Tips voor ondernemers

Alle tips op een rij

 

 

Tip 11: 1000 of 2000 euro per medewerker voor u door het lage-inkomensvoordeel (LIV)

Vanaf 2017 heeft u als werkgever recht op een tegemoetkoming van maximaal 1000 of 2000 euro per medewerker. Dit geldt voor werknemers die het minimumloon of iets meer verdienen. Dit voordeel heet het lage-inkomensvoordeel (LIV) en krijgt u automatisch toegekend vanuit de overheid op basis van gedane loonaangiften. U ontvangt de tegemoetkoming over 2017 in de tweede helft van 2018 als u aan de voorwaarden voldoet.

Wat zijn de voorwaarden?

1. Het uurloon
   Het uurloon bepaalt of u in aanmerking komt of niet. Het uurloon wordt bepaald door het verdiende loon voor belastingen te delen door het totaal aantal verloonde uren. In het loon voor belastingen zitten naast het reguliere salaris ook bruto toeslagen zoals het vakantiegeld, bonussen en de lunch bijtellingen.
   
   Hoe berekent u het uurloon? Als een medewerker € 15.000,00 heeft verdiend en hij heeft 1500 uur gewerkt, dan is zijn uurloon € 10,00. Hieronder ziet u op basis waarvan u voordeel berekend wordt:
    

• Is het uurloon minder dan € 9,54, dan krijgt u niets.

• Is het uurloon tussen de € 9,54 – € 10,49 dan krijgt u € 1,01 per gewerkt uur met een maximum van € 2000,00.

• Is het uurloon tussen de € 10,50 – € 11,92 dan krijgt u € 0,51 per gewerkt uur met een maximum van € 1000,00.

• Is het uurloon meer dan 11,92, dan heeft u geen voordeel.
  
  

• De gewerkte uren
  Heeft u de medewerker minimaal 1248 uur uitbetaald in het jaar? Zit u hieronder, dan krijgt u niets, zit u hierboven en voldoet het uurloon, dan heeft u recht op het inkomensvoordeel.
  Voor parttimers is de kans dus kleiner dat u het aantal uren haalt. Iemand moet minimaal 24 uur per week gedurende het hele jaar uitbetaald krijgen om de 1248 uur te halen.
  
  

• U krijgt het voordeel niet als de werknemer de AOW-gerechtigde leeftijd nog niet bereikt, of als de hij/zij stagiair of DGA is.

 

Het is verstandig eind november even te kijken of medewerkers in aanmerking komen voor het inkomsten voordeel. Zitten mensen op de grens van 1248 uur en hebben ze relatief een laag inkomen, dan zou het handig zijn ze wat meer uren in december te laten werken.
Reken ook het uurloon vast uit. Zitten ze op de grens, dan kan het toekennen van een bonus of het juist volgend jaar uitbetalen van een bonus u zo duizend euro schelen.

Met welke maandbedragen moet u rekening houden om in aanmerking te komen voor de LIV?
Als de medewerker (op voltijdbasis) bruto tussen de ongeveer €1.552,- en €1.700,- verdient, dan krijgt u€ 1,01 per gewerkt uur (met het maximum van € 2000,00 per jaar).

Als u de medewerker (op voltijdbasis) bruto tussen ongeveer de €1.700,- en €1.900,- per maand verdient, dan krijgt u € 0,51 per gewerkt uur (met een maximum € 1000,00 per jaar).

Medewerkers die halverwege het jaar in dienst komen
Zoals altijd bij een voordeel is er een adder onder het gras. Het aantal verloonde uren staat vast voor het hele jaar. Wanneer een medewerker in dienst komt op 1 september, dan moet hij 1248 uur werken om in aanmerking te komen. Dit is onmogelijk.
Bij een 40-urige werkweek kom je alleen in aanmerking voor de LIV als iemand minimaal half mei voltijds begint. Begint de medewerker erna, dan krijgt u zeer waarschijnlijk niets.

