Het nieuwe pensioenstelsel: welke keuzes moet je als werkgever nu maken?

Heb je een pensioenregeling bij een verzekeraar of premiepensioeninstelling, ook wel PPI genoemd? Dan moet deze regeling uiterlijk op 1 januari 2028 voldoen aan de Wet toekomst pensioenen.

Niet iedere werkgever sluit een volledig nieuwe regeling af. Een bestaande pensioenovereenkomst kan ook worden gewijzigd of vervangen. Je moet ook keuzes maken over de pensioenpremie, bestaande en nieuwe medewerkers, mogelijke compensatie en het nabestaandenpensioen.

De belangrijkste vraag is daarom niet alleen of je pensioenregeling al is aangepast, maar vooral: welke regeling past straks bij jouw organisatie en hoe zorg je dat de gemaakte afspraken correct worden uitgevoerd?

Waarom je pensioenregeling nu aandacht nodig heeft

De Wet toekomst pensioenen is op 1 juli 2023 ingegaan. Uiterlijk op 1 januari 2028 moeten pensioenregelingen aan de nieuwe regels voldoen.

Voor pensioenregelingen bij een verzekeraar of PPI geldt 1 oktober 2027 als een belangrijke uiterste datum. Wanneer een transitieplan verplicht is, moet dit uiterlijk op die datum bij de pensioenuitvoerder zijn ingediend. Ook moet een eventueel bijgestelde offerte dan zijn ingediend en moet het implementatieplan van de pensioenuitvoerder definitief zijn. Bij toepassing van de eerbiedigende werking kan een uitzondering gelden op de verplichting om een transitieplan op te stellen. Laat daarom door de pensioenadviseur vaststellen welke documenten in jouw situatie nodig zijn.

Dat klinkt misschien nog ruim, maar vóór die datum moeten keuzes zijn doorgerekend, besproken met medewerkers of de medezeggenschap, vastgelegd en door de pensioenuitvoerder zijn beoordeeld.

De overheid meldde op 2 juli 2026 dat per 1 januari 2026 voor 32% van de regelingen bij verzekeraars en PPI’s de omzetting was afgerond of een nieuw contract was overeengekomen. Voor veel werkgevers moet het belangrijkste werk dus nog plaatsvinden.

Wachten tot eind 2027 is daarom geen verstandige strategie. Hoe later je begint, hoe minder ruimte er overblijft om scenario’s te vergelijken, medewerkers zorgvuldig te informeren en de uitvoering te testen.

Geldt dit voor iedere werkgever op dezelfde manier?

Nee. De eerste stap is vaststellen waar jouw pensioenregeling is ondergebracht.

Controleer eerst of een verplicht pensioenfonds geldt

Valt jouw organisatie verplicht onder een bedrijfstakpensioenfonds, zoals PFZW, PMT, PME, Pensioenfonds Bouw, Pensioenfonds Detailhandel of Pensioenfonds Horeca & Catering? Dan worden de belangrijkste afspraken over de nieuwe pensioenregeling meestal door cao-partijen, sociale partners en het pensioenfonds gemaakt.

Dat betekent niet dat je als werkgever niets hoeft te doen. Je moet onder andere weten:

• wanneer het fonds overgaat
• wat er verandert in de premie en premieverdeling
• welke medewerkers onder de regeling vallen
• welke wijzigingen gevolgen hebben voor de salarisverwerking
• welke informatie medewerkers van jou en van het fonds ontvangen

Pensioen via een verzekeraar of PPI

Heb je zelf een pensioenregeling afgesloten bij een verzekeraar of PPI? Dan ligt een groter deel van de besluitvorming bij jou als werkgever en bij je medewerkers of hun vertegenwoordiging.

Samen met een pensioenadviseur en de pensioenuitvoerder moet je bepalen hoe de nieuwe regeling eruitziet. Dat is meer dan een technische aanpassing van een bestaande polis. Pensioen is een arbeidsvoorwaarde. Een wijziging kan daarom gevolgen hebben voor de kosten van de organisatie én voor wat medewerkers naar verwachting opbouwen.

