Niets is zo vervelend als het maken van fouten. We hadden het er vorige week al over.

Bij deze 5 nieuwe vaak gemaakte fouten. Lees ook deze aandachtig door en doe er je voordeel mee.  

Voorkom fout 6

Reiskostenvergoedingen aanpassen bij minder dagen/uren werken

Voorbeeld: de medewerker gaat 1 dag minder werken. Hij/zij ontvangt een maandelijkse vergoeding voor reiskosten op basis van het aantal gewerkte dagen per week. Doordat de medewerker 1 dag minder gaat werken, moet de reiskostenvergoeding aangepast worden. Dit gebeurt NIET automatisch bij het aanpassen van het aantal dagen in de salarisafspraak. Je dient de reiskostenvergoeding ZELF aan te passen. Ga hiervoor naar de arbeidsrelatie van de medewerker en klik op het potloodje achter de reiskostenvergoeding. Kies voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’, waarbij je de datum kiest waarop de medewerker minder dagen per week gaat werken.

 

LET OP dat je de reiskostenvergoeding NIET OVERSCHRIJFT. Laat de oude vergoeding eindigen op de datum dat de medewerker nog 5 dagen werkt en start de nieuwe afspraak vanaf het moment dat de medewerker 4 dagen werkt. Je historie blijft op deze manier behouden.

 

Ben je TE LAAT met de wijziging, pas dan de reiskostenvergoeding aan voor de eerstvolgende verloning en voer door middel van een eenmalig negatieve mutatie ‘Reiskostenvergoeding netto’ het bedrag in wat de medewerker te veel heeft ontvangen en voer een goede notitie in zodat je later weet wat je hebt gedaan.


Lees de volgende helpfile voor meer informatie. 

Voorkom fout 7

De medewerker wil loonheffingskorting toegepast hebben

 

Op de loonbelastingverklaring heeft de medewerker bij indiensttreding aangegeven of er wel of geen heffingskorting moet worden toegepast. Het kan zijn dat dit gedurende het jaar wijzigt. Bijvoorbeeld wanneer de medewerker nog een baan had en bij die andere werkgever de heffingskorting liet toepassen. Wanneer de medewerker besluit de heffingskorting op het loon bij jouw organisatie toe te passen, dan moet hij/zij een NIEUWE loonbelastingverklaring invullen en overhandigen. Na ontvangst kun je de instelling voor de heffingskorting wijzigen van ‘Nee’ naar ‘Ja’.

 

De heffingskorting kan ALLEEN aan of uit worden gezet per de eerste van de maand. Wanneer de medewerker bij de andere werkgever stopt op 17 juni, dan kan de heffingskorting in humanwave ingaan op 1 juli. Dit geef je aan in de arbeidsrelatie, onder het tabblad ‘Instellingen belasting’. Voeg met het plusteken de periode toe en klik op ‘bewaar’, in dit voorbeeld periode ‘Juli’. Klik daarna de nieuwe periode aan, klik op het potlood, vink bij heffingskorting ‘Ja’ aan en klik op bewaar.

 

LET OP De heffingskorting kan NIET met terugwerkende kracht worden gewijzigd. De loonheffing is namelijk al berekend op basis van de oude instelling en doorgegeven aan de Belastingdienst in de loonaangifte. Wanneer je te laat bent met het doorvoeren van deze wijziging dan kun je dit NIET meer corrigeren. Maak de wijziging ALTIJD  vanaf de nieuwe verloningsmaand. De medewerker zal zelf aangifte inkomstenbelasting moeten doen voor het betreffende jaar om het te veel of te weinig betaalde belastinggeld te corrigeren.

 

Lees de volgende helpfile voor meer informatie. 