U kunt de LIV berekenen op: https://regelhulpenvoorbedrijven.nl/premiekortingencalculator/

 NB. Hoewel humanwave zich voortdurend inspant om te zorgen dat de informatie in dit document zo volledig mogelijk en actueel mogelijk is, kan humanwave geen garanties afgeven omtrent de juistheid, volledigheid of specifieke toepasbaarheid van de gepubliceerde informatie in dit document. ⓒ Humanwave B.V. Alle rechten voorbehouden.

Tip 10 Aanpassing minimumloon per 1 juli 2017

Als werkgever bent u verplicht minimaal het minimumloon aan een medewerker uit te betalen. Als u minder dan het minimumloon betaalt kunt u vanuit de Inspectie hier een boete voor krijgen. En wist u dat het bedrag wat u moet overmaken niet contant uitbetaald mag worden. Dit om schijnconstructies van de werkgever tegen te gaan.

Per 1 juli 2017 gaan de minimumlonen weer omhoog. Daarnaast stijgt voor medewerkers tussen de 18 en 22 jaar het minimumloon versneld. De onderstaande besluiten zijn hierover genomen:

• Per 1 juli 2017 is het minimumloon voor 22 jarigen gelijk aan dat voor 23 jarigen.

• Per 1 januari 2019 wordt het minimumloon voor 21 jarigen gelijk aan dat van 22 en 23 jarigen.   

 

Hieronder vindt u een tabel met de minimumlonen en de stijging tussen januari en juli

 

De redenen waarom de minimumlonen voor medewerkers versneld stijgen zijn:

1. Ouders hebben een wettelijke onderhoudsplicht voor hun kind totdat hij/zij 21 jaar is. Daarna moet het kind voor zichzelf zorgen. Met het huidige minimumloon kan dit niet en blijven ze afhankelijk

2. Steeds meer jongeren van 21 en 22 jaar wonen op zichzelf. En hebben meer kosten dan thuiswonende jongeren van dezelfde leeftijd. Met meer loon kunnen zij makkelijker hun lasten dragen

3. Werkgevers belonen werknemers steeds meer op basis van opleiding en ervaring dan op basis van leeftijd. In een aantal cao’s is er al geen jeugdloonschaal meer

4. Veel jongeren hebben op hun 21ste al een diploma en gaan dan fulltime werken

5. Het huidige minimumjeugdloon voor 21- en 22-jarigen past niet bij het uitgangspunt dat werknemers voor gelijke werkzaamheden een gelijk loon moeten krijgen

6. In veel landen om ons heen hebben jongeren van 21 jaar al recht op een volledig wettelijk minimumloon

Worden werkgevers hiervoor gecompenseerd?
Ja, er is een wet Lage-inkomensvoordeel, in een volgende tip gaan we hierop in.

 

Tip 9. De 12 meest gestelde vragen over vakantiegeld.

 In de praktijk komen wij zeer geregeld tegen dat er een onjuist bedrag aan vakantiegeld wordt uitbetaald aan de medewerkers. Vaak gebeurt dit onbewust en zonder kwade bedoelingen. Ondernemers zijn vaak onvoldoende op de hoogte van de wetgeving rondom de vakantiebijslag. Feit blijft dat u als werkgever dient te handelen naar de wetgeving.

 

1. Over iedere euro die wordt uitbetaald aan de werknemer moet vakantiegeld gereserveerd worden?

U moet vakantiegeld betalen over al het loon dat u aan een medewerker betaalt voordat u de inhoudingen in mindering brengt. Prestatietoeslagen, gevarengeld, uitbetaalde vakantiedagen, provisies en onregelmatigheidstoeslagen tellen dus ook mee in de berekening.

Ook voor zieke werknemers moet je vakantiegeld betalen. Als een medewerker tijdens ziekte 70 procent van zijn loon ontvangt, bouwt hij over dat bedrag vakantiegeld op.

