Sinterklaas vieren op het werk | Humanwave geeft je 7 adviezen
Voorkom een fiscale kat in de zak met Sinterklaas.Sinterklaas is weer in Nederland aangekomen. Dit betekent veel gezelligheid, lekker snoepen, cadeautjes, gedichten en surprises. Ben je van plan om Sinterklaas te vieren? Het kantoor te versieren? Lekkere pepernoten voor naast de koffiemachine? Een feest voor alle medewerkers en hun kinderen?
Het kan allemaal weer dit jaar.
Humanwave wil voorkomen dat je fiscaal een kat in de zak koopt met alle goede bedoelingen rondom de viering van Sinterklaas. Daarom hebben we 7 adviezen voor je op een rij gezet om aan te denken als je zakelijk Sinterklaas viert met je medewerkers.
Sinterklaas vieren met medewerkers, wat regel jij?
1. Ik regel helemaal niets
Nou, dan ben je gauw klaar en heb je geen fiscale zorgen. Wij hopen overigens wél dat Sinterklaas het je zal vergeven ;-).
2. Ik koop snoep, speculaas en pepernoten voor de medewerkers
Iets lekkers geven aan de medewerkers wordt altijd gewaardeerd en het mooie is dat voor deze versnaperingen de nihilwaardering geldt. In gewoon Nederlands: het mág van de Belastingdienst, want lekkernijen zijn immers geen loon en gaan niet ten laste van de vrije ruimte. Leuk meegenomen toch? Wil je meer weten over nihilwaarderingen? Kijk dan in het handboek loonheffingen.
3. Ik regel een cadeau voor de medewerkers
Het maakt niet uit of je een duur of goedkoop cadeau namens Sinterklaas aan je medewerkers geeft. De Belastingdienst redeneert namelijk heel simpel en stelt dat de waarde van het cadeau loon is. Je hebt nu 2 opties:
Optie 1: je telt het bij het loon van de werknemers op als loon in natura en hierover betalen de werknemers loonbelasting.
Optie 2: wijs het cadeau aan als eindheffingsloon ten laste van de vrije ruimte. Concreet: Je laat het cadeau in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) vallen. Zorg er dan wél voor dat je zeker weet dat daar nog de ruimte voor is. Je boekhouder, accountant of verantwoordelijke afdeling kan je daar ongetwijfeld antwoord op geven.
Optie 2 is wel de vriendelijkste methode. De medewerker heeft anders het gevoel een sigaar uit eigen doos te krijgen.
4. Ik regel een cadeautje voor de kinderen en ik regel een cadeautje voor de medewerkers
Wat leuk dat Sinterklaas bij jullie ook aan de kinderen denkt, onze complimenten! Ook in dit geval ziet de Belastingdienst het cadeautje voor de kinderen of voor beiden als loon. En verder geldt hetzelfde als bij het vorige punt.
5. Ik organiseer een Sinterklaasfeest op kantoor, alléén voor de medewerkers
Cadeaus, gedichten, bier én handenvol pepernoten: die avond kan nu al niet meer stuk! Houd rekening met de volgende 3 zaken:
- Het feest vindt plaats op de eigen locatie. Dit ziet de Belastingdienst als een niet-ongebruikelijke voorziening. Dan is er fiscaal niets aan de hand.
- Wanneer de medewerkers een cadeau krijgen dan geldt hetgeen onder punt 3 is aangeven.
- En het bier en de pepernoten? Die vallen onder de nihilwaardering. Zie hiervoor punt 2.
6. Ik organiseer een Sinterklaasfeest voor de medewerkers én hun kinderen, op kantoor
Sinterklaas en de Pieten komen écht op bezoek: iedereen is zenuwachtig en wacht in spanning af… Er zijn in dit geval 4 zaken aan de orde:
- Het feest vindt plaats op de eigen locatie. Dit ziet de Belastingdienst, net als in bovenstaand voorbeeld, dit als een niet-ongebruikelijke voorziening. Fiscaal is er dan niets aan de hand.
- Sinterklaas zal je ongetwijfeld een factuur sturen voor zijn komst. Deze factuur neem je op als kosten in je boekhouding en hier zitten verder qua loonbelasting geen gevolgen aan.
- Wanneer de medewerkers en/of kinderen een cadeau krijgen, dan geldt hetgeen onder punt 3 is aangegeven.
- Alle lekkere dingen (consumpties) vallen onder de nihilwaardering, zie punt 2.
7. Ik vier Sinterklaas met medewerkers (en kinderen) op een externe locatie anders dan een eigen vestiging/locatie
Je hebt géén zin in gedoe, maar wél in een feest. Je hebt een leuke locatie geboekt met lekker eten en dito drinken én je hebt de cadeautjes in de zak van Sinterklaas meegenomen. Let dan even op het volgende: omdat het Sinterklaasfeest niet op kantoor plaatsvindt, moet je alle kosten (consumpties en de rest van het feest) óf optellen bij het loon óf ten laste laten vallen van de vrije ruimte. De cadeaus voor medewerkers en of kinderen behandel je zoals je zojuist in punt 3 hebt gelezen.
Dit doen jouw collega ondernemers
De meeste ondernemers brengen de Sinterklaas cadeaus bijna altijd onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). Let op: je moet deze kosten wél altijd inclusief BTW meenemen. Hoe weet je of je nog voldoende vrije ruimte hebt? Lees dan onze helpfile over dit onderwerp.
Organiseert de personeelsvereniging?
Als de personeelsvereniging Sinterklaas organiseert dan komen de kosten niet in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR). De personeelsvereniging neemt deze immers voor haar rekening. Geef je als werkgever een bijdrage aan de personeelsvereniging dan komt dit in de vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR).
Tot slot, opgelet!
Wanneer je voor je Sinterklaasfeest ook zzp’ers, freelancers en uitzendkrachten uitnodigt dan zijn er andere regels van toepassing. Heb je hier mee te maken en wil je er meer over weten? Stuur een mailtje naar help@humanwave.nl en wij helpen je graag.