Wat verandert er door het nieuwe pensioenstelsel?

In het nieuwe stelsel staat de ingelegde pensioenpremie centraal. De pensioenopbouw wordt persoonlijker en inzichtelijker, maar de uiteindelijke pensioenuitkomst blijft onder andere afhankelijk van rendementen en economische ontwikkelingen.

Een belangrijke verandering is dat nieuwe pensioenregelingen in beginsel uitgaan van een leeftijdsonafhankelijke of vlakke premie. Voor iedere medewerker wordt dan hetzelfde premiepercentage toegepast, ongeacht de leeftijd.

Veel bestaande premieregelingen werken nog met een progressieve premiestaffel. Daarbij stijgt het premiepercentage naarmate een medewerker ouder wordt. Werkgevers met zo’n regeling moeten daarom een belangrijke keuze maken.

Welke twee pensioenroutes zijn er?

Route 1 - Eerbiedigende werking voor bestaande medewerkers

Bij eerbiedigende werking kunnen medewerkers die op het overgangsmoment al in dienst zijn en onder de bestaande regeling vallen, onder wettelijke voorwaarden hun progressieve premiestaffel behouden. Of deze route mogelijk is, moet per pensioenregeling door de pensioenadviseur worden beoordeeld.

Medewerkers die na de overgangsdatum in dienst komen, krijgen een nieuwe regeling met een vlakke premie.

Eerbiedigende werking klinkt administratief misschien als de eenvoudigste route, maar dat hoeft in de praktijk niet zo te zijn. Vanaf de overgangsdatum moet bij iedere nieuwe medewerker worden bepaald welke regeling van toepassing is.

De datum van indiensttreding, de juiste pensioenregeling en de bijbehorende premie moeten daarom goed op elkaar aansluiten.

Route 2 - Eén vlakke premie voor alle medewerkers

De tweede mogelijkheid is om zowel bestaande als nieuwe medewerkers onder één regeling met een vlakke premie te brengen.

Deze route kan op langere termijn overzichtelijker zijn. De overgang kan echter ingrijpender zijn, vooral voor medewerkers die in de bestaande regeling op latere leeftijd een hogere premie zouden ontvangen.

Daarom mag je niet alleen kijken naar het totale werkgeversbudget. Je moet ook laten berekenen hoe de keuze uitpakt voor verschillende groepen medewerkers.

Wanneer moet je medewerkers compenseren?

Wanneer de overstap naar een vlakke premie voor bepaalde medewerkers nadelig uitpakt, ontstaat een compensatievraagstuk.

Dat nadeel kan bijvoorbeeld ontstaan doordat een oudere medewerker onder de huidige regeling in de komende jaren een steeds hogere pensioenpremie zou ontvangen. Bij een vlakke premie vervalt die leeftijdsafhankelijke stijging.

Welke medewerkers nadeel ondervinden, kan alleen worden vastgesteld door de bestaande en nieuwe regeling door te rekenen. Leeftijd is daarbij belangrijk, maar ook het huidige premieniveau, het personeelsbestand, de gekozen vlakke premie en de verwachte pensioenopbouw spelen een rol.

Compensatie betekent niet automatisch dat ieder theoretisch verschil volledig moet worden vergoed. Werkgever en medewerkers of hun vertegenwoordiging moeten wel kunnen onderbouwen waarom de overgang als evenwichtig wordt beschouwd en hoe eventuele compensatie is vormgegeven.

Compensatie kan binnen de pensioenregeling plaatsvinden, maar in bepaalde situaties ook via salaris of andere arbeidsvoorwaarden. Dat laatste vraagt extra aandacht. Een compensatie via het salaris kan bijvoorbeeld andere fiscale gevolgen hebben en kan zichtbaar worden op de loonstrook.

Laat de verschillende mogelijkheden daarom altijd beoordelen door een pensioenadviseur en, waar nodig, een arbeidsrechtelijk of fiscaal specialist.

Wat verandert er aan het nabestaandenpensioen?

Ook het nabestaandenpensioen verdient afzonderlijke aandacht.

Het partnerpensioen bij overlijden vóór de pensioendatum wordt onder het nieuwe stelsel niet meer afhankelijk van het aantal dienstjaren. De dekking wordt uitgedrukt als een percentage van het pensioengevend salaris en wordt in de nieuwe regeling op risicobasis verzekerd.

Dat kan grote gevolgen hebben voor medewerkers en hun partners. Vooral bij uitdiensttreding, baanwisseling of een periode zonder nieuwe pensioenregeling kan de dekking veranderen.

Als werkgever moet je daarom niet alleen vragen hoeveel ouderdomspensioen medewerkers opbouwen. Controleer ook:

• welk percentage van het salaris voor het partnerpensioen is verzekerd
• welke dekking geldt voor wezen
• wat er gebeurt wanneer een medewerker uit dienst gaat
• welke wettelijke en eventuele aanvullende uitloopdekking geldt wanneer een medewerker uit dienst gaat
• hoe medewerkers en hun partners hierover worden geïnformeerd

Dit is geen detail. Voor een medewerker kan het nabestaandenpensioen herkenbaar belangrijker zijn dan een klein verschil in de verwachte pensioenopbouw.

Voor het partnerpensioen bij overlijden vóór de pensioendatum geldt een wettelijk maximum van 50% van het pensioengevend salaris. De feitelijke dekking kan in een pensioenregeling lager zijn.

Wie moet je bij de pensioenkeuze betrekken?

Een nieuwe pensioenregeling raakt verschillende verantwoordelijkheden.

De fout die hier vaak wordt gemaakt, is dat deze werkzaamheden na elkaar worden georganiseerd. In werkelijkheid moeten pensioenadvies, HR en salaris al tijdens het keuzeproces met elkaar afstemmen.

Een regeling die op papier goed is ontworpen, kan in de uitvoering alsnog problemen geven wanneer medewerkers niet correct kunnen worden ingedeeld of wanneer benodigde gegevens te laat beschikbaar zijn.

Wat moet na de pensioenkeuze in HR en salaris worden aangepast?

Zodra de pensioenadviseur en de betrokken partijen de nieuwe regeling hebben vastgesteld, begint de praktische implementatie.

Controleer in ieder geval de volgende onderdelen:

• 1. De officiële overgangsdatum
  Leg exact vast vanaf welke datum de nieuwe regeling geldt.
• 2. De medewerkersgroepen
  Bepaal welke regeling geldt voor bestaande medewerkers, nieuwe medewerkers, oproepkrachten en andere bijzondere groepen.
• 3. Het pensioengevend salaris
  Leg vast welke salariscomponenten wel en niet pensioengevend zijn.
• 4. De premie en premieverdeling
  Controleer welk deel de werkgever betaalt en welk deel op het salaris van de medewerker wordt ingehouden.
• 5. De franchise en eventuele maximumgrenzen
  Neem uitsluitend de gegevens over die door de pensioenadviseur of uitvoerder schriftelijk zijn bevestigd.
• 6. Compensatieafspraken
  Leg vast wie compensatie ontvangt, in welke vorm, vanaf welke datum en gedurende welke periode.
• 7. Arbeidsovereenkomsten en arbeidsvoorwaarden
  Pas waar nodig pensioenclausules, personeelshandboeken en onboardingdocumenten aan.
• 8. De salarisinrichting
  Richt de juiste regeling, premiecodes en medewerkersgroepen in en voer proefberekeningen uit.
• 9. Aansluiting met de pensioenuitvoerder
  Controleer na de eerste verwerking of de medewerkers, grondslagen en premies bij de pensioenuitvoerder aansluiten op de salarisadministratie.
• 10. Communicatie met medewerkers
  Leg niet alleen uit dat de regeling verandert, maar vooral wat een medewerker zelf moet controleren en waar vragen kunnen worden gesteld.