Voorkom fout 8

De nieuwe medewerker start op de 28ste maar de verloning is al klaar

 

Op 28 juni start een nieuwe medewerker. Echter zijn de salarissen reeds verwerkt en betaald op 25 juni. De medewerker heeft recht op een salaris over de periode 28 tot en met 30 juni, welke hij/zij nog niet heeft ontvangen. Wanneer je nog GEEN loonaangifte hebt gedaan, kun je voor deze medewerker een loonstrook maken en een los betaalbestand aanmaken. De medewerker wordt gewoon nog meegenomen in de loonaangifte, indien je deze na de betaling van deze medewerker maakt. Heb je al wel een loonaangifte gemaakt dan kun je voor deze medewerker gewoon nog een loonstrook maken en een los betaalbestand. Je maakt opnieuw een loonaangifte aan en verstuur deze. Omdat je pas in de volgende maand aangifte hoeft te doen over de afgelopen maand, heb je voldoende tijd om dit correct te laten verlopen. Wat wel belangrijk is dat loonjournaalposten aansluiting blijven houden met de boekhouding. Is de loonjournaalpost al geboekt? Dan kun je kiezen voor een volledige tegenboeking en opnieuw boeken met de juiste bedragen of je corrigeert de loonjournaalpost in de boekhouding.

 

LET OP kom je er na een maand of meer achter dat de medewerker nog loon tegoed heeft dan kun je dat met een eenmalige mutatie corrigeren waarbij de salarisafspraak in de arbeidsrelatie conform moet zijn met de eerste loonbetaling. Immers je bent vanaf dat moment gaan betalen.

 

Lees de volgende helpfile voor meer informatie. 

Voorkom fout 9

Geen juiste bijtelling bij een auto van de zaak

 

Wanneer er sprake is van bedrijfsauto’s binnen de organisatie dan is het belangrijk om tijdens de invoer van het bedrijfsmiddel ‘auto’ de juiste einddatum in te voeren. Dit heeft als voordeel dat je ziet wanneer een auto gaat ‘uitlopen’ en dat op de loonstrook de juiste bijtelling zal plaatsvinden.

 

Het rapport ‘vergelijk salarisperioden’ is een belangrijk rapport om maandelijks te draaien nadat de concept loonstroken zijn gemaakt. Blijkt uit dat rapport dat de auto van de zaak niet meer voorkomt en dit klopt, dan hoeft er niets gedaan te worden. Is dit niet correct dan moet er een mutatie gemaakt  worden naar de waarheid die op dat moment geldend is. Zo zou het zo kunnen zijn dat de nieuwe auto nog niet is toegevoegd aan de arbeidsrelatie of de einddatum van de reeds aanwezig auto van de zaak in de arbeidsrelatie niet correct is. Zolang de verloning niet definitief is, kun je de wijzigingen maken en de medewerker juist verlonen. Wanneer je er op een later moment achter komt dat de auto van de zaak niet goed is gegaan, dan dien je dit te corrigeren.

Lees de volgende helpfile voor meer informatie. 

Voorkom fout 10

De stagiair wordt aangenomen als medewerker

 

Een stagiair wordt anders verloond dan een medewerker omdat een stagiair anders sociaal verzekerd is. Met dit gegegeven is het verstandig om de stagiair, wanneer hij/zij medewerker wordt, opnieuw – maar dan met type werknemer – in humanwave in te voeren. En ja, deze medewerker zal dan twee jaaropgaven ontvangen. Een jaaropgave over de periode dat hij/zij stagiair was en de tweede jaaropgave over de in dienst periode.

Lees de volgende helpfile voor meer informatie. 

Tot slot

 

Wanneer je aan de slag gaat met het doorvoeren van wijzigingen/veranderingen/mutaties  is het altijd van groot belang om GOED te controleren wanneer de nieuwe afspraak in gaat. OVERSCHRIJF nooit de huidige afspraak. Wanneer je tijdig begint met het inventariseren en verwerken van de mutaties dan zul je zien dat de verloning soepel zal verlopen en zonder fouten.

 

Werk je in je organisatie samen met iemand die verantwoordelijk is voor HR en iemand voor de Salarisadministratie dan is het van groot belang dat de HR verantwoordelijke de wijzigingen/veranderingen/mutaties juist doorvoert op de manier zoals wij hierboven hebben aangegeven. HR moet voorkomen dat er mutaties met terugwerkende kracht worden ingevoerd terwijl de periode(s) al verloond zijn. Als dit wordt onthouden dan kunnen veel fouten voorkomen worden.

 

Wil je alle tien de voorbeelden nog eens op een rij zien, kijk dan hier.

 

Veel foutloos plezier met humanwave toegewenst.