 

2. Waarover hoef ik geen vakantiegeld uit te betalen?

U hoeft geen vakantiegeld te betalen over uitbetalingen die niet direct betrekking hebben op het reguliere dienstverband. U moet dan bijvoorbeeld denken aan betaald overwerk, onkostenvergoedingen, winstuitkeringen, eindejaarsuitkeringen (dertiende maand) en uitkeringen bij bijzondere gelegenheid zoals jubilea. Het kan zijn dat de CAO waaronder u valt hier anders mee omgaat, deze is dan altijd leidend.

 

3. Wordt er vakantiegeld opgebouwd over overuren en meeruren?

Moet er onderscheid gemaakt worden tussen overuren bij een fulltime werknemer en meeruren bij een parttime werknemer? Bouwt een werknemer vakantiegeld op?

In de regel spreken we van overuren als er meer wordt gewerkt dan de gebruikelijke maximale arbeidsomvang (in de regel 36, 38 of 40 uur). Overuren worden, normaliter,  voor een hoger percentage dan 100% verloond. Meeruren zijn ‘overuren’ voor een parttimer. Er wordt extra gewerkt, maar binnen de maximale arbeidsomvang. Deze uren worden voor 100% verloond.

Overuren bij een fulltime werknemer worden niet meegenomen in de vakantiegeld opbouw. Meeruren bij een parttimer moeten worden meegenomen in de opbouw van het vakantiegeld.

 

4. Bij nulurencontracten is het vakantiegeld niet van toepassing?

Elke werknemer heeft recht op loon (salaris), vakantiegeld en vakantie uren, dus ook over de loon uit een nul-urencontract (over de gewerkte uren) moet u vakantiegeld betalen.

 

5. Vakantiegeld is altijd 8 procent van het bruto jaarloon?

De vakantietoeslag bedraagt minimaal 8 procent van het bruto jaarloon, maar u mag er ook voor kiezen om meer uit te betalen. Minder dan 8 procent is mogelijk, wij verwijzen u hiervoor naar vraag 11.

 

6. Moet het vakantiegeld één keer per jaar uitgekeerd worden?

U bent verplicht om minimaal één keer per jaar vakantiegeld uit te keren. Deze toeslag moet uiterlijk in juni zijn betaald. Maar je mag met medewerkers ook afspreken om het geld in termijnen of op een ander moment uit te keren. Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd. Overweeg je het vakantiegeld op een ander tijdstip uit te keren, check dan wel de CAO. Mogelijk is hierin vastgelegd dat het geld op een bepaald moment moet worden uitgekeerd.

Bij uitzendwerk, nuluurders of vakantiewerk mag u het vakantiegeld maandelijks uitkeren bij het reguliere loon. Het is belangrijk dat een werknemer goede notie heeft van het feit dat het vakantiegeld maandelijks wordt uitbetaald.

Werknemers kunnen vragen om hun vakantietoeslag eerder te ontvangen, om bijvoorbeeld een schuld te kunnen aflossen. Je mag hier gehoor aan geven, maar bent hiertoe niet verplicht.

 

7. Mag ik het vakantiegeld periodiek uitbetalen?

U mag ook met de werknemers afspreken dat bij elke verloning het opgebouwde vakantiegeld direct wordt uitbetaald. U hoeft in dit geval niet het bijzonder tarief toe te passen. Met andere woorden het vakantiegeld wordt verloond via de witte tijdvaktabel.

 

8. Vakantiegeld moet ik direct uitbetalen bij einde dienstverband?

Neemt een werknemer ontslag of wordt de arbeidsovereenkomst niet verlengd dan moet het nog openstaande deel van het vakantiegeld uitbetaald worden. U kunt ervoor kiezen om het vakantiegeld direct uit te betalen in de laatste maand dat de werknemer werkzaam bij u is.  Vaak kiezen ondernemers ervoor om het vakantiegeld een maand later uit te keren zodat eventuele boetes of andere inhoudingen nog gerealiseerd kunnen worden.

