Het einde van de maand nadert en de verloning moet weer in orde gemaakt worden. Maar wat moet er allemaal gebeuren? En hoe weet ik zeker dat alles goed gaat?
Om u hierbij te helpen, heeft humanwave (leverancier van online hr, salaris en uren software) het IMCAV© model ontwikkeld. Met dit model heeft u direct inzichtelijk wat er precies moet gebeuren in het salarisproces om foutloos te kunnen verlonen en in welke volgorde dit dient te gebeuren.
De 5 stappen om foutloos te verlonen zijn:
-
Inventariseren – Met de inventarisatie wordt bedoeld of alle gegevens die nodig zijn voor de verloning van deze maand inzichtelijk zijn. Heb ik alle gegevens op een rijtje? Zijn er nieuwe medewerkers in dienst gekomen? Gaan er mensen uit dienst? Zijn er mensen die een aanpassing in hun salaris hebben? Zijn alle uren ingevuld en goedgekeurd? Zijn alle declaraties beoordeeld? Moeten er nog bonussen worden uitbetaald of boetes worden ingehouden. Alle veranderingen van deze maand moeten in beeld worden gebracht voordat er correct verloond kan worden.
-
Muteren – Bij het muteren voert u de mutaties door die u hierboven heeft geïnventariseerd en geeft u deze mutaties in voor de betreffende periode.
-
Controleren- Bij het controleren kijkt u naar de concept loonstroken of alle mutaties goed verwerkt zijn. Daarnaast controleert u eventueel of er pensioen is ingehouden bij nieuwe medewerkers en of lunch bijdragen en reiskosten bij deze medewerkers aanwezig zijn. Ook controleert u mogelijk de extra gewerkte uren. Wanneer alles in orde is, kunt u de loonstroken verstrekken aan uw medewerkers. Dit is erg belangrijk, want het achteraf corrigeren van gegevens doet u liever niet. Dit kost onnodig veel tijd en kan verdere verwarring veroorzaken.
-
Afhandelen – Wanneer uit de controle blijkt dat alles correct is, kunt u overgaan tot deze stap. Mocht u nog fouten tegenkomen in stap 3, verbeter deze dan eerst, alvorens u doorgaat met het afhandelen. Afhandelen is het moment waarop u de betaalbestanden aanmaakt en deze betaalbaar zet in uw bank en de stroken definitief maakt.
-
Verantwoorden – De vijfde en laatste stap is de verantwoording naar de Belastingdienst en de financiële administratie. De loonaangifte voor de Belastingdienst moet u aan het einde van elke periode op tijd bij de Belastingdienst indienen en betalen. Het gaat altijd om de voorafgaande periode. De loonjournaalposten kunt u gebruiken voor de verantwoording naar de financiële administratie. Bent u aangesloten bij een pensioenfonds dan moet u ook de gegevens die het pensioenfonds wenst aanleveren. De aan te leveren gegevens verschillen per pensioenfonds.
Op naar een foutloze verloning!
Wilt u de IMCAV altijd bij de hand hebben?
Laat het ons hier weten en wij sturen je ons offline IMCAV model graag toe.