Terminologie

Ontslag: Zodra een arbeidsovereenkomst wordt beëindigd of niet verlengd is er sprake van ontslag. Ook beëindiging tijdens proeftijd valt hieronder. Voordat je tot ontslag overgaat, moet je goed weten wat hierbij komt kijken. 

Je mag een medewerker alleen ontslaan als je daar een goede reden voor hebt en je moet je daarbij aan het ontslagrecht houden. Op de website van de Rijksoverheid kun je hier meer informatie over terugvinden.

Transitievergoeding: Een wettelijk verplichte ontslagvergoeding waar medewerkers in bepaalde situaties recht op hebben en die conform een wettelijk vastgestelde berekening wordt bepaald. Meer weten? Klik hier. 

Ontslagvergoeding: Bij ontslag kan een medewerker recht hebben op een ontslagvergoeding. Dit kan de hoogte hebben van de transitievergoeding, maar is vaak hoger. De hoogte wordt bepaald na onderhandelingen tussen werkgever en medewerker en wordt vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst (VSO). De ontslagvergoeding noem je ook wel een beëindigingsvergoeding of een gouden handdruk.

Vaststellingsovereenkomst (VSO): Dit is een overeenkomst tussen werknemer en werkgever waarin men afspraken maakt over het eindigen van een arbeidsovereenkomst.

Regels voor ontslag

In het ontslagrecht is vastgelegd dat een medewerker alleen ontslagen mag worden als er een goede reden voor is. Daarnaast zijn er een aantal regels waar de werkgever zich aan moet houden, zoals het opzegtermijn en een toetsing door het UWV of kantonrechter.

Lees hier meer informatie.

Collectief ontslag

Als er 20 of meer personen binnen 3 maanden ontslagen worden spreek je van collectief ontslag. In dit geval geldt de Wet melding collectief ontslag.

Lees hier meer informatie.

Wanneer welke vergoeding?

Transitievergoeding 

In de volgende situaties heeft de medewerker recht op een transitievergoeding:

• Als de werkgever een tijdelijk contract niet verlengt.
• Als de werkgever een medewerker ontslaat in de proeftijd.
• Als de werkgever een medewerker verplicht minder te gaan werken en deze gaat akkoord.
• Als de medewerker na twee jaar ziekte uit dienst gaat. De transitievergoeding kun je in dit geval terug krijgen via het UWV. Lees hier verder.

Niets betalen

In de volgende situatie hoeft de werkgever niets te betalen:

• Als een medewerker zelf opzegt.
• Als een medewerker een contractverlenging met gelijke voorwaarden als in eerdere contract niet accepteert. Let op: het moet schriftelijk worden vastgelegd dat de medewerker niet accepteert.
• Als een medewerker met pensioen gaat of zelf minder wil werken.

Eerder afscheid nemen van een medewerker met een vast of tijdelijk contract

Als je eerder afscheid wilt nemen van een medewerker met een vast contract of een tijdelijk contract eerder wilt opzeggen, dan heb je drie mogelijke scenario’s. 

• Een gang naar het UWV
• Een gang naar de kantonrechter
• Beëindiging met wederzijds goedvinden afspreken in een vaststellingsovereenkomst (VSO)

Lees verder voor meer informatie.

Ontslag medewerker

Als je afscheid wilt nemen van een medewerker met een vast contract of een tijdelijk contract eerder wilt opzeggen, dan heb je vier mogelijkheden:

1. Ontslag op staande voet

Dit is een snelle route maar mag alleen bij dringende redenen zoals diefstal, fraude, dronkenschap, liegen, mishandeling, of het in gevaar brengen van collega’s.

2. Een gang naar het UWV, als er sprake is van bedrijfseconomische redenen of als de medewerker langer dan twee jaar ziek is. 

Bij bedrijfseconomische redenen gaat het om:

• er is werkvermindering;
• er zijn organisatorische en/of technologische veranderingen, zoals automatisering of een (gedeeltelijke) bedrijfsbeëindiging;
• een bedrijfsverhuizing;
• een slechte of slechter wordende, financiële situatie van het bedrijf;
• het vervallen van een loonkostensubsidie. Let op: je moet richting het UWV (schriftelijk) kunnen onderbouwen dat je er alles aan hebt gedaan om deze mensen te herplaatsen. 

3. Een gang naar de kantonrechter als sprake is van aan-de-medewerker-gerelateerde redenen.

Bij aan-de-medewerker-gerelateerde redenen gaat het bijvoorbeeld om:

• onvoldoende functioneren door de medewerker;
• verwijtbaar handelen door de medewerker;
• een verstoorde arbeidsverhouding. Hierbij moet je (schriftelijk) kunnen onderbouwen dat je er als werkgever alles aan gedaan hebt om deze redenen weg te nemen. De kantonrechter bepaalt dan de vergoeding.