 

9. Het vakantiegeld is altijd 8%?

Volgens de wet heeft iedereen in loondienst recht op minimaal 8 procent vakantietoeslag. Wanneer de CAO een ander percentage (hoger dan 8%) aangeeft dan dient dit te worden gehanteerd. Ondernemers die niet gekoppeld zijn aan een CAO.

 

10. Over uitbetaalde vakantiedagen ben ik geen vakantietoeslag verschuldigd?

Ook over uitbetaalde vakantiedagen moet je vakantiegeld reserveren. Immers, als uw werknemer deze dagen gewoon had opgenomen, had u tijdens de vakantie ook vakantiegeld betaald over het loon.

 

11. Over het meerdere dan drievoud minimumloon betaal ik geen vakantietoeslag?

 Als het door de werkgever en werknemer overeengekomen loon meer dan het drievoud van het minimumloon bedraagt, mag bij de arbeidsovereenkomst bepaald worden dat de werknemer geen recht of minder heeft op vakantiebijslag over het bovenliggende deel van het drievoud van het minimumloon. Dit moet wel schriftelijk zijn vastgelegd.

 

12. Moet ik aan een DGA of een stagiaire vakantiegeld uitbetalen?

Aan een DGA (directeur groot aandeelhouder) of een stagiaire hoeft u geen vakantiegeld uit te betalen. U hoeft hier niets schriftelijk over vast te leggen. Natuurlijk staat u vrij dit wel te doen.

 

Tip 8. Vakantiegeld uitbetalen doet u zo.

 Voor heel veel medewerkers is de maand mei meestal een mooie maand omdat het vakantiegeld wordt uitbetaald. Om de uitbetaling van het vakantiegeld vlekkeloos te regelen, is het belangrijk dat u let op de volgende 3 zaken:

 

1. Handelt u conform de wetgeving minimum vakantiebijslag?

Als werkgever bent u verplicht om deze wet te volgen. Wij verwijzen u in deze ook naar onze andere tip (link site correct uitbetalen van vakantiegeld, hier moet u rekening mee houden  toevoegen).

In het kort komt wetgeving over de vakantiegeld uitkering hierop neer:

• Als een medewerker meer dan 3 keer het minimumloon verdient (4654,80 euro) dan hoeft u geen vakantiegeld uit te betalen of een ander percentage af te spreken. Dit moet echter wel expliciet in de arbeidsovereenkomst staan en hier kan weer door de CAO van afgeweken worden.

• Als een medewerker minder dan 3 keer het minimumloon verdient, dan heeft hij recht op minimaal 8 % vakantiegeld opgebouwd over het salaris en de periode van opbouw (bijvoorbeeld juni tot mei). Per CAO kan hier nog van afgeweken worden.

• Een DGA (directeur grootaandeelhouder) of een stagiair hebben wettelijk gezien geen recht op vakantiegeld. U mag het aan ze uitkeren maar dit hoeft niet.

Er zijn nog andere varianten rond vakantiegeld zoals een all inclusive loon, echter in deze tip focussen we ons op vakantiegeld.

 

2. Is het opgebouwde vakantiegeld/reservering vakantiegeld juist?

1. Voor medewerkers die meer dan een jaar in dienst zijn moet de opbouw van het vakantiegeld in orde zijn omdat er geen mutaties hebben plaatsgevonden

2. U zou kunnen controleren of tussentijdse loonsverhogingen zijn meegenomen in de opbouw van het vakantiegeld

3. Voor medewerkers die minder dan 12 maanden in dienst zijn, raden wij u aan te controleren of het opgebouwde bedrag correct is

4. Bent u vanaf 1 januari 2017 gestart met een nieuw loonpakket dan doet u er goed aan om de opgebouwde tegoeden goed te controleren

 Uw huidige loonpakket of loonverwerker zou u aan de hand van een overzicht inzicht kunnen geven wat u in mei moet uitbetalen aan vakantiegeld.

