,

Thuiswerkvergoeding

Waar moet je op letten?
12 januari 2021

Heb je besloten om een thuiswerkvergoeding in te voeren of denk je erover om dit te doen? Dan zijn er een aantal zaken van belang. De thuiswerkvergoeding is namelijk niet vrijgesteld, maar je kunt wel de werkkostenregeling (WKR) hiervoor inzetten.

Kosten voor koffie en thee, wc-papier, elektriciteit-, water- en gasverbruik en de afschrijving van bureaus en bureaustoelen zullen voor de medewerkers hoger zijn, nu ze het merendeel van de tijd thuiswerken. De aanschaf van eventuele nieuwe apparatuur die thuis ontbreekt komt hier nog bovenop. Wanneer je als werkgever een vaste vergoeding wilt verstrekken voor de gemaakte kosten, dan is dit een vorm van loon aan de werknemer.

De vrije ruimte

De thuiswerkvergoeding is niet vrijgesteld, deze mag dus niet zomaar onbelast vergoed worden. Wel kun je hiervoor de vrije ruimte van de werkkostenregeling aanspreken. Door de thuiswerkvergoeding in de vrije ruimte te laten vallen kun je deze netto vergoeden aan de werknemer. Overschrijf je de vrije ruimte, dan volgt er een naheffing van 80%. Dit wil je uiteraard voorkomen.

Wat mag wel onbelast?

Maak gebruik van de gerichte vrijstellingen om zo bepaalde vergoedingen en verstrekkingen onbelast te vergoeden. Zolang je de kosten op de juiste wijze benoemt, vallen deze niet in de vrije ruimte. Het gaat dan bijvoorbeeld om de kosten voor internet of een laptop. Let op, deze vergoedingen of verstrekkingen moeten wel voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Daarnaast moet de werknemer de kosten feitelijk maken.

Monitoren van de vrije ruimte

Zorg dat je, voordat je een thuiswerkvergoeding opneemt, goed inzicht hebt in de beschikbare vrije ruimte. Het is aan te raden om per aangiftetijdvak te berekenen hoe groot de vrije ruimte is. Is de vrije ruimte groot genoeg, dan kun je de thuiswerkvergoeding hierin opnemen. Blijf de vrije ruimte goed monitoren om een naheffing te voorkomen.

Download ook onze whitepaper over de WKR.