4. Er onderling uitkomen en een vaststellingsovereenkomst opstellen (VSO).

In de vorige twee situaties zijn de uitkomsten onzeker. Het UWV of de kantonrechter kan bijvoorbeeld vinden dat je de reden niet goed genoeg kan onderbouwen en het verzoek afwijzen. Daarnaast is er het risico dat de medewerker naast de transitievergoeding een billijke vergoeding ontvangt. Ook moet je rekening houden met juridische kosten.

Een vaststellingsovereenkomst (VSO) wordt dus afgesproken wanneer de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd met wederzijds goedvinden. Een onderdeel van de VSO is de ontslagvergoeding. 

Lees verder: Wat staat er in een VSO?

Wat staat er in een VSO?

In een VSO wordt afgesproken onder welke voorwaarden werkgever en medewerker met wederzijds goedvinden uit elkaar gaan. Samen met de medewerker worden alle afspraken over de beëindiging schriftelijk vastgelegd. De VSO is het bewijs van alle afspraken die gezamenlijk zijn gemaakt.

In de VSO worden afspraken gemaakt over:

1. De reden van beëindiging.
2. De officiële uitdienstdatum.
3. De hoogte van de ontslagvergoeding. Deze staat niet van tevoren vast en is een onderdeel waar onderhandeld over wordt.
4. Afronding van huidige werkzaamheden. Wordt de medewerker vrijgesteld van werk vanaf een bepaalde datum, wat is de laatste dag dat de medewerker aanwezig is, en wat gebeurt er met het verlofsaldo?
5. Overdracht van huidige werkzaamheden, indien nodig.
6. Geheimhouding van vertrouwelijke informatie en eventuele sancties die hierop staan. Vaak staan in de arbeidsovereenkomst een concurrentiebeding en/of een relatiebeding. Je kunt aangeven dat deze (deels) komen te vervallen.
7. Getuigenis en referentie. Als de medewerker daarom verzoekt, moet de werkgever een getuigschrift afgeven. Eventueel kan de werkgever aangeven aan potentiële nieuwe werkgevers referenties af te zullen geven. 
8. Finale kwijting. Daarbij spreken medewerker en werkgever af dat zij niets meer van elkaar kunnen claimen buiten hetgeen in de vaststellingsovereenkomst staat.
9. Bedenktijd. De toevoeging dat de medewerker nog twee weken de tijd heeft om op de VSO terug te komen na ondertekening van de VSO. Is dit niet opgenomen, dan heeft de medewerker drie weken de tijd om terug te komen op de VSO. Als de medewerker dit doet, dan is de arbeidsovereenkomst niet geëindigd.

Reden van beëindiging

Het is vaak van belang voor de medewerker dat hij/zij een WW-uitkering kan aanvragen. Daarom moeten de volgende punten in de VSO naar voren komen:

• de werkgever heeft het initiatief tot het einde van het dienstverband genomen;
• de medewerker treft geen verwijt en heeft zich in eerste instantie tegen de beëindiging verzet;
• er zijn geen dringende redenen voor de beëindiging van het dienstverband;
• de reden zelf. Meestal gaat het om ‘een verschil van inzicht hoe de functie te vervullen’ of om economische of organisatorische gronden. Van belang is ook aan te geven dat er geen andere passende functie beschikbaar is.

Bepalen einddatum

De officiële uitdienstdatum en laatste werkdag hoeven niet overeen te komen. Het kan zijn dat je als werkgever wilt dat de medewerker eerder stopt met werken. In dat geval volgt er een vrijstelling van werkzaamheden. De officiële uitdienstdatum en laatste werkdag kunnen daarom verschillen.

In de VSO moet bij de bepaling van de einddatum van de arbeidsovereenkomst de opzegtermijn in acht worden genomen.

De wettelijke opzegtermijn is als volgt:

• Arbeidsduur 0-5 jaar: wettelijke opzegtermijn = 1 maand;
• Arbeidsduur 5-10 jaar: wettelijke opzegtermijn = 2 maanden;
• Arbeidsduur 10-15 jaar: wettelijke opzegtermijn = 3 maanden;
• Arbeidsduur 15 jaar en langer: wettelijke opzegtermijn = 4 maanden.

Let op: Het kan zijn dat in de arbeidsovereenkomst een andere opzegtermijn is opgenomen. Dit moet je altijd checken.

