Er komt een nieuwe gerichte vrijstelling voor de vergoeding van de kosten voor thuiswerken. Vanaf 1 januari 2022 mag de werkgever maximaal 2 euro (gedeeltelijk of volledig) per dag verstrekken als onbelaste thuiswerkvergoeding.
Naar verwachting blijven meer werknemers ook na de versoepelingen van het thuiswerkadvies vanuit huis werken. Om de werknemer tegemoet te komen voor deze extra kosten mag de werkgever vanaf 2022 tot 2 euro per thuiswerkdag vergoeden. Dit bedrag is gebaseerd op de eerder berekende kosten door het Nibud.
Reiskostenvergoeding of thuiswerkvergoeding
Er mag niet voor een dezelfde dag een onbelaste reiskostenvergoeding én een thuiswerkvergoeding gegeven worden. Denk bijvoorbeeld aan wanneer werknemer een deel van de dag vanuit huis werkt, en een deel van de dag vanuit kantoor (de vaste werkplek). In dit geval kan er maar één gerichte vrijstelling vergoed worden; of reiskosten of thuiswerken.
Een uitzondering hierop is dat de thuiswerkvergoeding wel samen vergoed mag worden met reiskosten voor zakelijke kilometers: in het geval dat wanneer een medewerker naar een andere plek dan de vaste werkplek reist, bijvoorbeeld voor een klantbezoek.
Een vaste thuiswerkvergoeding
De werkgever en werknemer kunnen afspraken maken over het aantal dagen dat de werknemer thuis zal werken. Op basis van het aantal dagen dat de werknemer vanuit huis werkt, wordt de basis van de verhouding voor de thuiswerk- en reiskostenvergoeding. Het kabinet heeft voorgesteld om een vergelijkbare regeling zoals de 128-dagen regeling te introduceren voor de vaste thuiswerkvergoeding.
Wat houd de 128-dagen regeling in?
Werkt de werknemer ten minste 128 dagen in het kalenderjaar thuis? Dan mag de werkgever de thuiswerkvergoeding geven alsof de werknemer 214 dagen thuiswerkt als vaste thuiswerkvergoeding.
Werkt de medewerker, vier, drie, twee, of één dag thuis in plaats van vijf, dan worden deze dagen pro rata berekend, zo ook het aantal dagen in het kalenderjaar.
Wil je een hogere thuiswerkvergoeding verstrekken dan 2 euro per dag? Dan zal het bedrag boven de 2 euro zal deze aan de werknemer belast moeten worden of je zal dit gedeelte belast in de vrije ruimte van de werkkostenregeling moeten vallen.
Thuiswerkvergoeding tot 31 december 2021
Tot het jaareinde is de thuiswerkvergoeding nog niet gericht vrijgesteld. Om deze toch te kunnen vergoeden aan jouw werknemers kun je hiervoor de vrije ruimte van de werkkostenregeling aanspreken.
In 2021 is de vrije ruimte vergroot tot 3% over de eerste 400.000 euro van de totale loonsom. Overschrijd je de vrije ruimte, dan zal hier een eindheffingsloon over betaald moeten worden.