 

3. Het bijzonder tarief percentage moet juist ingesteld staan.

Over het vakantiegeld moet het bijzonder tarief berekend worden. Dit houdt in dat de witte tabel voor bijzondere beloningen gebruikt moet worden in plaats van de witte maandtabel voor loonheffingen. Het percentage wordt berekend over het jaarloon van vorig jaar aan de hand van een jaarloon. U baseert dit jaarloon op het loon uit kolom 14 van de loonstaat.                                     

Er zijn hier 3 situaties mogelijk:                           

1. U hebt de werknemer het hele voorafgaande kalenderjaar loon betaald. U gaat dan uit van het loon dat de werknemer in dat jaar van u heeft gekregen                                   

2. U hebt de werknemer maar een gedeelte van het voorafgaande kalenderjaar loon betaald. U gaat dan uit van het tot een jaarloon herleide bedrag. Is de werknemer bijvoorbeeld op 15 november in dienst getreden en is zijn cumulatieve loon (kolom 14) op 31 december € 3.000, dan is het tot jaarloon herleide bedrag ((€ 3.000 : 1,5) x 12 =) € 24.000.       

3. U hebt de werknemer in het voorafgaande kalenderjaar geen loon betaald. U herleidt dan een jaarloon op basis van het lopende jaar. U moet het jaarloon herleiden alsof uw werknemer over het hele lopende jaar loon zou krijgen. Daarbij houdt u rekening met alle loonbetalingen, dus ook met bijvoorbeeld incidentele betalingen of eventueel vastgelegde loonsverhogingen.       

(bron: handboek loonheffingen 2017)

Aan de hand van het juiste jaarloon moet een van de onderstaande bijzonder tarief percentages terugkomen bij de salarisgegevens van de werknemer.

De witte tabel voor bijzondere beloningen – jonger dan 65 jaar –  staat hieronder weergegeven (2017).

 

Jaarloon	Met loonheffingskorting	Zonder loonheffingskorting
0 – 6481	0,00%	36,55 %
6482 – 10.053	36,55 – 1,77%	36,55 %
10.054 -18.619	36,55 – 28,32%	36,55 %
18.620 – 19.982	36,55%	36,55 %
19.983 – 21.410	40,80 + 4,79%	40,80%
21.411 – 32.444	40,80 + 4,79%	40,80%
32.445 – 33.791	40,80% + 8,39%	40,80%
33.792 – 34.130	40,80% + 8,39%	40,80%
34.131 – 67.072	40,80% + 8,39%	40,80%
67.073 – 131.729	52,00 + 3,600%	52,00%
131.730 –	52,00%	52,00%

 

De overige loonbelastingtabellen 2017 voor de bijzondere beloningen kunt u hier terugvinden.

Wij adviseren u om aan de hand van een rapport uit uw loonpakket of van uw loonverwerker, voordat u het vakantiegeld uitbetaald, de bijzonder tarief percentages van uw medewerkers te controleren.

Veel plezier met het uitbetalen van het vakantiegeld.

 

Tip 7. Lunches tijdens werktijd, hoe zit dat ook alweer voor de belastingdienst?

 

Gezellig met elkaar lunchen op het werk is belangrijk. Het samenzijn, de magen voeden, grappen uithalen, een spelletje spelen, voetbalwedstrijden uitwisselen….. Tijdens de lunch gebeurt het!

 

Hoe heeft u de lunch geregeld? Bij lunches zijn vele opties mogelijk zoals:

1. Iedereen zorgt voor zijn eigen lunch en u verstrekt melk, soep, thee en koffie

2. Een personeelslid of de personeelsvereniging verzorgt de lunch en houdt de boekhouding zelf (buiten uw administratie) bij en u draagt niets bij behalve eventueel melk, soep, thee en koffie

3. Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden.  U biedt deze tegen (kost)prijs aan aan het personeel

4. Een medewerker luncht buiten de deur met (een) externe bedrijfsrelatie(s) en u vergoedt deze lunch

5. Uw medewerkers moeten mee-eten met uw cliënten (bijvoorbeeld pedagogisch medewerkers in een kinderdagverblijf)

6. Een cateringbedrijf verzorgt lunches/maaltijden en u betaald een gedeelte van deze kosten

7. U verzorgt de lunch als bedrijf voor uw medewerkers

Wat zegt de belastingdienst over bovengenoemde opties?