Voorbeeld: als bij een medewerker met 15 jaar dienst ervaring een opzegtermijn van 1 maand wordt gehanteerd, dan krijgt de medewerker de eerste 3 maanden geen uitkering. Daarom is de opzegtermijn van belang.

Reactietijd van de medewerker op concept VSO

Spreek onderling een reactiedatum af. Spreek deze datum af om te voorkomen dat de onderhandelingen te lang duren en de einddatum kan verschuiven, waardoor de medewerker (maanden) langer in dienst is. Een eventuele bonus om snel tot een akkoord te komen kan hierbij helpen. Biedt dit alleen aan als je zeker weet dat de medewerker waarschijnlijk om veel reactietijd zal vragen.

Er is officieel geen maximumtermijn voor de medewerker om te reageren. Tenzij de nood hoog is, is een reactietijd van een of twee weken een redelijk termijn. Als de onderhandelingen bezig zijn, kan de reactietijd vaak teruggebracht worden naar enkele dagen.

Bedenktijd van de medewerker op definitieve VSO

We raden aan om in de vaststellingsovereenkomst de wettelijke minimum bedenktijd op te nemen van twee weken. Binnen deze twee weken kan de medewerker nog terugkomen op de gemaakte afspraken, daarna niet meer. Het termijn gaat in vanaf de dag dat de vaststellingsovereenkomst is ondertekend door beide partijen. Neem je geen bedenktijd op in de vaststellingsovereenkomst, dan geldt de wettelijke termijn van drie weken. 

Hoogte van de vergoeding

De hoogte van de ontslagvergoeding is onder andere afhankelijk van: 

• de daadwerkelijke reden van ontslag;
• de financiële situatie van de werkgever;
• de situatie van de medewerker; denk aan: de leeftijd, aantal jaren in dienst, of deze de enige kostwinner is en of de medewerker weer makkelijk aan de slag komt?
• het bedrag wat voor beide partijen acceptabel is, waarbij je als werkgever de extra kosten voor loondoorbetaling en de onzekerheid van andere ontslagroutes zeker moet meenemen.

Door het vervallen van de kantonrechtersformule (deze was geldig tot 2015) zijn er geen vaste richtlijnen meer. Voor de ontslagvergoeding kan, afhankelijk van de omstandigheden, de transitievergoeding een richtlijn zijn. Verder zal je moeten onderhandelen met de werknemer, over allerlei punten.

Als je de kosten vergelijkt tussen de huidige regeling en de kantonrechtersformule zijn deze op dit moment vaak veel lager. Echter, er zijn wel meer punten waarop je overeenstemming moet bereiken. Deze neem je op in de VSO.

Het bedrag voor de ontslagvergoeding kan:

• niets zijn (€ 0);
• gelijk zijn aan de transitievergoeding;
• een heel ander bedrag zijn.

Het gaat erom dat je voor beide partijen tot een aanvaardbare vergoeding komt. Het kan zelfs zo zijn dat je bij twee vergelijkbare medewerkers op totaal verschillende uitkomsten uitkomt. Om de hoogte van de ontslagvergoeding te bepalen ga je met elkaar in onderhandeling. 

Startpunt onderhandelingen

Medewerker zegt zelf op

Als de medewerker zelf opzegt, maar eventueel wel een WW-uitkering wil aanvragen, dan is de ontslagvergoeding die vastgelegd wordt in de VSO nul (€ 0).

Werkgever initieert afscheid

Als je als werkgever afscheid neemt, dan moet je minimaal uitgaan van een bedrag gelijk aan de transitievergoeding. Dit is het minimum dat de medewerker zal aanhouden. De financiële situatie van de organisatie moet dit wel toestaan. Maar er is ook zeker een kans dat de medewerker meer wil ontvangen dan de transitievergoeding. Dan is het een kwestie van onderhandelen.

Het beste kun je eerst de transitievergoeding bepalen. Dan heb je een uitgangs-/vertrekpunt. Hier kun je nog een extra post in opnemen ter vergoeding en dit aanbieden. Het makkelijkste geval is als de medewerker direct akkoord gaat met je aanbod. Je stelt de VSO op, laat hem controleren door een arbeidsjurist en ondertekent deze. Wij kunnen je ondersteunen met een goede arbeidsjurist.

