingang gezet. Er wordt een exitgesprek ingepland, om alles goed te laten afronden, en wanneer het tijd is, wordt de organisatie over het vertrek geïnformeerd. Via berichten in Humanwave kun je in een keer iedereen op de hoogte stellen.
Afsluiten arbeidsrelatie
Sluit de arbeidsrelatie als eerste af. Zo heb je direct zicht op hoeveel verlof de medewerker nog open heeft staan en wat er nog verrekend moet worden.

. Nadat je de arbeidsrelatie hebt afgesloten kun je onder ‘planning’ het beschikbare verlofsaldo terugzien.

Exitgesprek
Maak afspraken over het verlof, en hoe de afronding zal lopen. Wijs er tijdens het exitgesprek op dat de medewerker toegang tot Humanwave verliest en de benodigde documenten uit Humanwave voor de laatste werkdag zal moeten downloaden, denk hierbij aan loonstroken en jaaropgaven.

Uitvoering & Controle
Leg de afspraken vanuit het exitgesprek vast; neemt de medewerker verlof op of wordt er nog een deel uitbetaald?
Laatste loonstroken
Werk je met Humanwave Salaris, controleer dan de laatste loonstroken van de medewerker goed. Staat het vakantiegeld erop? Zijn alle laatste openstaande zaken verrekend? Zijn alle declaraties en openstaand verlof uitbetaald? Zijn er nog er nog extra uren die verrekend moeten worden? Wanneer dit allemaal erop staat, is de salarisadministratie van de oud-medewerker afgerond.
 Afhandeling
Werk je met Humanwave Salaris, dan zullen de laatste loonstroken en jaaropgave na gemaild moeten worden. De medewerker heeft immers geen toegang meer tot het systeem. Via het rapport ‘medewerkers uit dienst’ controleer je snel wie er allemaal nagemaild moeten worden. Daarnaast kun je met herinneringen de AVG termijnen bijhouden, zodat je gegevens van de oud-medewerker niet langer bewaard dan mag.

hoe je overstapt

Onze werkwijze

Werken met de HR-software  gaat heel eenvoudig. We leggen je uit wat de stappen zijn om zo snel mogelijk de voordelen van de verlofapp te ervaren. 

Stap 1

Gratis proefversie of demo

Meld je aan voor een gratis demo of bekijk direct de proefversie de eerste 30 dagen gratis. Zo kun je ervaren hoe gebruiksvriendelijk de software is, en hoe je bijvoorbeeld medewerkers toevoegt.

Stap 2

Aanmelden nieuwe klant

Door je aan te melden, hebben we alle gegevens voor de maandelijkse facturatie en het inregelen van de software.

Stap 3

Migreren of inregelen HR-software

We bespreken hoeveel tijd dit onderdeel zal duren en/of ondersteuning gewenst is. Het is mogelijk om een klantspecifieke landingspagina te krijgen.

Stap 4

In gebruik nemen HR-software

De software is gereed, en je medewerkers kunnen hiermee aan de slag. Humanwave staat 24/7 voor je klaar via onze  support gedurende kantoortijden en onze helpfiles daarbuiten.

15 jaar ervaring

Persoonlijk

Goede klantenservice

Kennispartner

Wij werken volgens een ‘Fair Use Policy’. Dit betekent dat je alleen betaalt voor je werkelijke gebruik.
Wel zo eerlijk vinden wij. Bekijk onze tarieven.

neem vrijblijvend contact met ons op

Contact

We staan graag voor je klaar. Je kunt ons op verschillende manieren bereiken.

085 401 51 50

Bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur.

info@humanwave.nl

We nemen zo snel mogelijk contact met je op.

w

Chat via groene knop

Bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur.