Vaste reiskostenvergoeding

Vaste reiskostenvergoeding blijft onbelast tijdens coronacrisis.
4 april 2020
Als een werknemer  met eigen vervoer naar het werk komt, dan mag je als werkgever hier een reiskostenvergoeding voor geven. Dit is niet wettelijk vastgelegd, maar wordt vaak overeengekomen in de arbeidsovereenkomst of CAO. Onder eigen vervoer verstaan we eigen auto, motor, fiets, te voet of per openbaar vervoer.

Nu veel werknemers door de coronacrisis vanuit huis werken veranderen het reispatroon en de reiskosten. Deze verandering kan met zich meebrengen dat de werkgever de vaste reiskostenvergoeding moet stopzetten, aanpassen of (deels) tot het loon moet rekenen. Dit vindt de staatssecretaris Vijlbrief van Financiën een ongewenste ontwikkeling. 

Reiskostenvergoeding bij langdurige afwezigheid

Als een werknemer langdurig afwezig is en een vaste reiskostenvergoeding ontvangt, dan mag de werkgever maximaal zes weken aaneengesloten deze vergoeding onbelast doorbetalen. Dit betekent dat de vergoeding in de maand dat het thuiswerken begon en in de daarop volgende maand onbelast mag worden doorbetaald. Daarna moet het stopgezet worden of meegerekend worden tot het belaste loon. 

De reden voor de afwezigheid doet er niet toe. Vakantie, ziekte, verlof of langdurig thuiswerken in verband met de coronacrisis leveren allemaal hetzelfde resultaat op: langdurige afwezigheid.

Wijziging sinds 12 april: Zolang de coronamaatregelen gelden, wordt de zes weken regel opgeschort.

Vaste reiskostenvergoedingen kunnen onbelast doorlopen

Zolang de coronamaatregelen gelden, mag de werkgever langer dan zes weken de vaste reiskostenvergoeding uitbetalen aan de werknemer. Dit geldt ook voor een vaste reiskostenvergoeding met nacalculatie. Op deze manier behouden werknemers het netto salaris dat ze gewend zijn te ontvangen en worden de reiskostenvergoedingen niet na zes weken afwezigheid belast.

Let op: Als werkgever kun je ook altijd besluiten om de de reiskosten stop te zetten en niet langer meer te vergoeden. Bijvoorbeeld omdat dit geld bespaart.

Correct berekenen vaste reiskostenvergoeding

Als je onderstaande regels niet goed toepast, dan kan dat een extra heffing opleveren van wel 80 procent.

1. Bepalen aantal werkdagen:

Bij een vaste reiskostenvergoeding reist een werknemer – vermoedelijk – minstens 36 weken per jaar, vijf dagen per week, voor het werk naar een vaste plek. Voor de berekening van de vaste onbelaste vergoeding ga je daarom uit van 214 werkdagen in een jaar. Hierbij is al rekening gehouden met kortstondige afwezigheid wegens vakantie, incidenteel thuiswerken, ziekte, sabbatsverlof en zorgverlof.

Als je aannemelijk kunt maken dat het aantal werkdagen ten minste 25% hoger is dan 214 dagen (dat is dus minimaal 268 reisdagen naar een vaste plek), dan mag je uitgaan van een hoger aantal dagen.

2. Berekenen reiskostenvergoeding:

Het aantal werkdagen (bijvoorbeeld 214) vermenigvuldig je met het totale aantal kilometers per dag. Zo bepaal je het totaal aantal kilometers per jaar. Dit vermenigvuldig je vervolgens met de onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,19. Voor het vaststellen van de vaste vergoeding per maand of per week deel je de uitkomst respectievelijk door 12 of 52. 

3. Bij minder dan 5 werkdagen per week:

Als een werknemer bijvoorbeeld drie dagen per week naar een vaste werkplek reist, dan vermenigvuldig je de uitkomst van de bovenstaande berekening met 3/5.

Andere manieren van reiskostenvergoeding

Declaratie achteraf: De werknemer dient achteraf een declaratie in van de gemaakte kilometers. De werkgever mag onbelast maximaal € 0,19 netto per kilometer vergoeden. Betaalt u meer dan wordt de vergoeding belast. Rondom deze methode van reiskostenvergoeding verandert er verder niets.

Ontdek de producten en diensten van Humanwave

Humanwave levert expertise op het gebied van HR en Salaris. Onze krachtige software en gespecialiseerde diensten versimpelen en digitaliseren de HR- en salarisprocessen. Deze oplossingen leveren gemak, inzicht en grip voor elk mkb-bedrijf. Ben je op zoek naar een oplossing voor HR en/of Salaris? Humanwave maakt deze processen eenvoudig en simpel.

Blijf op de hoogte

Benieuwd naar onze verhalen, handige tips, events en meer? Meld je dan aan voor de nieuwsbrief, zodat we je onze nieuwste blogs kunnen sturen. Maximaal één keer per maand, beloofd.