Praktijkvoorbeeld: twee regelingen naast elkaar

Stel dat een organisatie met zestig medewerkers gebruikmaakt van eerbiedigende werking.

De medewerkers die vóór 1 januari 2027 in dienst zijn én op dat moment onder de bestaande regeling vallen, behouden in dit voorbeeld de progressieve premiestaffel. Medewerkers die vanaf 1 januari 2027 in dienst komen, vallen onder de nieuwe regeling met een vlakke premie.

Vanaf dat moment moet HR bij iedere indiensttreding de juiste pensioenregeling vastleggen. De salarisadministratie moet vervolgens de juiste premie toepassen.

Wordt een nieuwe medewerker per ongeluk aan de oude regeling gekoppeld, dan kunnen zowel de werknemersinhouding als de werkgeverspremie verkeerd worden berekend. De fout wordt mogelijk pas zichtbaar wanneer de pensioenuitvoerder de aangeleverde gegevens afkeurt of wanneer een medewerker vragen stelt over de loonstrook.

Een goede implementatie bestaat daarom niet uit één aanpassing in december. Het is een proces van besluitvorming, vastlegging, inrichting, proefberekening, communicatie en controle.

Wat merkt de medewerker van de overgang?

Voor medewerkers is pensioen vaak ingewikkeld en ver weg. Toch kan de overgang direct merkbaar zijn.

Een medewerker kan bijvoorbeeld veranderingen zien in:

• de pensioenpremie op de loonstrook
• de eigen bijdrage
• de verwachte pensioenopbouw
• de dekking voor partner en kinderen
• een eventuele compensatie
• de informatie van de pensioenuitvoerder
• de gevolgen van uitdiensttreding of baanwisseling

Communiceer daarom niet uitsluitend met juridische documenten of percentages. Leg in begrijpelijke taal uit wat hetzelfde blijft, wat verandert, wanneer de wijziging ingaat en waar de medewerker persoonlijke berekeningen kan vinden.

Wees daarbij zorgvuldig met verwachtingen. Een werkgever kan uitleggen hoe de regeling werkt, maar moet geen individueel pensioenresultaat beloven.

Drie misverstanden over de pensioentransitie

1. We hebben tot 2028, dus er is nog genoeg tijd

Op 1 januari 2028 moet de pensioenregeling al aan de nieuwe wettelijke voorwaarden voldoen. Voor een regeling bij een verzekeraar of PPI moet een verplicht transitieplan uiterlijk op 1 oktober 2027 bij de uitvoerder zijn ingediend. De besluitvorming, instemming, documentatie en voorbereiding van de uitvoering moeten dus al eerder plaatsvinden.

2. Onze adviseur regelt alles

De pensioenadviseur begeleidt de regeling en de pensioenkeuzes. De werkgever blijft verantwoordelijk voor de arbeidsvoorwaardelijke besluitvorming, het betrekken van medewerkers en de praktische uitvoering binnen HR en salaris.

3. Het is alleen een ander premiepercentage

De overgang kan gevolgen hebben voor medewerkersgroepen, compensatie, het nabestaandenpensioen, arbeidsvoorwaarden, salarisinhoudingen, onboarding en communicatie. Eén percentage aanpassen is daarom zelden voldoende.

Welke stappen kun je morgen al zetten?

Begin met deze vijf vragen:

Vraag daarna om of maak een goed overzicht van de nog openstaande stappen, verantwoordelijken en deadlines.

Pensioenadvies en salarisverwerking zijn twee verschillende vakgebieden

De keuze voor de nieuwe pensioenregeling hoort thuis bij een gekwalificeerde pensioenadviseur. Maar zodra de regeling is vastgesteld, moeten de gemaakte afspraken correct worden vertaald naar HR en salaris.

Daar komen verschillende gegevens samen: medewerkers, indiensttredingsdata, salariscomponenten, pensioenpremies, compensatie, arbeidsvoorwaarden en communicatie.

Humanwave kan helpen om de gevolgen van de bevestigde pensioenafspraken voor de salarisadministratie in kaart te brengen en deze afspraken zorgvuldig te verwerken. Daarmee vervangen wij het gespecialiseerde pensioenadvies niet.