In het eerste vijf situaties hoeft u nergens op te letten. U zit fiscaal veilig waarbij bij optie 4 wel rekeningen overlegd dienen te worden als bewijsmateriaal.

 

In situatie 6 en 7 moet u opletten! De fiscus stelt namelijk dat u per lunch per medewerker 3,30 euro (2017) als waarde moet bijtellen bij het loon. Met andere woorden, de fiscus ziet de boterham als loon waar loonheffing en sociale premies over afgedragen dienen te worden. U ziet de lunchkosten al stijgen!

 

Doet u niets, dan kan de rekening per medewerker zomaar, naast de gemaakte lunchkosten, extra oplopen met 565 euro op jaarbasis. De werkelijke kosten kunnen veel lager (of hoger) liggen, echter de fiscus rekent met dit standaard bedrag. Het maakt niet uit of de medewerker, werknemer, directeur grootaandeelhouder of stagiaire is.

 

U kunt deze naheffing – bij optie 6 en 7 –  op verschillende manieren voorkomen:

1. Door een bijtelling voor de medewerkers te hanteren. De werknemer betaalt zo belasting over de genoten lunches. In dit geval betaalt u als werkgever de lunches en de extra sociale lasten. In dit scenario liggen de kosten voornamelijk bij de ondernemer.

2. Door een netto inhouding in te houden op het salaris van de werknemer. In dat geval betaalt de medewerker een gedeelte of de gehele lunch aan u terug. In dit scenario liggen de kosten meer tot volledig bij de medewerkers.

Hoe rekent u het de bijtelling of inhouding uit?

1. U laat de medewerkers aanvinken als ze meelunchen en houdt het aantal lunches * 3,30 euro in op het salaris. Dit is foutgevoelig, u moet de lijsten bij uw administratie bewaren, per maand moet het aantal lunches worden ingevoerd in de loonadministratie.

2. U gebruikt de belastingdienst formule: ((214 * 3,30 * (het gemiddeld aantal dagen per week dat iemand werkt / 5))/12) (13 bij mensen die per 4 weken verloond worden).

Voorbeeld: iemand die fulltime werkt: (214 * 3,30 * 5/5)/12 = 58,85 Voorbeeld: iemand die drie dagen per week werkt: (214 * 3,30 * 3/5)/12 = 35,31 Het voordeel van deze formule is dat u verder geen rekening met afwezigheid vanwege ziekte, feestdagen of vakantie hoeft te houden, tenzij de medewerker met zwangerschapsverlof of langdurig afwezig is.

 

U kunt het onder 1 genoemde het beste gebruiken als mensen erg wisselend meelunchen (u werkt met veel oproepkrachten). Werken uw medewerkers regelmatig, dan raden wij u uit efficiency scenario 2 aan.

 

Tip 6. Adviseer uw medewerkers om belastingaangifte te doen

Het kan voor uw medewerkers heel goed uitpakken om belastingaangifte te doen voor 1 mei 2017. Maar wanneer moeten medewerkers belastingaangifte doen? Zie hiervoor de informatie van de belastingdienst.

De meeste mensen hebben in januari of februari 2017 de jaaropgaaf van u ontvangen. Op het moment dat een werknemer de jaaropgaaf ontvangt, kan er aangifte gedaan worden.

Een werknemer kan ook automatisch een bericht van de Belastingdienst krijgen, waarin staat tot wanneer je belastingaangifte kunt doen. De uiterste datum is 1 mei. Doet de werknemer aangifte voor 15 april , dan garandeert de Belastingdienst teruggave voor 1 juli.

