In november beslis je als werkgever of je de vrije ruimte van de WKR slim benut of 80% eindheffing riskeert.
Waarom de WKR juist nu op je radar moet staan
Voor veel MKB-ondernemers is de WKR nog steeds een “eindejaars dingetje”.
Wat is er ook alweer allemaal gebeurd dit jaar en wat staat er nog op stapel: Sinterklaas, kerstpakket, etentje, borrel of ….
De meeste naheffingen ontstaan simpelweg omdat er niet of te laat gerekend wordt.
November is daarom het moment om drie dingen te doen:
- Vrije ruimte 2025 berekenen
- Checken wat al onder de WKR valt
- wat je nog wilt doen met de overgebleven ruimte
Zo voorkom je verrassingen in 2026 en laat je geen geld liggen.
Wat is de WKR in 2025 ook alweer?
In 2025 mag je als werkgever onbelaste vergoedingen en verstrekkingen geven binnen de vrije ruimte van de WKR:
-> 2% over de eerste € 400.000 van de fiscale loonsom
-> 1,18% over het meerdere daarboven
Binnen die ruimte vallen bijvoorbeeld:
- Kerstpakketten
- Cadeaubonnen
- Borrel en etentjes
- Teamuitjes
Ga je over de vrije ruimte heen? Dan betaal je 80% eindheffing over het meerdere.
Kosten die onder de gerichte vrijstellingen vallen (zoals reiskosten, thuiswerkvergoeding, opleiding, arbovoorzieningen) gaan niet ten koste van je vrije ruimte.
Waarom november cruciaal is voor je vrije ruimte
Wacht je tot januari 2026 om te kijken of je vrije ruimte overschreden is, dan heb je geen stuurmogelijkheden meer.
In november kun je nog:
- Controleren hoe ver je staat met de vrije ruimte
- Een deel van geplande uitgaven misschien doorschuiven naar volgend jaar
- Bewust besluiten om de overgebleven vrije ruimte in te zetten voor een netto bonus
Praktisch
Bepaal in november de fiscale loonsom en bereken de vrije ruimte voor 2025.
Zo weet je precies hoeveel ruimte er nog is voor de laatste maand van het jaar.
Veelgemaakte WKR-fouten bij MKB-ondernemers
1. Alles in de WKR stoppen wat ‘leuk voor personeel’ is
Terwijl een groot deel gericht vrijgesteld had kunnen zijn (bijvoorbeeld reiskosten, thuiswerk, opleiding).
Dat kost vrije ruimte.
2. Geen aparte WKR-administratie
Omdat de vrije ruimte vanuit twee kanten komt, de boekhouding en de salarisadministratie is het raadzaam om de WKR-administratie onder te brengen in de boekhouding.
Gebruik hiervoor duidelijke grootboekrekeningen.
Bij het toetsen, opmaken en bij een controle scheelt je dit veel uitzoekwerk
3. WKR alleen voor management gebruiken
De Belastingdienst toetst via de gebruikelijkheidstoets of vergoedingen niet onevenredig naar een kleine groep gaan.
4. Vaste netto vergoedingen niet onderbouwen
Zonder steekproef of onderbouwing kunnen zulke vergoedingen alsnog als loon worden gezien en ten laste van de vrije ruimte komen.
Hoe benut je de vrije ruimte slim?
1. Breng vergoedingen en verstrekkingen in kaart
Maak een overzicht van alle personeelskosten: cadeaus, teamuitjes, lunches, netto vergoedingen, enzovoort.
Bepaal per post:
- Is de verstrekking gericht vrijgesteld?
- Valt het in de vrije ruimte?
- Had het belast loon kunnen zijn?
2. Gebruik gerichte vrijstellingen maximaal
Voor 2025 kun je onder andere onbelast vergoeden:
- Reiskosten tot € 0,23 per km
- Thuiswerkvergoeding tot € 2,40 per dag
- Hotel, maaltijden en parkeren bij dienstreizen
- Opleidingen, cursussen, seminars en congressen
- Noodzakelijke laptops, telefoons en gereedschappen
- VOG, arbovoorzieningen, outplacement, verhuiskosten voor de dienstbetrekking
Elke euro die onder een vrijstelling valt, houd je over in je vrije ruimte.
3. Check normbedragen en kleine attenties
Maaltijd op kantoor? Reken met het normbedrag van € 3,95 per maaltijd (2025).
Kleine persoonlijke attentie (max. € 25 incl. btw, geen geld/bon) is vaak geen loon en gaat dus niet ten koste van je vrije ruimte.
Wat als je vrije ruimte (nog) niet vol is?
Blijkt in november dat je nog ruimte over hebt? Dan kun je die in 2025 nog bewust inzetten, bijvoorbeeld:
- Netto bonus voor medewerkers
- Cadeaubonnen of extra attenties
- Fietsregeling of duurzame mobiliteit
- Extra teamactiviteit of uitje
Alles wat binnen de vrije ruimte valt, is netto voor de medewerker en zonder extra werkgeverslasten voor jou.
Praktijkvoorbeeld
Een ondernemer heeft in 2025 een loonsom van € 500.000. De vrije ruimte is dan:
2% van € 400.000 = € 8.000
1,18% van € 100.000 = € 1.180
Totaal vrije ruimte: € 9.180
In november blijkt dat er slechts € 6.500 onder de WKR is geboekt.
Er is dus nog € 2.680 ruimte om:
- Een netto eindejaarsbonus te geven
- Een extra teamactiviteit te organiseren
- Medewerkers bijvoorbeeld een onbelaste cadeaubon te geven
Zonder tijdige check was die ruimte onbenut gebleven.
Checklist WKR november–december
- Inzicht in de fiscale loonsom 2025
- Vrije ruimte berekend (2% + 1,18%)
- Vergoedingen ingedeeld: vrijstelling / WKR / belast
- Vaste netto vergoedingen steekproefsgewijs onderbouwd
- Plan gemaakt voor eventuele resterende vrije ruimte
- Grootboekrekeningen voor WKR en niet-WKR duidelijk ingericht
Conclusie
De WKR is geen gedoe als je er op tijd naar kijkt.
November is hét moment om grip te krijgen: je voorkomt 80% eindheffing, benut de fiscale ruimte optimaal én kunt medewerkers op een slimme manier belonen.
Wil je zeker weten dat jouw WKR voor 2025 klopt én optimaal wordt benut?
Onze HR- & Salarisexperts kijken met je mee naar je vrije ruimte, administratie en keuzes per kostenpost.
Mail ons op wkr@humanwave.nl en vermeld “WKR-check 2025” in het onderwerp.
Dan helpen we je om met een gerust gevoel de jaarwisseling in te gaan.