Wij helpen juist om de verbinding te maken tussen de gekozen regeling en de dagelijkse HR- en salarisadministratie.

Conclusie: wacht niet alleen op een voorstel van de verzekeraar

De pensioenregeling aanpassen betekent niet dat je alleen een nieuwe offerte hoeft te ondertekenen.

Je moet begrijpen welke keuzes worden gemaakt, welke medewerkers daardoor worden geraakt en hoe de afspraken straks in HR en salaris worden uitgevoerd.

Begin daarom met het vaststellen van je huidige situatie. Betrek daarna tijdig de pensioenadviseur, medewerkersvertegenwoordiging, HR, finance en salarisadministratie.

Hoe eerder die disciplines samenwerken, hoe meer ruimte er is om de regeling zorgvuldig te beoordelen, duidelijk uit te leggen en correct te verwerken.

Hulp nodig bij de gevolgen voor HR en salaris?

De pensioenadviseur helpt je bij de keuze en inrichting van de pensioenregeling. Humanwave helpt je om de bevestigde afspraken te vertalen naar de HR- en salarisadministratie.

Wil je weten welke gegevens, controles en aanpassingen daarvoor nodig zijn? Bespreek de gevolgen voor HR en salaris met een van onze experts.

Veelgestelde vragen

1. Wanneer moet mijn pensioenregeling zijn aangepast?

Alle pensioenregelingen moeten uiterlijk op 1 januari 2028 aan de nieuwe regels voldoen. Wanneer voor een regeling bij een verzekeraar of PPI een transitieplan verplicht is, moet dit uiterlijk op 1 oktober 2027 bij de uitvoerder zijn ingediend.

2. Wat is een vlakke pensioenpremie?

Een vlakke pensioenpremie is een leeftijdsonafhankelijk premiepercentage. Voor iedere deelnemende medewerker geldt hetzelfde premiepercentage, ongeacht de leeftijd.

3. Wat betekent eerbiedigende werking?

Eerbiedigende werking betekent dat bestaande medewerkers onder voorwaarden hun huidige progressieve premiestaffel mogen behouden. Nieuwe medewerkers vallen vanaf de overgangsdatum onder een regeling met een vlakke premie.

4. Moet iedere werkgever zelf een nieuwe regeling kiezen?

Nee. Bij een verplicht bedrijfstakpensioenfonds worden de belangrijkste keuzes meestal centraal gemaakt. Werkgevers met een regeling bij een verzekeraar of PPI moeten doorgaans zelf, samen met medewerkers of hun vertegenwoordiging, keuzes maken.

5. Wat gebeurt er als de pensioenregeling niet tijdig is aangepast?

Een pensioenregeling die niet aan de wettelijke fiscale voorwaarden voldoet, kan fiscaal onzuiver worden. Dat kan ingrijpende loonheffingsgevolgen hebben voor de opgebouwde pensioenaanspraken. Ook kan revisierente aan de orde zijn. Laat een dreigende overschrijding altijd direct beoordelen door een pensioen- en fiscaal specialist.

Heb je vragen over dit artikel?

Iedere pensioenregeling en organisatie is anders. Dit artikel geeft een algemeen overzicht en vervangt geen pensioen-, juridisch of fiscaal advies. Laat de keuze voor en inrichting van de pensioenregeling altijd beoordelen door een gekwalificeerde pensioenadviseur.

Zijn de nieuwe pensioenafspraken eenmaal bevestigd? Dan helpt Humanwave je graag om te bepalen wat er binnen HR en de salarisadministratie moet worden aangepast. Samen brengen we de medewerkersgroepen, premies, ingangsdata, compensatieafspraken en benodigde controles in kaart, zodat de gemaakte afspraken zorgvuldig en correct kunnen worden verwerkt.

Heb je vragen over de gevolgen voor HR en salaris? Neem dan contact met mij op via roel@humanwave.nl. Ik denk graag met je mee.