Ook wanneer de werknemer geen bericht van de Belastingdienst ontvangt, is het wellicht verstandig om belastingaangifte doen. Dit is het geval wanneer de werknemer denkt  dat hij of zij  denkt meer dan 14 euro belasting terug zal krijgen of als de werknemer denkt  dat hij of zij meer dan 45 euro belasting moet betalen.

De snelste manier om te zien of de werknemer nog belasting terugkrijgt of moet betalen, is door het invullen van de aangifte.

Wij adviseren ondernemers van harte dit te delen met de medewerkers.

 

Tip 5. Alles op één plek: de voordelen van een gedigitaliseerde personeelsadministratie met Humanwave

Wie personeel in dienst heeft, moet een personeelsdossier bijhouden. Hierin worden diverse basisgegevens van de medewerker opgeslagen maar ook het dossier over het functioneren van de medewerkers.

Het bijhouden van dit dossier is erg belangrijk. Zo geeft het de werkgever juridische zekerheid. Wanneer een medewerker niet naar behoren functioneert en u heeft een conflict met deze medewerker, is het belangrijk dat u het dossier in orde hebt. Hiermee kunt u bewijzen waar de medewerker tekort is geschoten en dit kan van grote waarde zijn bij een eventuele ontslagprocedure.

Hoe lang bepaalde gegevens bewaard moeten/mogen blijven, is in een van onze eerdere blogs te vinden, genaamd Gegevens opslaan: Wat moet ik hierover weten?

 

Humanwave zorgt ervoor dat het bijhouden van de personeelsadministratie een stuk eenvoudiger wordt. De belangrijkste voordelen van het gebruik van Humanwave voor de personeelsadministratie zijn:

 

1. Alle informatie is terug te vinden op één plek. Geen gedoe meer met papieren dossiers die moeilijk terug te vinden zijn. Van identiteitsbewijzen tot documenten, van bedrijfsmiddelen tot arbeidsovereenkomsten en functioneringsverslagen, alles is met een paar klikken te vinden. Hierdoor is de digitale personeelsadministratie een stuk overzichtelijker.

2. Het up-to-date houden van de administratie is eenvoudiger wanneer dit digitaal gebeurt. Overeenkomsten hoeven niet meer geprint te worden en in mappen gesorteerd te worden, maar kunnen allemaal digitaal op 1 pagina opgeslagen worden. Het e-mailverkeer met een medewerker kan bijvoorbeeld direct aan het dossier gekoppeld worden.

3. Naast het gemak van de digitalisering is het ook veilig om de administratie digitaal bij te houden. Wanneer er bijvoorbeeld brand uitbreekt in het bedrijfspand, kunnen alle papieren dossiers in een klap verloren gaan. Bij een digitale administratie zal de administratie in dit soort gevallen bewaard blijven.

4. Uw medewerkers hebben direct inzage in voor hen relevante gegevens en dit bespaart een hoop vragen en onduidelijkheden.  

5. Tot slot is het milieubewuster om de administratie digitaal bij te houden. Kasten vol met papier kunnen vervangen worden door enkele pagina’s op het web.

 

 

Tip 1. Identiteitsbewijs van een werknemer, hoe zit het ook alweer?

U weet dat u als ondernemer verplicht bent de identiteit van uw werknemers te controleren.U controleert dit vóór aanvang van het dienstverband aan de hand van het originele identiteitsbewijsen een kopie bewaart in het dossier van de medewerker.  Wist u dat:

1. het identiteitsbewijs een paspoort, een identiteitskaart of vreemdelingendocument betreft;
2. wanneer het identiteitsbewijs verloopt van een werknemer gedurende zijn dienstverband, u  geen nieuwe kopie hoeft te maken;
3. in het personeelsdossier u de voor- en achterkant  van van het identiteitsbewijs dient te bewaren.