Zeven praktische HR tips rondom het coronavirus

Houd je HR op orde in Humanwave!

HR tips coronaWij gaan ervan uit dat je de medewerkers reeds hebt geïnformeerd over de besluiten die jullie genomen hebben binnen het bedrijf en wat dit voor ze betekent. Wees eerlijk en open. Blijf vooral goed communiceren en sta open voor alle vragen vanuit de medewerkers. Medewerkers kunnen ongerust zijn en zich zorgen maken over hun baan en gezondheid. Inmiddels hebben de eerste vragen ons bereikt en hebben wij de volgende HR adviezen voor je:

1. Heb je geen of veel minder werk voor de medewerkers?
Als de werkzaamheden terugvallen voor de medewerkers, vraag of ze verlof/atv willen opnemen. Wij adviseren je om dit schriftelijk vast te leggen met de goedkeuring van de medewerker in het personeelsdossier in Humanwave. Zo voorkom je problemen.

2. Hebben medewerkers verlof opgenomen voor de komende periode?
Als jouw medewerkers in de komende periode verlof hebben opgenomen, dan is de kans groot dat de geplande vakantie of het uitstapje geannuleerd is. Als werkgever kun je hier op twee manier mee omgaan:

  1. Als er genoeg werk is kun je ervoor kiezen om het verlofverzoek te annuleren of terug te trekken.
  2. Als er minder werk is kun je ervoor kiezen om het verlof te laten staan, vanuit het principe dat er sprake is van overmacht. Je wilt namelijk niet straks in de situatie terecht komen dat iedereen na het coronavirus tegelijkertijd verlof opneemt terwijl er dan weer genoeg werk is.

In deze situatie is er wettelijk niets bepaald. De keuze is daarom sterk afhankelijk van de situatie waar jij je als werkgever in bevindt. Let echter wel op: Je mag een werknemer niet verplichten om vakantiedagen op te nemen, behalve als dit in het contract of in de cao voor jouw bedrijf staat. Meestal is dit niet het geval.

Wanneer je ziet dat er minder verlof wordt aangevraagd doordat de mensen thuis (moeten) blijven vanwege de maatregelen van de overheid, ga dan in gesprek met de medewerkers om toch verlof op te nemen. Leg de situatie uit. Vraag om medewerking zodat als de maatregelen zijn afgelopen, men niet massaal vrij vraagt, omdat je na afloop veel mensen nodig kunt hebben om de bedrijfsactiviteiten weer op te starten.

3. Werken jouw medewerkers thuis?
Zet dan de lunch, kilometervergoedingen en reiskosten stop vanaf het moment dat ze thuis werken. In Humanwave ga je naar een medewerker > vervolgens ga je naar het tabblad ‘arbeidsrelatie’ > hier kies je bij de betreffende afspraak voor ‘huidige afspraak aanpassen’ > geef een einddatum in, bijvoorbeeld 14 maart 2020.

reiskostenvergoeding stopzetten

4. Als er minder werkuren zijn, dan registreer je bijzonder verlof.
Medewerkers die ziek thuis blijven met milde klachten, omdat ze geen kinderopvang hebben of omdat er minder werk is kun je registreren in Humanwave onder ‘bijzonder verlof’. In de notitie kun je vervolgens de reden specificeren, zoals ‘milde coronaklachten’ of ‘werkvermindering i.v.m. corona’.

De medewerkers kunnen jou helpen door dit zelf aan te vragen via de app. Je kunt er ook voor kiezen om het bijzonder verlof zelf voor de medewerkers in te voeren. Je gaat hiervoor naar de medewerker, tabblad ‘activiteiten’ > je kiest voor de palmboom en kiest voor verlof – overige > voer dan de datum en uren in zoals in onderstaande afbeelding.

Door deze manier van registreren voorkom je dat het ziektepercentage (dat gebruikt wordt voor de premieberekening van de verzuimverzekering) negatief beïnvloedt wordt.

Mocht je het ‘bijzonder verlof’ later om willen zetten naar ‘gewoon’ verlof – dit gaat wel van het verlofsaldo af – dan is dit mogelijk door het verlof in de planning te bewerken.

corona afwezigheid

5. Zet indien mogelijk de openbaar vervoer abonnementen stop
Omdat er nu veel mensen thuiswerken, is het raadzaam om na te gaan of er lopende abonnementen stopgezet moeten worden.

6. Wil je bij zieke medewerkers een inhouding ziekte verwerken in het salaris?
Wanneer je dit contractueel hebt vastgelegd, of er is niets vastgelegd, dan kun je er voor kiezen om een inhouding voor ziekte in mindering te brengen op het salaris. Wettelijk (tenzij anders bepaald door de CAO ) mag er 30% loon voor het eerste jaar ziekte worden ingehouden, maar het uit te betalen loon moet minimaal het minimumloon zijn.

7. Wil je de betaling van de loonbelasting uitstellen naar een latere datum?
Je kunt een verzoek bij de belastingdienst indienen om je loonbelasting en sociale zekerheidspremies later te betalen. Je kunt ook uitstel aanvragen van IB, VPB en OB.

Lees verder over ‘Uitstel van betaling van de loonbelasting en sociale zekerheidspremies’.