AVG wet

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is onmisbare wetgeving voor iedere werkgever. Pas deze zorgvuldig toe.
.

Humanwave 5 HR-wetgeving 5 AVG wet

wettelijke verplichtingen

De AVG wet in een notendop

Wat betekent de AVG-wetgeving voor jouw HR-administratie? Wat zijn precies persoonsgegevens en hoe verwerk je deze volgens de laatste eisen van de AVG wet? Wij informeren je over deze wet. 

  • Zo kun je bijvoorbeeld meer lezen over de arbo-cyclus en de rol van de arbeidsinspectie. We geven je ook inzicht in de regels die gelden rondom de arbeidsomstandigheden op het werk. Lees daarvoor de veel gestelde vragen over de AVG wet.
    • Omdat elke bedrijf weer anders is, kan je met specifieke vragen over AVG wetgeving bij ons terecht. Neem dan contact met ons op.

    veelgestelde vragen

    De AVG wet

    R

    WAT IS AVG WETGEVING?

    Binnen de gehele Europese Unie is sinds 25 mei 2018 de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) van toepassing zijn. In Nederland en België is deze wet bekend als de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze wetgeving, die in 2016 in werking is getreden, is er om ons vertrouwen te geven dat er alles aan gedaan wordt zodat onze gegevens niet zomaar gebruikt kunnen worden door anderen.

     

     

    Informeer jouw medewerkers over de AVG wet

    Wil je de medewerkers in begrijpelijke taal op de hoogte te brengen van de manier waarop je hun persoonsgegevens verwerkt in jullie organisatie? Dan kun je het bijgevoegde document delen met de medewerkers die al in dienst zijn en medewerkers die in dienst komen.

    Hierbij het document.

    R

    BELANGRIJKE VERPLICHTINGEN

    Iedere organisatie dient in ieder geval aan de volgende drie GDPR/AVG verplichtingen te voldoen:
    1. Organisaties moeten op een begrijpelijke manier communiceren over hoe data verzameld en verwerkt wordt.
    2. Organisaties moeten persoonsgegevens kunnen verwijderen (Recht om vergeten te worden) als de persoon dit vraagt, maar alleen als er geen geldig tegenargument gegeven kan worden.
    3. Organisaties zijn verplicht een datalek (Meldplicht bij datalekken) te melden binnen 72 uur, tenzij je kunt aantonen dat het lek geen gevaar is voor de verzamelde persoonsgegevens.

    BELANGRIJKE BEGRIPPEN

    Persoonsgegevens zijn onder andere de naam, adres, e-mailadres, foto’s, etc. Oftewel alles waarmee een persoon/burger geïdentificeerd kan worden.

    Wat is het verschil tussen reguliere persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens?
    Reguliere persoonsgegevens:

    De volgende gegevens kunnen persoonsgegevens zijn, wanneer ze (op zichzelf of in combinatie met andere gegevens) tot een persoon te herleiden zijn: NAW gegevens, leeftijd, Externe code, telefoonnummer, e-mail adres, IP adres, bank gegevens en videobeelden.

    Bijzondere persoonsgegevens:

    In beginsel is het verwerken van bijzondere persoonsgegevens niet toegestaan. Denk aan: etnische afkomst, godsdienst of geloofsovertuiging, politieke voorkeur, gezondheid, seksuele leven, lidmaatschap van een vakbond, biometrische gegevens, genetische gegevens, BSN*
    (* het is nog onduidelijk hoe onder de AVG aan dit gegeven invulling wordt gegeven)

    BEWAARTERMIJN BELASTINGWETGEVING

    Het vertrouwensbeginsel
    De volgende fiscaal relevante basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:

    • Grootboek
    • Debiteurenadministratie
    • Crediteurenadministratie
    • Voorraadadministratie
    • In- en verkoopadministratie
    • Loonadministratie

    Uitzonderingen: Gegevens van onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Ook als je elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten levert moet je de administratie 10 jaar bewaren.

    MAG JE EEN MEDEWERKER ANONIMISEREN?