Medewerker gaat niet akkoord met de VSO

Als een medewerker niet akkoord gaat met de ontslagvergoeding en de rest van het VSO dan start je een onderhandeling. Laat de medewerker onderbouwd aangeven wat deze een juist bedrag vindt. Als jij vindt dat de onderbouwing klopt en je ligt niet ver uit elkaar dan kun je er samen uit komen. Lig je verder uit elkaar dan raden we je aan een arbeidsjurist in te schakelen. Deze heeft meer ervaring met onderhandelen en zal eerder tot een voor jou aanvaardbare vergoeding komen. Daarnaast kan deze ook makkelijker onderhandelen met de arbeidsjurist van de medewerker.

Een eventuele gang naar de kantonrechter / UWV maakt alleen kans als je een goed genoeg personeelsdossier hebt over de medewerker. Echter de totale kosten waar je dan tegenaan loopt, zijn moeilijker in te schatten.

Houd wel in de gaten dat hoe langer de onderhandelingen duren, hoe hoger de kosten waarschijnlijk worden. Je neemt later afscheid van elkaar en moet toch loon doorbetalen.

Kantonrechtersformule

Sommige mensen hebben het nog over de vroegere kantonrechtersformule. Met deze formule berekende je de vergoeding met een aantal vaste variabelen, waarbij alleen de correctiefactor onderhandelbaar was. Sinds 2015 is de kantonrechtersformule niet meer van toepassing door de intreding van de wettelijke transitievergoeding. 

In plaats van één vaste formule en één onderhandelingspunt zijn er bij ontslag nu een stuk meer variabelen waarover je kunt onderhandelen. Bijvoorbeeld: tot wanneer betaal je door, vrijstelling van arbeid, hoogte ontslagvergoeding, enzovoort, enzovoort.

Als de medewerker niet akkoord gaat met de transitievergoeding, dan start de onderhandeling.

Waar kun je over onderhandelen?

Als de medewerker niet akkoord gaat met de transitievergoeding, dan wordt het onderhandelen. Het kan zijn dat het om een klein verschil in vergoeding gaat, dan komt het snel rond. Het kan ook zijn dat de medewerker zijn/haar rechtsbijstand of de vakbond inschakelt, wacht dan het tegenbod af.

Ligt het tegenbod dicht tegen jouw bod? Tel dan je knopen en je eventuele extra kosten en ga hierop in.

Liggen de bedragen verder uit elkaar en zijn jullie het erover oneens, dan zijn er naast de vergoeding extra punten waarover je kunt onderhandelen om op deze manier de medewerker tegemoet te komen:

• verlenging van opzegtermijn, dus een extra maand salaris;
• een (omscholings-) cursus aanbieden;
• een eventuele storting in een pensioen;
• eventuele vergoeding van de juridische kosten (met een maximum).

De medewerker zal een hogere vergoeding eisen als de kans om weer aan het werk te komen kleiner is of als de medewerker door het ontslag in financiële problemen komt. De medewerker moet dit tegenbod wel onderbouwen.

Wees je bewust dat als jouw financiële nood hoog is, onredelijk rekken voor de medewerker geen zin heeft. De medewerker loopt dan de kans helemaal niets te krijgen.

Ook moet je er vanuit gaan dat je bij het opstellen van de vaststellingsovereenkomst dit traject aangaat om er gezamenlijk uit te komen. 

Echter, kom je er niet uit met de medewerker schakel dan een arbeidsjurist in of iemand die meer ervaring heeft met deze onderhandelingen. Hoe langer jullie er niet uitkomen, hoe hoger de totale kosten waarschijnlijk worden.

Zoals je in onderstaande tabel ziet, maakt leeftijd niks meer uit voor de hoogte van de transitievergoeding. Echter, voor de hoogte van de totale kosten van ontslag zal een medewerker die denkt minder kans te maken op de arbeidsmarkt meer eisen dan iemand die denkt de banen voor het oprapen te hebben.

Aandachtspunten

• Als je er niet onderling uitkomt wat betreft de beëindiging van het dienstverband, dan zal je, afhankelijk van de reden voor beëindiging, naar het UWV of de kantonrechter moeten om een einde van het dienstverband voor elkaar te krijgen. Je zult dan een dossier van de medewerker moeten hebben.
• Als de medewerker zwanger of ziek is, mag je deze niet ontslaan.
• Laat een vaststellingsovereenkomst nakijken door een arbeidsjurist en stel deze grondig op.
• Is de medewerker in dienst gekomen uit een overgenomen en eventueel eerder overgenomen bedrijf, dan moeten deze dienstjaren ook worden meegenomen.
• Je moet over de beëindigingsvergoeding nog ZFW-premie betalen. Dit is 7% met een maximum van € 319,54 per betaling (getallen 2021). De medewerker moet via de groene tabel verloond worden en betaald tussen de 37,10% en 49,5% belasting over de vergoeding.