De werkkostenregeling (WKR)
Werkgevers mogen werknemers onbelaste vergoedingen geven. Denk aan cadeaubonnen of een kerstpakket. Dit wordt geregeld via de werkkostenregeling, de WKR. Dit mag niet onbeperkt dus pas de regels zorgvuldig toe en zorg ervoor dat dit geen hoofdpijn dossier wordt.
- Lees de veel gestelde vragen over de WKR.
- Alle informatie altijd binnen handbereik? Download ons whitepaper.
- Omdat elke bedrijf weer anders is, kan je met specifieke vragen over de WKR bij ons terecht. Neem dan contact met ons op
service WKR
Wil je de WKR ook correct uitvoeren?
We hebben je kort geïnformeerd over de WKR. Wil je de wet goed toepassen dan kan je ons whitepaper over de WKR downloaden. We geven daarin actuele informatie, duidelijke voorbeelden en handige tips om de WKR correct uit te kunnen voeren. Zijn er nog steeds vragen? Neem gerust contact op. We hebben alle expertise op het gebied van de WKR in huis.
Gratis download: WKR whitepaper
Vul het formulier in en ontvang de whitepaper
Ontvang de WKR white paper 2025
"*" geeft vereiste velden aan
veelgestelde vragen
De WKR
Wat is de WKR?
Met de werkkostenregeling kunnen ondernemers een percentage van het totale fiscale loon, in de vorm van netto vergoedingen, goederen of terbeschikkingstellingen, verstrekken aan medewerkers. Bij netto vergoedingen kun je denken aan: kerstpakketten, personeelsfeestjes, netto vergoedingen zonder bonnetjes of kilometervergoedingen (netto) boven de 22 cent (2024)
Sinds 2020 is de vrije ruimte vergroot en is het tweeschijvenstelsel ingevoerd.
Hoe bereken je de vrije ruimte?
De hoogte van de vrije ruimte wordt bepaald door het totale loon voor de loonbelasting in één jaar. De vrije ruimte wordt als volgt berekend: over de eerste€ 400.000 van het totale loon geldt een vrije ruimte van 1,7%.
Boven de € 400.000 geldt het percentage van 1,18%. Omdat er gewerkt wordt met twee tarieven wordt dit ook wel het tweeschijvenstelsel genoemd.
Waaraan kan je de vrije ruimte besteden (team)
Wat zijn voorbeelden van kosten die je kunt toedelen aan WKR? De meeste bedrijven beperken zich vaak tot het jaarlijkse teamuitje of het kerstpakket bij de besteding van de vrije ruimte. Maar heb je wel eens gedacht aan de volgende mogelijkheden:
Duurzaamheid: Stimuleer initiatieven die bijdragen aan een groenere werkomgeving.
Fietsplan: Moedig medewerkers aan om op de fiets naar het werk te komen.
Gezonde lunch: Bied gezonde lunchopties aan om het welzijn van je team te bevorderen.
Teambonus: Introduceer een teambonus om samenwerking en prestaties te belonen.
Waaraan kan je de vrije ruimte besteden (persoonlijk)
Heb je er wel eens aan gedacht om de WKR in te zetten voor secundaire arbeidsvoorwaarden? Je kan denken aan:
Sport abonnementen: Bied sport abonnementen aan bij een sportschool of yogastudio om de fysieke gezondheid te stimuleren.
Coaching: Faciliteer coaching met een focus op persoonlijke ontwikkeling en welzijn.
Kinderopvang: Bied ondersteuning om medewerkers te helpen een betere werk-privébalans te bereiken.
Hoe helpt Humanwave je met het verwerken van de WKR?
Bij Humanwave zijn wij volledig op de hoogte van alle wetgeving rondom de WKR. Wanneer je de salarisadministratie hebt uitbesteed aan Humanwave helpen wij je met het uitbetalen van de vakantiedagen en kun je ook voor advies bij ons terecht. Wil je meer informatie, kijk dan bij:
Overschrijding van de vrije ruimte
Over het bedrag dat binnen de vrije ruimte valt, betaal je geen loonbelasting. Vergoed je netto meer dan de vrije ruimte, dan moet je daar 80% loonbelasting over betalen in de vorm van een eindheffing. Je hoeft hier geen premie volksverzekeringen, premies werknemersverzekering, werkgeversheffing Zvw of een bijdrage Zvw over te betalen of in te houden.
De werkkostenregeling geldt per werkgever
Je maakt gebruik van de werkkostenregeling als individuele werkgever. Als je een loon heffingsnummer hebt met meerdere subnummers (bijvoorbeeld L01 of L02), dan geldt de werkkostenregeling voor alle subnummers samen. Voor het berekenen van de vrije ruimte tel je dan het fiscale loon van alle subnummers bij elkaar op. Dit wordt de concernregeling genoemd. De voorwaarden hiervoor zijn:
- Werkgever heeft een belang van ten minste 95% in een andere werkgever.
- Een andere werkgever heeft een belang van ten minste 95% in jouw bedrijf.
- Een derde heeft een belang van ten minste 95% in jouw bedrijf en daarnaast een belang van ten minste 95% in een andere werkgever (Holding met meerder werkmaatschappijen onder zich.)
De gebruikelijkheidstoets
Als de Belastingdienst de financiële administratie controleert dan bekijken ze aan de hand van de ‘gebruikelijkheidstoets’ of de vrije ruimte goed verdeeld is over alle werknemers. Dit houdt in dat de Belastingdienst kijkt of de vrije ruimte bijvoorbeeld niet geheel is uitgegeven aan slechts één werknemer. Of dat alleen het management vergoedingen krijgt en de andere werknemers niets. Daarnaast wordt er ook gekeken naar het bedrag per werknemer. Als de Belastingdienst vaststelt dat niet is voldaan aan de gebruikelijkheidstoets en dit kan aantonen, wordt een eindheffing van 80% opgelegd over het bedrag dat de vrije ruimte overschrijdt.
De maximale WKR vergoeding per persoon
Als vuistregel wordt de grens van maximaal € 2.400 per werknemer aan netto vergoedingen en goederen verstrekkingen beschouwd als ‘gebruikelijk’.
De WKR in 5 stappen
Stap 1: Bepaal wat loon is.De werkkostenregeling geldt alleen als de vergoeding, verstrekking of terbeschik kingstelling loon is.
Stap 2: Controleer of uitgaven onder de gerichte vrijstelling of nihilwaardering vallen. Uitgaven die buiten de relatie werkgever-medewerker vallen, tellen niet mee voor de WKR.
Stap 3: Controleer je of uitgaves norm bedragen hebben.
Stap 4: Verwerk uitgaven als eindheffings- of brutoloon. Je kunt ervoor kiezen om een vergoeding, verstrekking of terbeschikkingstelling niet onder de werkkostenregeling te laten vallen, maar onder het eindheffingsloon of als brutoloon bij de medewerker.
Stap 5: Bereken het bedrag boven de vrije ruimte Als je teveel kosten in de vrije ruimte hebt gezet dan kost dit je 80% eindheffing.
neem vrijblijvend contact met ons op
Contact
Zijn er naar aanleiding van bovenstaande uitleg nog vragen? We staan graag voor je klaar.
Je kunt ons op verschillende manieren bereiken.
085 401 51 50
info@humanwave.nl
We nemen zo snel mogelijk contact met je op.