    Als organisatie verwerk je persoonsgegevens waarvoor je een wettelijke grondslag hebt. Om problemen te voorkomen is het belangrijk om te weten dat je de privacy rechten van betrokkenen niet zonder meer kunt uitoefenen omdat je moet voldoen aan de belastingwetgeving. Wanneer een medewerker aangeeft dat hij geanonimiseerd wil worden terwijl hij bij jou in dienst is, dan moet je dit verzoek weigeren. Immers, voor het voeren van een juiste loonadministratie is dit een vereiste.

    BEWAARTERMIJN SOLLICITANTEN

    De volgende basisgegevens dien je 1 jaar te bewaren:

    • Sollicitatiegegevens, zoals brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift (met toestemming na afwijzing)
    • Gegevens uit psychologisch onderzoek

    De volgende basisgegevens dien je 4 weken te bewaren:

    • Sollicitatiegegevens, zoals brief, formulier, CV, referenties, getuigschrift (zonder toestemming na afwijzing)
    • Gegevens uit psychologisch onderzoek

    BEWAARTERMIJN LOONADMINISTRATIE VOOR MEDEWERKERS IN DIENST

    De volgende basisgegevens dien je 7 jaar te bewaren:

    • Persoonlijke gegevens, zoals naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat
    • Datum in dienst
    • Salarisadministratie
    • Arbeidsvoorwaarden
    • Afstandsverklaring woon-werkverkeer
    • Afspraken in verband met levensloopregeling
    • Samenleving/partnerschapwaaraan de periodieke loonsverhoging is gekoppeld?

    Mannen zijn meer geneigd hun prestaties onder de aandacht te brengen. Vrouwen en medewerkers uit culturen waarin bescheidenheid een deugd is, doen dit veel minder. Heb je als leidinggevende ook voldoende oog voor hun prestaties?

    BEWAARTERMIJN LOONADMINISTRATIE VOOR MEDEWERKERS UITDIENST

    De volgende basisgegevens dien je 5 jaar te bewaren:

     

    • Loonbelastingverklaringen (ook de loonbelastingverklaringen die zijn vervangen door nieuwe)
    • Kopie identiteitsbewijs
    • Kopie tewerkstellingsvergunningDe volgende basisgegevens dien je 2 jaar te bewaren:
    • Arbeidsovereenkomsten
    • Beoordelingsverslagen
    • Correspondentie
    l

    OVERIGE ZAKEN M.B.T. DE BEWAARTERMIJN

    1. Een concurrentiebeding moet je bewaren zolang het beding van toepassing is.
    2. Informatie over de opleidingen die tijdens het dienstverband zijn gevolgd, moet je – indien de medewerker de opleidingskosten moet vergoeden na de beëindiging van het dienstverband – ook bewaren in de periode van terugbetaling.
    3. De aanvraag voor een opleiding door de medewerker bewaar je tot de afronding of afbreking van de opleiding.
    4. Afspraken over de loopbaan gelden tot realisatie.
    5. Ziektekosten bewaar je voor de duur van de verzuimverzekering tot aan het vertrek van de medewerker of stopzetting van de verzekering.
    6. Loonbeslag moet je bewaren tot de opheffing van het loonbeslag.
    7. Brieven op het gebied van jubilea bewaar je tot de beëindiging van het dienstverband.
    8. Bij een arbeidsconflict worden gegevens langer bewaard. Deze gegevens zul je immers nog nodig hebben.
    9. Geeft een oud-medewerker expliciete toestemming, dan mogen gegevens ook langer bewaard worden.
    10. Bij een overname, fusie of faillissement kunnen personeelsdossiers overgedragen worden, mits dit ordentelijk is gecommuniceerd aan de medewerkers. Je mag alleen de relevante gegevens overdragen en moet de medewerker recht op inzage geven.

    service VERZUIM

    Wil je ook voldoen aan de AVG wet?

    Wil jij ook voldoen aan de AVG en kun je hier ondersteuning bij gebruiken of wil je hier meer over weten, neem dan vrijblijvend contact op. We hebben alle expertise op het gebied van AVG wetgeving.

    neem vrijblijvend contact met ons op

    Contact

    We staan graag voor je klaar. Je kunt ons op verschillende manieren bereiken.

    085 401 51 50

    Bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur.

    info@humanwave.nl

    We nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    w

    Chat via groene knop

    Bereikbaar op werkdagen tussen 9.00 en 17.00 uur.