Niets is zo vervelend als fouten. Fouten ontstaan omdat we we niet goed weten wat we doen of omdat we het te druk hebben of niet goed nadenken.
Wij constateren regelmatig dat er fouten worden gemaakt in humanwave. Natuurlijk worden deze fouten niet bewust gemaakt maar de consequenties van deze fouten zijn vaak groter dan de fout op zich.
Wij gaan je helpen met het voorkomen van fouten aan de hand van een aantal voorbeelden. Wel zo fijn voor de toekomst.
Voorkom fout 1
De medewerker krijgt een verlenging van zijn of haar contract
Het contract van de medewerker is (bijna) verlopen. Je hebt/Er is de medewerker een toezegging gedaan voor een nieuw contract, een nieuwe arbeidsovereenkomst is overhandigd, maar de verlenging is nog niet verwerkt in humanwave.
Wanneer het contract is verlopen in humanwave, is het NIET meer mogelijk om een salaris te genereren. Logisch, je moet dan eerst het contract verlengen in humanwave. Om te voldoen aan de ketenbepaling voor tijdelijke contracten, moet je een contractverlenging goed administreren.
Voeg voor elke verlenging een NIEUW contract toe, zodat je altijd kunt zien hoeveel contracten in welke tijd er zijn aangeboden. Dit doe je door middel van het PLUSTEKEN op de contracten regel in de arbeidsrelatie van de medewerker. Na het klikken op het plusteken kies je voor ‘Nieuw contract voor deze medewerker’.
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Voorkom fout 2
De medewerker gaat € 150.- bruto per maand meer verdienen
Wanneer je een loonsverhoging wilt verwerken dan dien je deze OP TIJD in humanwave te zetten. Zo ziet de medewerker op zijn/haar eerstvolgende loonstrook dat de loonsverhoging is doorgevoerd. Klik op het potloodje achter de salarisafspraak (dit is het laatste salaris) en kies ALTIJD voor de optie ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Zo blijft de historie bewaard.
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Ben je de loonsverhoging VERGETEN door te voeren of heb je de loonsverhoging TE LAAT doorgekregen? De enige manier om dit JUIST te verwerken in humanwave is de salarisafspraak te veranderen met de datum van de eerstkomende verloning. Met andere woorden. Je bent vergeten de 150 euro bruto loonsverhoging te veranderen vanaf 1 mei en je hebt de maand mei al verloond dan MOET je deze verhoging in laten gaan vanaf 1 juni. Doe je dit niet dan krijg je inconsistenties, immers je hebt al verloond met het oude salaris in mei.
Maar hoe zit het dan met de 150 euro bruto van mei? Deze voeg je in juni als een eenmalige vergoeding van het type ‘Bonus’ in de mutaties toe met een juiste omschrijving zodat je later precies kunt terugzien wat er gebeurd is.
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Voorkom fout 3
De medewerker gaat 40 uur werken in plaats van 32
Wanneer het FTE wijzigt zal het salaris van je medewerker hoger of lager worden. In dit voorbeeld hoger. Kies bij het aanpassen van het aantal uren in de salarisafspraak ALTIJD voor ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Zo blijft de historie bewaard en de managementrapportages bevatten de juiste FTE’s in de juiste perioden. Let erop dat je deze wijziging ALTIJD op tijd doorvoert.
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Ook hier geldt, wanneer je de wijziging bent VERGETEN of TE LAAT gaat doorvoeren, verander dit NIET in een periode die al verloond is. Kies ALTIJD voor een correctie in de eerstkomende maand, zie voorbeeld 2. De managementrapportages geven niet de 100% correcte informatie. Wees je daarvan bewust.
Voorkom fout 4
De medewerker heeft geen recht meer op een vaste onkostenvergoeding
Tot voor kort ontving de medewerker een vaste onkostenvergoeding. Wanneer de medewerker niet langer recht heeft op deze vergoeding dan dien je de vergoeding te beëindigen. Kies na het klikken op het potloodje bij de onkostenvergoeding ALTIJD ‘Huidige aanpassen’ en voer een einddatum in voor de onkostenvergoeding.
Let op dat je de onkostenvergoeding NIET VERWIJDERT, maar laat eindigen op de datum dat je de onkostenvergoeding niet meer betaalt. Je historie is dan niet meer correct en gaat leiden tot additionele vragen.
Ben je TE LAAT dan beëindig je de onkostenvergoeding voor de eerstvolgende verloning en voer je door middel van een eenmalig mutatie ‘netto inhouding’ het bedrag in wat de medewerker te veel heeft ontvangen.
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Voorkom fout 5
De werknemersbijdrage van het pensioen van mijn medewerker wijzigt
Je hebt je medewerker meer uren gegeven. Hierdoor wijzigt niet alleen het salaris, maar kan ook de bijdrage voor de pensioenen veranderen (dit ligt aan de pensioenregeling). Je dient het nieuwe bedrag toe te voegen in de arbeidsrelatie van de medewerker. Kies hiervoor bij de pensioen afspraak na het klikken op het potloodje ALTIJD VOOR ‘Aanpassen vanaf een bepaalde datum’. Tevens kun je zo goed nagaan wanneer de wijzigingen hebben opgetreden
Zie ook onze helpfile voor meer informatie.
Tot slot
Wanneer je aan de slag gaat met het doorvoeren van wijzigingen is het altijd van belang om GOED te controleren wanneer de nieuwe afspraak in gaat. OVERSCHRIJF nooit de huidige afspraak. Wanneer je tijdig begint met het inventariseren en verwerken van de mutaties, dan zul je zien dat de verloning soepel zal verlopen en zonder fouten.
Werk je in je organisatie samen met iemand die verantwoordelijk is voor HR en iemand voor de Salarisadministratie dan is het van groot belang dat de HR verantwoordelijke mutaties juist doorvoert op de manier zoals wij hierboven hebben aangegeven. HR moet voorkomen dat er mutaties met terugwerkende kracht worden ingevoerd terwijl de periode(s) al verloond zijn.
Als dit wordt onthouden dan zijn fouten van de baan.
Veel foutloos plezier met humanwave toegewenst.